论政协机关加强档案管理的意义和对策

曾彩真

摘 要：在分析政协机关加强档案管理的意义的基础上，结合自身从事档案管理的经验，多角度分析了政协机关档案管理中常见的问题，并有针对性探讨了政协机关加强档案管理的对策，希望能全面提升政协机关的档案管理水平。

关键词：政协机关;档案管理;管理方式;管理措施

在新时代的背景下，全面加强档案管理工作对于提升政协机关的工作水平及管理效率具有关键性意义，有助于全面推动政协机关各项工作的顺利开展。本文结合自身从事档案管理的经验，多角度分析了政协机关档案管理中常见的问题，并有针对性提出了加强档案管理的有效措施。

1 政协机关档案的特点

所谓的政协机关档案，主要就是全体现出结合政治协商会议的相关规范章程及内容，在日常工作、会议活动中涉及到有保存价值的音像、图表、文字等内容，体现出开展相应的政府机关活动的最为原始的平整及记录，其涉及到书面、音像、实物等多种形式，则属于政协机关内部管理的重要内容。从相应的政协机关档案的载体情况来看，涉及到专业档案、声像档案、电子档案、文书档案等多方面的内容。其中，最为常见的则为文书档案的内容，主要涉及到书面材料及电子材料，内容涵盖了相应的会议记录、会议材料、各个机构的证明及文档内容等，还有专题调研、提纲内容及答复情况、工作总结、汇报资料、人事资料等多个方面的内容，对于保障政协机关的平稳运行具有重要意义。

2 政协机关档案管理管理工作的作用

第一，借助现代化信息技术优势全面体现档案价值作用，不断保障发挥出政协机关的作用，全面推动行政事业单位的健康稳定发展。结合政协机关日常业务特点，其所涉及到大量的信息资源主要包括政协机关的各方面工作记录、人员履职情况等方面，其对于单位的发展具有非常重要的意义。全面重视政协机关的档案管理工作，则为保障开展高质量政协工作的重要基础，有助于政府拟定相应的工作计划和决策。而如果档案管理工作流于形式，难以构建符合实际发展的智库，这样则难以发挥出政协年鉴、政协志等档案资源的价值，无法保障为后续工作创新奠定基础。

第二，高质量的档案管理工作为政协机关发展保驾护航。开展高质量的政协机关档案管理的实践中，一定要重视加强政协机关的工作质量及效率的全面提升，避免造成档案管理的无序化，落实档案管理理念。在此过程中，通过政协机关档案的种类的细化，全面规范化管理所涉及到的社情民意调查信息、提案、视察活动、会议材料、政策法规、人事任命等内容。另外，能结合主体的查档需求，全面保障落实高效检索的要求，为后期工作奠定良好的基础。

3 当前政协机关档案管理的不足之处

3.1 政协机关档案管理工作不符合信息化时代发展的要求

一方面，政协机关的纸质档案转化为电子档案过程中，存在着转化及存储不同步，难以实现档案的长期保管要求，所配置的数字化设备不合理。在推动政协机关档案数字化的过程中，软硬件设施有待进一步完善。另一方面，部分政协机关档案管理硬件及软件功能单一，特别是在数据检索、数据挖掘、数据共享等方面有待进一步提升，这样方可以为后续的政协机关档案数据库建设奠定良好的基础。

3.2 政协机关档案管理制度不符合实际应用需求

考虑到当前政协机关档案管理制度存在的问题，特别是在在绩效考核、责任落实、管理流程、管理标准等方面存在着漏洞，难以满足政协机关档案管理的实效性、科学性以及规范化的发展要求。一是，管理标准不明确。政协机关档案种类繁多，系统性的整理工作存在欠缺，难以从制度上予以明确，造成档案管理质量存在差异化;二是，整体管理流程不合理，会造成档案管理的中间环节最大程度缩减，造成各个科室和档案管理部门存在着配合度不高、衔接度低下的问题;三是，立卷归档中存在不完善之处，造成部分档案资源的闲置情况，甚至存在着丢失、损坏的问题;四是，岗位绩效考核不完善，过于单一化的考核指标不利于推动政协机关档案管理的可持续化发展。

4 政协机关加强档案管理的对策

4.1积极采用先进的信息技术优势，加强政协机关档案数字化建设

一是，全面保障落实高质量的档案数字化建设工作，明确档案存储的同步要求，进而全面控制纸质档案所占用的物理空间，从政府自身的实际需求出发，合理化购置纸质档案所占用的扫描仪、微缩相机、文件格式转化器等设备，保障数字档案录入档案管理系统;二是，落实政协机关的档案管理平台系统功能，全方位发挥出信息化时代背景下的智能算法、云储存技术、大数据技术的优势，并能推动后期的档案编研、数据库建设、档案年鉴编写等方面的工作。

4.2 从实际需求出发，全方位完善政协机关档案管理制度

一是，全面重视加强档案管理标准工作，有效引导档案管理人员，从实际出发，合理化划分档案内容，主要涉及到人事、财务、文书、政策法规等等方面，并能落实档案的完整性的要求;另外，加强不同档案类型的装订流程及标准的管理，从细节入手落实好档案管理的精细化要求;二是，全面推动精细化管理理念，积极探索构建各个科室和档案管理的有效融合，全面提升相互之间的配合度、衔接度;三是，明确立卷归档的时间要求，避免造成档案资源长期閑置的问题，落实档案资料的原始性、真实性的要求;四是，明确绩效考核工作，完善绩效考核指标，全面履行档案管理人员职责，尽量避免泄密问题。

4.3 响应时代发展的脉搏，构建高素质的专业型人才队伍

在全面保障发挥政协机关正常化功能的基础上，应重视构建高素质的人才队伍。政协机关可以利用合同制、劳务派遣等方式来灵活进行临聘人员的招录，全面解决内部编制不足的情况，以便更好地满足于档案管理人员的质量及数量的要求，满足档案管理的需求。同时，还应加强开展一系列的内部培训工作。通过全面开展高质量的党政事业交流工作，能全面借鉴其他单位在档案管理领域的经验，拓展档案管理视野，优化设计培训内容，全面发挥出精细化管理和信息技术的融合，以便保障档案管理人员的综合能力得以提升。最后，还可以发挥出讲座教学、实践模拟、案例教学等方式，积极构建高素质的复合型人才队伍。

5结束语

综上所述，在全面推动政协机关档案管理工作的基础上，应明确档案管理工作的自觉性、主动性以及服务性的功能，以便保障推动政协机关的整体化发展，积极构建良好的档案管理氛围，更好地保障满足于政协机关在人、财、物等方面的支持，实现政协机关档案管理制度的优化创新，开展一系列的档案数字化建设，更好地迎合时代发展的要求，并能构建高素质的专业化队伍。

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