工程档案管理在建设工程中的重要性研究

田宝华

摘 要：工程档案管理工作是建设工程的重要组成部分，因为其具有一定的特殊性，使得工程档案管理尚未得到建设工程行业的高度重视，这是此行业发展的一大主要通病，直接影响着建设工程单位的顺利发展。所以，工程单位应积极采取科学合理、行之有效的工程档案管理措施，全面提高档案管理工作效率和质量，以此为后续工程验收及投入使用提供重要保障。本文主要对工程档案管理在建设工程中的重要性进行了详细分析。

关键词：档案管理;建设工程;重要性

我国的建筑行业飞速发展的同时加快了我国城市化建设的脚步，大量的建筑拔地而起，建筑施工项目也越来越多，很多的建筑工程会发生同时施工的情况，产生了大量的建筑工程资料。这些资料对我国的建筑行业发展有着重大的意义，是建筑行业的宝贵经验，所以，应当对这些工程信息完好的保存下来。[1]为提高施工单位对这一工作的重视，应当提高建筑单位对工程档案管理工作的认知度，提高工程项目管理工作的效率。

一、工程档案管理在建设工程中的重要性

1.1 是建设工程的有机组成部分

建设项目批准文件详细记录了建设项目的决策、批准和决定，是项目成本实施和项目顺利建设的重要基础。其中，项目预算的准备、概算设计、投标必须基于项目文件进行，并且根据项目的调查和设计做项目预算。因此，在项目建设过程中，档案的生成也与建设过程密切相关，在使用工程材料之前，需要详细的测试，只有通过测试的材料才能使用，测试的档案也是重要的基础。在使用工程材料的过程中，为了有秩序的使用，必须規定特定的标准，并改善相关监督和试验记录。在测试过程中发生问题时，需要根据指示调整和变更相关信息，在建设项目的整个过程中，总有两条主要的线，一个是技术，可以用文档表示，第二个是操作，这是实质性的，以工程物理结果为特征。

1.2 是工程建设过程的真实记录

建设项目的整体质量，是对建设项目的性能、质量、安全性进行全面评价的感知评价。而且，项目资料直接反映的是整个建设项目的过程。作为建设过程的实际记录，工程归档也具有非常重要的意义。在工程建设中，许多进程内容将被下一个进程覆盖，即所谓的隐藏工程覆盖。如果是隐藏的工程，在项目完成和批准后，人们就不能用肉眼观察和检测它，他们只能根据报道前的网站的实际记录来判断这个情况。目前，工程归档的作用可以充分发挥，不能置换，工程文件直接反映了工程建设相关部门在文件管理能力方面的能力[2]。从最新管理的角度来看，工程文件的质量直接影响了工程建设项目的整体质量，良好的文件质量反映了项目管理、管理的标准化。人员管理质量好，项目质量就好。

二、建设工程中档案管理存在的主要问题

2.1管理意识低下

有些建设部门设有专门的档案管理人员，但其合理性明显不足，不能提供科学有效的指导。工程文件的种类多种多样，各部门没有统一的标准，大多根据各自的需要概括文件，情况非常混乱，长期以来，许多建设部门都没有认真注意项目归档管理。建设单位有很多重大任务，因为项目需要进行调整以解决，所以在项目完成之前，在建设单位投入特定人员之前，直接忽略文件管理，导致工程归档的文件数据质量相对较低、频繁出现文件丢失的现象。

2.2不完整的管理系统

项目档案管理系统是顺利进行工作的重要前提条件。但是，从中国建设项目的现阶段来看，几乎所有的项目都没有设立合理的归档管理部门，管理系统的构建并不完善。有些单位建立了档案管理系统，但没有严格实施，文件收集不完整，没有及时排序，文件严重丢失等问题，影响文件可靠性、时效性。

2.3管理与项目建设之间的脱节

一些建设单位不注意项目归档管理工作，归档管理工作和项目建设严重分散，不同的建设阶段、不同的建设单位和部门相互独立管理。项目完成得到批准后，由于项目文件过于复杂分散，和排序的难度明显增加，导致文件不完整。

2.4需要提高员工的管理水平

现在，为了削减人事费用，大部分建设部门都会雇佣临时文件管理人员。工程归档管理是一种系统工作，在工程建设过程中，必须随时填写相关的建设技术表格，保存特定的施工日志、竣工图纸、档案文件等，是一项全面的工作，需要专业的工程档案管理人员。但是，中国的建设项目归档管理人员大部分都有一定的建设专业知识，但归档技术知识和管理技能严重不足，难以满足工程归档管理工作的需要。

三、建设工程中工程档案管理的主要措施

3.1为了确保归档管理标准化的科学分类

为了构建健全的归档管理网络，强化归档管理的均匀性和标准化，确保归档的完整性是重要的基础。首先，构建文件管理团队，也就是说，进行归档工作的集中管理和合并管理，领导负责组织档案管理，合理分配全职人事档案管理，明确负责各事业部门之间的合理设置。全职员工和特别的档案办公室软件，及时输入数字信息分类目录，实现档案数字化和信息开发。其次，要在部门内建立适当的归档系统，明确要求项目各部门的有关人员及时、安全、完善的方式返还文件，以防丢失[1]。归档时，需要逐个检查文件，确认文件信息的内容是否完整。

3.2确保工程文件的可靠性和有效性

为了确保工程建设文件的准确性、可靠性和时效性，项目管理人员必须严格按照现有建设过程的规定，进一步明确相关工作人员的主要责任，并由负责人签字确认。代理签名的现象被严格禁止，由于特殊原因无法直接登录时，负责人必须发行对应的批准书，确认批准书和完成文件同时存档和保存，这两个是一致的。工程文件的创建需要有效避免数据或文本表达式的错误[3]。如果发现问题，负责人必须在短时间内修改问题，以确保文件的合法性、可靠性和准确性。在项目实施过程中，项目管理人员应及时整合归档管理工作和项目建设全过程，积极进行自我检查，实时跟踪建设现场的文明检查和形成，在指定时间内修改归档管理问题的项目文件和特定过程。

3.3加强工程归档管理的全面指导

首先，在项目建设前，必须明确建设部门有关项目完成文件质量的要求和具体管理规定。而且在主要建设阶段，要积极投入建设现场和监督工作，完成其他项目的文件编辑，以指导特定的业务。第二，通过各种指导，提供管理主要项目完成计划的教育和训练，基于网络和视频会议等多种多媒体方法，可为主要项目的建设单位提供有效的商业指导服务。第三，工程归档管理部门可以对建设单元、监督单元等相关需求采取定期或不定期、完整跟踪型指导服务模式，为全面提高工程归档管理水平和质量的指导服务。

四、结语

简而言之，项目归档管理在建设项目中起着无可替代的作用。因此，为了充分发挥项目档案管理的有效性，档案管理部门需要积极加强归档管理意识、明确归档范围、科学分类，确保文件管理的标准化，必须确保工程归档的有效性和时效性，全面加强工程归档管理的指导，进一步落实文档管理信息，同时促进项目归档管理的效率和质量，只有项目归档管理人员全面提升档案管理能力，建设项目才能顺利实施。

参考文献：

[1]曹中友，刘琼卿.浅谈档案管理在基建工程建设中的重要作用[J].兰台世界，2013（s6）：8-9.

[2]汪洋.浅析档案在建设工程中的作用与管理[J].城建档案，2012（8）：62-64.

[3] 李娜.浅谈建设工程档案管理工作中存在的问题及对策[J].同行，2016（6）.