流动人员人事档案管理信息化建设探究

姚雄永

在社会不断发展的过程中，人员流动量在逐渐增加，造成这一现象的原因有很多，可能是求学、工作等。而这就给人事档案管理工作带来了极大的挑战，以往的流动人员人事档案管理方式和现如今的发展形势不相适应，所以，结合现阶段的信息化手段，进行流动人员人事档案管理信息化建设成为相关部门工作的主要任务。鉴于此，本文主要对流动人员人事档案信息化管理的内涵及优势进行了分析，并提出了信息化建设的路径，以供参考。

由于社会经济的快速发展，大众为了获得更好的生活而选择去往不同的地区进行发展，使得流动人口的数量在逐渐增加，这给流动人员人事档案管理工作带来较大的困难。由于人事档案中包含一个人学历、学业表现、工作经历、奖惩等信息，对于个人和单位集体有重要的作用，所以人事档案管理工作十分关键。但是以往的流动人员人事档案管理方式和现如今的社会发展形势已经不相适应，因此，需要利用信息化手段，进行流动人员人事档案管理信息化建设，有效提高档案管理的水平。

人事档案信息化管理主要是指改变以往纸质化档案管理的方式，建立多层次的档案综合信息系统，借助于信息化手段对档案资源进行合理化的处理和使用。人事档案的信息化具有标准化、数字化、以及网络化的特点，能够利用相应的设施设备实现档案信息的数字化转变，从而记录到信息管理系统中，经过统一整合、分类、存储等，实现一体化管理。通过网络进行跨区域的档案资源传递和共享，达到档案管理统一化，更好地适应社会发展需求。

人事档案管理实现信息化具有较大的优势，改变了以往人事档案管理的方式，使档案管理的水平得到有效提升。具体来讲，首先，信息系统的应用能够较好地降低档案管理人员的工作量，同时还能够对档案信息进行实时更新，确保档案信息的完整性和准确性。其次，人事档案管理实现数字化，能够对档案的相关数据进行自动化的处理，对管理工作的时间成本可以有效节约。再者，应用信息系统进行档案管理，在进行档案信息查询时，能够通过搜索功能快速找到，可以更高效的提供信息服务。同时人事档案信息可以帮助相关单位良好的执行劳动合同，防止出现人事纠纷。最后，信息化的管理方式，使得人事档案信息的安全性得到有效保障，对档案的查阅需要具备相应的权限。

对档案信息化管理的法规制度进行完善

在如今的社会发展形势下，信息技术的应用已经在多个行业领域中得到深化，关于流动人员人事档案管理也开始了信息化建设。人力资源和社会保障部办公厅发布了《关于加快流动人员档案信息化建设的指导意见》，各省市也相继出台了关于推进流动人员人事档案信息化建设有关事项的通知[2]。然而受到不同地区发展情况和有关部门重视度的影响，在实际的工作过程中还存在一定的问题，因此，需要通过完善相关的法律法规和管理制度，这样才能确保流动人员人事档案信息化管理工作的有效开展。对人事档案信息化管理的相关规范进一步加快制定，从法律法规以及政策的角度为档案信息化建设提供标准依据。从省市层面来讲，需要结合本地区实际的流动人口情况，制定出有关的规范细则，完善建立可靠的流动人员人事档案信息化管理体系，指导工作有序进行。对人事档案信息化标准进行规范建设

对纸质化人事档案信息转化成电子档案信息的过程中，要在纸质化档案规范的基础上制定出规范的流动人员人事档案信息化管理的流程，以使管理工作的成效得到良好的提升，从而保证人事档案信息化的统一性管理。构建出人才公共服务机构和有关部门档案信息数据共享和系统集成的格局，使流动人口的人事档案管理能够实现整个业务流程的自动化。同时加强流动人口人事档案管理服务平台和档案信息数据库的对接，使人事档案基础信息数据达到顺利的对接交换。

进一步加快信息系统建设进度

在大数据的环境下，信息技术的更新速度更快，对流动人员的档案进行信息化管理，相应的系统软硬件要求也会逐渐提高。加强流动人员的档案信息化建设，就需要有完善的信息系统支持，这样才会提高信息化管理的成效。因此，人力资源公共服务中心需要根据信息化建设的总体目标要求，对信息化建设中的各种软硬件设备进行快速建设，基础的硬件设备需要进行更新完善。从软件方面来讲，其兼容性特点非常关键，需要大力开发档案管理软件系统，通过多种途径对软件开发进行优化，建设出一套能够满足流动人员人事档案管理信息化要求、能够和有关组织进行良好对接的软件，进而使管理信息系统更具实用性。特别是在大数据环境下，关于流动人员人事档案管理信息化的建设，更需要加大对相关系统软件的开发。福建省人力资源和社会保障厅办公室转发了人社部办公厅关于推进流动人员人事档案信息化建设有关事项的通知，要求要加快系统建设进度，根据全国统一软件，开发建设省级集中的档案管理服务系统。并抓紧编制《福建省流动人员人事档案信息系统技术方案》，在经过专家论证后实施建设。其中流动人员人事档案业务经办功能模块已经上线运行。

加快数据库及网络建设，及时完成数据采集

在新的社会环境形势下，关于流动人员的人事档案信息化建设，需要重视数据库的建设，满足信息数据采集的需求，以更好地实现档案智能化、自动化管理。这就需要借助于多种信息化技术手段，加强流动人员人事档案的全国通用数据库建设，通过云计算技术、大数据技术以及物联网技术等，对流动人员的档案信息进行收集、记录、分类以及存储等，达到动态化管理的目标。此外，关于流动人员的档案资料，在使用时通过信息化技术手段进行检索，能够使档案管理和利用效率得到有效的提升。在建设数据库的过程中，同样要大力推进网络建设，比如专用网络、公共网络，对网络权限进行相应设定，通过数据库构建网络联动平台，使档案信息的数据采集更加高效，同时也能够深化档案信息的共享。

加大信息化建设的投入资金

关于流动人员的人事档案信息化建设，需要有充足的资金支持。可以适当地增加资金投入，设立信息化建设的专项资金，对信息化管理的设施设备进行更新升级，配备完善的基础设施，同时，大力研发档案信息化管理的软件系统，通过信息技术构建人才信息跟踪系统，满足档案管理的现代化需求。各地人社部门需要大力争取本级财政支持，确保流动人员人事档案信息化建设有充足的经费。依照人社部办公厅《关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见》以及《福建省就业补助资金管理实施办法》的规定，档案信息化建设需要的有关经费可以优先从就业创业服务补助资金建设经费中支出，也可统筹人才发展资金、基本公共服务经费等渠道支出，确保信息化建设的顺利开展。

加强信息化人才的培养

在对流动人员的人事档案管理进行信息化建设时，人才也是非常重要的保障。因此，需要强化对人才的培养，从整体上提高人事档案管理队伍的信息化水平。首先，对目前的管理组织结构以及人员的综合能力进行全面的分析，接着制定出科学的教育培训体系，通过专家讲座、集中培训等多样化的培训活动，提高档案管理人员的信息化水平。省厅同人才市场联合举办了全省流动人员人事档案管理人员系统操作培训班，主要培训档案管理人员学习流动人员人事档案业务经办流程、数据采集、系统实操等内容。通过学习档案信息化管理的专业知识，更好地开展实践工作。同时，为了有效提高管理团队教育培训的能动性，对相关的考核机制进行完善建立，通过奖惩激励机制，使档案管理团队的整体综合能力得以提升。

在如今的社会环境下，流动人口的数量在不断增加，关于流动人口的人事档案管理已经成为工作的重要任务。为了有效提高流动人员人事档案管理的质量和效率，需要不断加强档案管理信息化建设，使档案资料更好地发挥作用，这样才能提高档案信息的利用率。

（福建省福鼎市人事人才公共服務中心）

参考文献：

[1]姜蔚.浅谈流动人员人事档案管理信息化建设的思考[J].卷宗，2019， 009（014）：53-53.

[2]侯瑞林.流动人员人事档案信息化管理建设的问题及对策[J].视界观， 2019，（022）：1-1.

[3]黄芳.大数据时代对流动人员人事档案管理信息化建设的途径探索[J].城建档案，2020，（01）：28-29.

[4]张波.新时代流动人员人事档案信息化建设探析[J].办公室业务，2020，（10）：157-158.