人事档案材料收集制度的建立与推广

文 静

（成都人才有限责任公司，四川 成都 610000）

人事档案属于专业档案的一种，相较其他类型的档案既有原始性、保密性等共性，又具有动态性等特性。其动态特征主要反映在人事档案是以个人为单位，随着个人经历的不断成长和变化，档案内容逐渐丰富和增加，这便形成了以收集鉴别材料为主的工作。在收集过程中遵循真实全面、及时规范四大原则，真实反映材料内容记载的客观，与事实的发展和结论相符，全面反映对事件记录的全貌，及时要求材料从形成之日起一个月内须移交至档案管理部门，规范要求材料的制作和收集符合规定程序。本文将从收集范围、制作规范、鉴别内容和方法等三个角度对人事档案材料收集制度进行探讨。

1 材料收集范围

国家机关、企事业单位和社会组织、个人在从事各种社会活动中所产的文件材料种类繁多、数量巨大，按照企业作为人事档案管理的存档机构与材料形成的关系，收集渠道分为内部和外部渠道，内部渠道主要包括企业内的管理部门，如综合事务部、技术部、内审部、党群工作部、纪检监察组、工会和培训中心等；外部渠道主要包括高等院校、职称改革机构、公检法、社保经办机构等。在这些材料形成单位产生的材料，一般来说符合收集进入人事档案的材料主要按以下三种方法划分收集范围。

按照人事档案分类划分，收集内容主要包含履历、自传和思想、考核和鉴定、学历学位职称学术评鉴和教育培训、政审和审核、党团、奖励和惩罚、工资任免和出国（境）、其他可供组织参考等十大类型。

按照材料反映的内容划分，收集内容主要包含记载个人德（政治品质、道德品行和思想认识）、能（学习工作经历和专业素养）、勤（工作作风）、绩（工作实绩）、廉（廉洁自律、遵纪守法和家庭状况等社会关系）等五项内容。

按照个人经历划分，收集内容主要包含学习经历（如初中等教育、高等教育等阶段等）、工作经历（如职业生涯的准备阶段、早期、中期和后期等）、入党团经历（如入党积极分子、发展对象、预备党员和转正阶段等）、培训经历等阶段。

2 材料制作规范

1）材料载体。实际工作中发现，在生成材料的过程中有时会就地取材，选取拷贝纸、稿签纸等作为载体，且纸张幅面不一，容易造成材料不易长期保存、加大整理难度耗费作业工时、档案利用不变等问题。根据中共中央组织部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字﹝2012﹞28号）文件规定，自2012年6月起档案材料载体因保管保护等需要，一般选取国际标准A4纸型，且材料左边应留有25mm的装订边。如图1所示：

2）材料文字。人事档案材料收集以中文为主，兼顾其他文字。以其他文字为主记载的材料需要进行翻译认证后，将译文本（中文）与原件组成一件进行收集，在进行收集整理时中文在前其他文字在后。如图2所示：

3）信息标准。材料包含制式和非制式。对于制式的材料，信息收集中填写的字段要求可参考《全国公务员信息管理系统信息采集报送标准》，如姓名、出生日期与户籍登记一致，民族、住址与身份证登记一致，学历学位与毕业证、学位证登记一致等。

图1 档案载体选取及制作对比示范图

图2 以其他文字为主的材料收集规范示意图

3 材料鉴别

1）鉴别的内容及流程。一看涂改材料。鉴别材料上所书写的内容笔迹是否有勾划、填涂和挖补等情况，如出现涂改，材料形成单位是否进行过修改说明，记录其产生的原因、过程及结论。二看虚报信息。虚假信息分为故意隐藏和填报假信息两种，新增收集的材料须与档案中的信息进行对照，一方面查看姓名、出生日期、工作日期、入党日期、学历信息和主要社会关系等内容是否一致，另一方面材料中所记录的信息与材料是否可以一一印证且不是孤证，如材料中填写的学历信息为全日制大学本科，那么须从档案中查找是否有高考报名登记表、大学登记表、本科学习成绩汇总单、毕业生登记表、就业通知书、毕业证书复印件和学位证书复印件等一系列材料进行支持，或者使用教育网站在线查验等手段多方印证。三看伪造材料。伪造指在没有事实的基础上为达到个人的目的凭空对某段经历或是整个经历进行材料造假。如“五假副部”卢恩光从出生日期、入党经历、工作经历、学习经历和家庭情况等全面造假，因其经过缜密的设计，材料间逻辑顺序和证据链相对完整，此种情况鉴别难度相对较大。针对材料真实性存疑的，可以通过发函询证、实地走访等方式进行排查。四看内容齐全。反映材料主体的基本信息（如姓名、出生日期等），制式表格的填写字段等内容是否已经填写完整，对不涉及的信息项目不应留有空白，应当统一填写为“无”。五看程序完整。人事档案材料除个别情况外，均由其所在组织认定审批形成结论后归档，在其形成的过程中包含申请和审批的程序，在材料上体现为本人签名、主管领导签名、组织结论和所在单位盖章等。

2）鉴别的方法。鉴别是指采用特定方法对材料真伪进行验证，主要包含笔迹鉴别、制式鉴别、纸张鉴别和印章鉴别等四种常用方法。（1）笔迹鉴别。材料形成时长跨度长达几十年，不同时期由个人填写的笔迹既有相似性，又有差异性，且不同时期的主要负责人不同，组织结论的签名落款也不同。（2）制式鉴别。档案材料中不同时期的学籍材料、入党材料、职称材料、工作材料等各具时代特点，同一制表单位表格设置的字段、字体和样式存在差异。（3）纸张鉴别。不同时期采用的纸张标准不同，比如厚度、材料等制作工艺有差异，时间久远的纸质材料更容易泛黄，出现不同程度的自然损耗。（4）印章鉴别。主要采用三步法：一观察，仔细鉴别印章名称、图案形态、字体字形、边框形状、布局排列、大小尺寸等；二研究，印痕的位置、大小和防伪标识；三对比，对印章采用划线、测量、透光重叠等方法进行比较。

4 总结

人事档案材料收集作为档案管理机构的重要工作内容，其收集的范围、频率、渠道、制作规范以及鉴别方法和问题处理可通过管理制度进行规范约束，同时对收集中涉及的参与人进行宣传，召集更广泛的关注，提高材料收集工作的工作地位和重视程度，进一步服务人事工作。