电力工程项目档案全过程管理探究

朱明正

摘 要：随着电力工业的迅速发展，包括档案管理在内的各项管理日趣规范和完善，特别是达标创优工程，更是将档案达标创优纳入整体创优工作范畴，对档案管理提出了更高更多的要求。电力档案形成于电力建设全过程，涵盖工程建设的方方面面，数量多内容复杂，因此要做好档案全过程管理，就必须要求技术、质量、物资采购和档案管理等部门彼此合作，通力配合，共同做好工程项目档案编制报审、收集、整理等工作，全力确保电力工程档案内容真实、准确规范，及时有效。本文通过对电力工程建设项目全过程管理进行全面分析，希望可以为相关工作提供参考。

关键词：电力;工程項目;档案;全过程管理

0引言

档案工作“三纳入四同步”，电力企业的迅速发展，极大地推动电力工程建设项目档案管理持续提升，日益完善规范。电力工程项目档案管理是整个工程建设中不可或缺的重要环节之一，也是整个电力工程资料的归集所在。项目档案全过程管理，就要求相关人员对电力发展的活动轨迹进行全面客观记录，确保各类记录客观真实、形式规范、及时有效。新时代，新变化，新要求，随着电力工业外部环境变化，电力工程档案管理任务更重，要求更多，需要档案从业人员积极开拓创新、务实求真，善于学习、勤于做事。在具体的工程建设档案管理过程中，需要工作人员按照工程的实际情况，对施工中的一系列内容进行有效记录，例如审批、采购、施工等等。只有这样才能够使电力工程项目建设的档案质量得到有效保障。

1项目工程项目前期准备

任何工作都离不开人，档案管理工作要持续发展，首先要持续提升档案管理人员的综合素养。档案管理是辅助性工作，相对于经营、技术等部门，档案管理部门责重权轻，受关注度低，因此档案人员需要始终保持平常心，要甘于寂寞，甘守平淡，要高调做事，低调做人，加大对自身的要求。懂档案，也要懂工程，档案人员要努力提高管理水平，既要钻研档案业务，也要适当了解工程建设的大致脉络，要边学习，边实践，从而使档案管理不断跃上新台阶。对于工程项目档案管理人员而言，要想做好档案管理工作就一定要对各个方面的基础知识进行全方位的把控，例如工程设计、施工管理等等。同时还需要对项目建设中的各项内容以及具体的流程进行全方位掌握;其次，要结合施工现场的实际条件，建立起档案收集台账以及存放专柜。要根据工程的实际规模按需配备打印机、扫描仪、空调、除湿器等档案设施，也可定制专门的资料柜等管理类工具和耗材;最后，要结合工程建设的实际变化，对已有的档案收集工作机制进行优化。通过具体规范的措施将归档机制的具体规定渗透到每一项管理工作当中，努力提升工作的实际效果。档案管理要重策划、重落实、重过程控制，重检查后的整改落实。工程开工之初，要根据工作实际情况建立起相应的档案管理程序制度，对竣工资料的收集、整理以及移交过程管理要素进行必要明确，并且将该程序纳入到工程质量考核工作中。同时可以采取多项控制措施以及有效方式，落实程序制度，优化管理流程。让每一次查阅以及借阅档案都能够记录在案，从而让档案的全面性得到有效保障。除此之外，相关部门还需要结合实际情况建立档案管理考核机制，将考核内容融入到档案全过程管理工作当中，并根据考核条文对档案管理人员的阶段性工作，进行适当评估，帮助档案人员有则改之，使得全过程管理工作落实到位。

2工程事项事中控制

2.1明确职责

在具体的档案管理过程中，相关企业或部门需要对整个电力工程的实际情况进行全方位把握，明晰各单位（部门）的档案职责，把档案过程管理落实到每个时间点，落实到具体的人，最大程度避免档案工作职责模糊、相互推诿、管理滞后，从而确保档案管理正常有序。档案管理过程中，建设单位、监理单位、承包单位既要各司其职，又要紧密配合，建设单位、监理单位要定制度、定责任、定规矩，把档案管理的目标和要求讲清楚，其他参建单位要根据业主监理要求，根据档案法律法规和标准规范针对性地开展工作，不折不扣地履行档案职责，确保档案管理和工程建设同步进行。

2.2及时形成档案资料

在各类电力工程的进行过程中，由于各种因素影响，工程前期策划不合理或计划流于形式等问题时有发生。这些问题的存在可能会给各部门管理人员带来一些错误认识，总认为工程资料资料完成时间尚早，可以再往后拖拖，等忙完了其他手头工作再说，于是工程照片成了风景照，施工记录成了回忆录，其时效性大打折扣，工程档案的滞后延期也成了老大难问题，许多时候，平时能看到的工程资料很少很少，到了工程后期，大家临时抱佛脚，加班加点赶着做资料，这样的心急火燎之下，档案的过程检查整改、档案的内外在质量就很难真正得到保证。为了使这一问题得到合理解决，首先要从制度入手，要从各级领导做起，要强检查强考核，配合内外部各种阶段性检查，用必要的经济或行政手段，督促相关人员根据档案职责，根据工程进展，及时完成档案编制报审、收集整理工作，为档案及时移交创造必要条件，要对各类人员的档案工作考核标准进一步细化，并且形成富有成效的定期检查。

2.3保证资料整体性

在电力工程实际施工过程中，不同项目之间有着非常密切的联系。因此对于档案管理工作而言，要想使其质量得到有效保障应该对不同项目之间的联系进行清晰把握。例如在对工程档案资料进行建设的过程当中应该和相关部门进行有效沟通，具体包括电力工程的施工单位、设计单位、监理单位等全方位。收集参与电力工程建设的各个方面的有效信息，并且对这些资料进行全面整理，从而最终形成具有高价值的档案。如果不同单位之间在电力工程施工中沟通存在问题，那么在对各类档案资料进行收集时，很容易出现脱节、逻辑不合理等各类问题。建设质量目标之间也存在着或大或小的差异。在档案日常管理过程中，建设单位、监理单位要切实发挥主导作用，要在做好自身档案工作的同时加强对其他单位的监督指导，努力解决过程中出现的各种问题，坚决避免因平时不作为、少作为而引起的档案大面积返工修改现象。

3工程项目事后总结

所谓的事后控制实际上指电力工程已经建设完成，并且竣工之后的档案总结工作。电力工程的各参建单位在工程竣工时期应该以工作报告的形式对所在单位的档案管理情况进行总结汇报，积极推广本单位在解决过程中产生问题的有效方法，从而促进今后档案工作的发展，并帮助建设单位认真总结本工程经验。各参建单位在对自身工作进行总结的过程中，要言之有物，注重用数据说话，用实际事例说话，少说空话套话，要努力讲出本工程本单位的特色，努力讲出确确实实值得借鉴参考的经验。要努力总结管理经验，努力参与工程达标创优工作，努力寻求更多更高的档案管理价值。

4结束语

综上所述，要全面做好电力建设工程档案管理的全过程管理，需要努力把握工程特点，努力把握工作要点，要善于化解被动因素。档案管理人员不但要全面遵守专业管理的各项原则，还努力将档案管理工作和电力工程项目实际情况全面结合起来，不断调整思路改进工作方法。要充分借助信息化系统对各类电力档案信息资源进行分类整合，提高管理效率，积极促进企业的进一步发展。

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