档案管理现代化存在的问题及对策(1)

陈洪岩

摘  要：随着社会经济的飞速发展和科技水平的日益提升，档案管理的信息量日益增大，档案管理的内容日趋复杂化，为档案管理實现自动化和程序化提出了现实需要和必要挑战。现代化档案管理工作可以在档案管理过程中发挥其智能、高效和科技的优势，有助于档案管理节省大量的人力、物力和财力成本，使得档案管理在形成、管理、存储、利用、分享等方面都能产生翻天覆地的变化，将极大地提高档案管理的效率。鉴于此，文章从档案管理现代化入手，首先分析了当前档案管理工作存在的问题，然后提出了具体的解决对策，以供参考。

关键词：电子信息技术;档案管理;应用研究

分类号：D922.1

一、档案管理工作存在的问题

1.制度流于形式

目前，部分单位的档案管理相关制度较为混乱，不够统一，一些单位甚至根本不重视档案管理工作，未能意识到档案管理工作的重要性，因此也未能及时学习和了解《档案法》《档案管理办法》等相关法律法规，加之单位内部管理制度上也未结合自身单位特点制定相应的档案管理制度，致使档案管理工作制度与实际工作脱节，流于形式，执行不力，管理混乱。

2.信息化程度低

加快档案信息化建设是当前档案管理的一个重要方向。随着时代的发展和信息技术的进步，信息技术在档案管理工作中的应用越来越普遍，发挥的作用也越来越大。然而，还存在少部分的单位未能及时跟上时代的发展，在档案管理工作上依旧采用传统的管理方式和管理手段，未能及时有效地应用现代信息技术，档案管理信息化水平较低，管理效率不高。

二、提高档案管理现代化水平的对策

1.给予资金支持，改善档案管理的硬件条件

档案部门要积极向单位争取资金支持，单位也应加大对档案管理与开发利用的支持力度，从人力、物力方面给予更多支持。针对档案经费不多的现状，可分批逐步添置所需的档案管理器材，引进先进的档案管理技术，实现对档案的科学化、信息化管理。工作人员将档案资料转化为电子档案，在档案数据库保管，既能保证档案资料的完整性，也能大幅减轻工作负担。在此基础上，档案部门要努力思考如何在减少人力投入或无人化操作的条件下开展档案资源的自动存取操作，进一步提高档案管理自动化程度。档案部门可开设档案资源服务平台，充分整合单位内部各部门的档案管理工作，搭建档案管。

2.做好档案管理工作，促进档案资源的充分利用

档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段。做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案人员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制适用的检索工具，建立健全检索体系，增强档案工作与生产发展的贴近度，根据发展需求，可编写《组织机构沿革》《大事记》《年鉴》《项目简介》《基础数据汇编》《专题工程综述》等编研材料，及时、系统、完整地提供档案素材、满足利用者的需要，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供优质、高效的档案服务。

3.确保档案管理的安全性

各个单位保管的档案资料具有一定的法律效率，因此，相关单位必须重视档案管理的安全性。为此，必须重视档案资料的保密性，在对档案进行统一化管理的过程中，必须规范各个环节的工作，同时制定出相应的规章制度，而且还要提高工作人员的安全意识，通过教育培训，让档案管理工作人员树立基本的防火、防水、防霉变、防虫、防盗意识以及掌握相应的技能。针对信息化管理工作，采用更先进的信息化手段，防止网络上不法分子或黑客的网络入侵行为，真正做好档案原始资料的保管工作。此外，针对档案检索和查阅工作，也必须制定严格的规章制度，明确各种档案资料的权限，对于未经批准的人员，不允许他们查阅相关的档案信息，只有管理人员在日常工作中全面重视档案管理工作的安全性，才能提高档案管理工作的效率，真正发挥出档案资料应有的作用。

4.提升档案信息化管理水平

伴随着大量计算机档案网络的建立，很多具有较高机密性的文件在网络上进行传输，选择电子档案文件的安全管理工作具有的重要性越来越明显。利用电子文件对档案信息进行管理，不仅能够将档案信息具有的作用和价值最大程度发挥出来，而且对档案信息的长久保存起到了积极作用。根据对加强电子文件管理力度展开的大量实践调查研究能够发现，想要有效实现这一目标，可以从以下几个方面入手：（1）建立具有较高管理能力的技术部门，对维护档案资源网络以及管理档案信息进行辅助与管理，从而使电子档案文件归档具有较高的专业化和制度化特点，使档案具有的管理能力进一步强化。（2）加强对电子文件相关处理工作的有效控制与管理，工作人员应该在对电子文件进行管理的过程中，对电子档案进行及时接收、处理、保存、更改格式的等工作，从而使电子文件管理工作具有较高有效性。（3）企业档案管理部门需要从各个角度入手，结合自身情况为档案信息安全建立具有较高预防功能的策略，从而将安全问题的发生从根源进行有效解决。还应该对档案系统进行加密保护，使信息化管理体系得到真正落实的同时，对相关技术进行逐步优化，不断将先进的管理理念结合其中，使相关工作人员的专业素养得到同步提升。

结束语

综上所述，档案资料记录了该单位各项工作及活动开展的情况，是人们了解历史客观情况最重要的证据，对该单位今后各项工作的开展具有指导价值，同时，还能促进该单位的健康、有序发展。因此，相关管理人员必须转变思想认识，改善工作中存在的不足，尽全力做好档案管理工作，提高日常工作效率，使档案资料真正发挥出应有的作用。

参考文献

[1]程圆.基层单位会计基础工作现状、成因及对策[J].财会通讯，2009（25）：153-154.

[2]莫若琦，杨力.档案管理中存在的问题及对策思考[J].经济与社会发展，2007（5）：48.

1453501705372