事业单位档案管理规范化措施

尚明毅

摘  要：新时期的事业单位内部工作体制与现行管理模式正在不断地改进完善。现如今，档案管理问题已经逐步成为了目前事业单位管理中首先需要解决的问题之一。由于目前档案管理制度的欠缺、档案管理技术落后等问题都是影响事业单位档案管理质量的主要因素。因此，相关工作人员要不断强化对此类问题的分析与管控。鉴于此，文章对事业单位档案管理规范化工作策略进行了研究，以供参考。

关键词：事业单位;档案管理;规范化

分类号：G271

一、档案管理规范化的作用

随着企事业单位档案管理理念的不断创新，档案管理规范化的涵义也被理解得更为透彻，人们已经意识到档案管理规范化的重要作用。首先，提升工作效率。档案管理工作受到传统管理思想的影响较大，长期处于混乱状态，实行档案管理规范化以后，将打破这一困境，每个部门都能够协同合作，按规章制度开展流程化工作，解决了各自为政的“孤岛现象”，将大大改善档案管理低效率的问题，显著提升工作效率和工作质量。其次，完善管理程序。档案管理工作涉及到的环节并不复杂，关键就是工作中要认真和细致。档案管理规范化能够让原有分散的工作集中进行，将宽泛的管理程序具体化，有利于增强档案管理工作的实效性提升。

二、当前档案管理工作现状分析

1.信息化程度低

随着大数据、云计算等先进技术的应用，各地区档案管理信息化工作也暴露出了很多问题。由于软硬件设施的参差不齐，管理人员思想认识的不同，使得各地档案管理工作的开展也有着显著差别。尤其是中小型城市的企事业单位档案管理工作，信息化建设程度严重落后于大城市。这就导致档案管理工作的效率较低，且标准化程度低，不利于工作的开展。

2.政策落实缓慢

我国新档案法修订后，针对档案管理工作曾经出现的各种问题予以解释，有关部门出台相关政策，然而很多企事业单位对新法规、新政策一知半解，并没有将政策一一落实，还是延用着传统的档案管理方法，导致很多工作无法顺利开展。有些偏远地区的企事业单位甚至都没有建立专门的档案管理部门，而是将档案管理与办公室管理工作混在一起，档案管理工作职能根本不能得到有效发挥，档案信息利用更是困难重重。

三、事业单位档案管理规范化的实践思路

1.优化事业单位档案管理的基础设施建设

在新时期的事业单位基础建设当中，档案室属于一个非常重要的组成部分，事业单位应当努力加大资金投入，加强基础设施建设，优化档案管理流程。随着档案管理工作内容的不断增加，事业单位应当为档案管理部门提供相应的基础设施与设备，确保所有的工作内容都能够有相应的设备支持。由于传统的纸质档案资源在保存的过程中很容易出现损坏状况，因而在新时期的档案管理工作中，还需要尽可能完善通风防火与防潮等方面的设施建设，避免再度出现文件损坏的状况。对于档案室内的基础设施，要经常性地展开各类检查与维护，确保它们处于正常的使用状态。

2.建立健全基础的事业单位档案管理机制

对于传统事业单位档案管理制度过于混乱的状况，事业单位应当召集相关管理人员，共同制定统一而规范的档案管理制度。如档案管理工作应当由档案管理人员全权负责，其他人员不得过多干涉 ;档案管理资料柜的钥匙应当仅仅分配给档案管理员，其他人员不得配置，避免出现随意翻阅文件档案而导致资料丢失的状况 ;建立统一的借阅表，所有人员在借阅文件档案的时候，都需要在借阅表上进行登记，确保借阅信息能够追溯到个人，这也有助于档案资料的迅速追回，避免出现这种文件丢失的状况。此外，应当加大基础的监管制度，明确事业单位档案管理机制的重要性，经常性地检查档案管理人员的日常工作，确保档案管理工作能够严格围绕档案管理制度来完成，逐步提高档案管理工作的科学性与规范化。

3.深化对档案管理标准化和规范化的认识

想要促进事业单位档案管理工作更加标准化和规范化，事业单位就需要不断深化并明确对于档案管理工作规范化和标准化的认知。在此过程中，相关的事业单位一定要结合实际的档案管理制度、档案管理工作人员的专业技术能力以及对于档案管理工作的初始认知程度，不断深化档案管理工作人员对于档案管理标准化和规范化的认知。除此之外，事业单位还需要对档案管理人员进行档案管理标准化和规范化的认识培训，要让档案管理工作人员在培训过程中真正认识到档案管理对于单位未来发展的重要性，切实把这种意识入脑、入心，这样才能够让档案管理工作人员在档案管理过程中真正投入到工作之中，严格遵守档案管理规范化和标准化的要求开展工作。

4.统一规范信息化建设的标准

进入“互联网+”时代之后，利用信息化建设完成档案管理规范化和标准化的建设成为了当下事业单位档案管理工作的重要途徑。从实际的工作分析可知，为了能够积极地推动事业单位档案管理的信息化建设，我国各级事业单位正在逐步地完成档案管理的数字化。但是到目前为止，档案管理数字化建设因为未能及时地形成统一，规范的建设标准，导致事业单位档案管理规范化标准化的建设进程缓慢。所以在进行事业单位档案管理的信息化建设的过程中，事业单位应当尽早建立健全一套统一化，规范化的信息化建设标准。这样才能够确保事业单位档案管理规范化标准化的稳步推进。具体而言，在建设的过程中，应当参考档案管理建设信息化建设的相关要求、规范和标准。结合在档案管理工作中每一个环节中的具体要求，建立起基于统一的操作模式进行档案规范化管理的处理体系。对档案管理的过程进行严格地要求，规范其行为，然后通过规范化的处理体系完成档案的信息化转化。

结语

综上所述，事业单位的档案资料记录了该单位各项工作及活动开展的情况，是人们了解历史客观情况最重要的证据，对该单位今后各项工作的开展具有指导价值，同时，还能促进该单位的健康、有序发展。因此，事业单位管理人员必须转变思想认识，改善工作中存在的不足，尽全力做好档案管理工作，提高日常工作效率，使档案资料真正发挥出应有的作用。

参考文献

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[2]瞿静.现阶段事业单位档案管理工作中存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2015（3）：71.

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