大数据时代企业档案管理形式的探索

摘要：本文分析了大数据背景下企业档案管理的现状和未来发展的趋势，阐述了新时期档案管理智慧化的必要性，提出了档案智慧化建设的策略。要从思想观念、新技术引进和创建联合团队等方面入手来打造智慧档案平台。

关键词：大数据 档案管理 数据挖掘 智慧档案

一 大数据时代企业档案管理现状和面临的新形势

1.大数据概述

大数据是指以多元形式，由许多来源搜集而来的庞大数据组。它有四个特点：

数据体量巨大、数据类型繁多、价值密度低、处理速度快。它必须依托云计算的分布式处理、分布式数据库、云存储或虚拟化技术。大数据的核心并不在“大”，而在于“有用”，价值含量、挖掘成本比数量更为重要。大数据时代已经来临，它将在众多领域掀起变革的巨浪，对于很多行业而言，如何利用好这些大规模的数据是成为赢得竞争的关键。对于企业档案工作而言，大数据技术将推动档案管理向新的管理模式转变。

2.大数据时代企业档案管理的现状

企业档案是企业在生产经营过程中逐渐形成的具有一定保存价值的历史记录，

既可以表现为文字、图表，也可以是声像、视频等资料。档案作为企业的重要资产，对提高企业工作效率和工作质量具有重要的作用[1]。

随着信息技术的快速发展，传统的档案管理模式面临着前所未有的变革。目前，国内已经部分企业在档案管理工作中开展了信息化建设，例如嘉兴发电厂建设了档案数据库，对档案信息资源进行了开发利用，全面实施规范化、可共享的档案基础数据库项目建设[2]。浙江省档案局在全国率先构建“一键归档、单套保存、一站查询”行政审批电子文件归档管理新模式，并在省直单位部署和启动行政审批等电子文件归档与接收工作[3]。丽水市档案局依托协同办公系统，自主研发了“1+9+N档案管理系统”，实现了开放档案信息资源管理，使得全市所有机关部门都能在各自权限范围内查询到使用该系统的任何一个县的任何一个部门的开放或不开放的档案信息，促进了全市各部门之间开放档案的在线共享[4]。

各企业虽然在档案信息化建设方面取得了一些进展，但是大部分企业仅限于采用数字化手段来存储和管理传统的纸质档案信息。而单纯的数字档案具有一定的局限性，数字档案只是为传统档案资源建立了数字镜像和利用平台，不具备辅助档案工作人员和用户思维的档案信息服务功能。档案数字化仅有助于档案信息管理，档案信息与档案实体没有有机地结合起来。

3.大数据时代企业档案管理面临的新形势

在大数据时代，信息的增长速率和综合体量都较大，档案管理工作由传统的

纸质档案转变成数据档案为主的模式。同时，档案管理工作不仅局限于单纯地保存和掌握档案信息，还需要档案管理人员分析并提炼海量的档案信息，从海量的信息中挖掘具有一定价值的信息和数据[5]。只有对档案信息进行深度挖掘和利用，才能发挥出档案潜在的应用价值。如何将“死”的档案变成“活”的知识，更好地为用户服务，使档案智慧化，我们仍然任重而道远。

二 大数据时代企业档案智慧化的意义

档案智慧化可以将“死”的档案变成“活”的知识，为用户提供更有价值的信息。

传统的数字档案管理仅限于收集档案，并对纸质档案进行电子化，用户可以浏览和下载电子档案。但是对于档案中蕴藏的深层次内容并没有进行有效地利用，没有充分发挥出档案潜在的价值。借助大数据技术，可以对档案信息中蕴含的更深层次的内容进行深度挖掘和资源整合，对档案信息进行有效调动。

例如，将各项目档案中涉及到的专家名字进行深度挖掘，建立专家库，当用户遇到相关问题时可以很快从专家库中查找到该领域可以咨询的专家。又如，将各项目档案中涉及到的实验方法进行资源整合，建立实验库，当用户需要做相关实验时可以直接参考曾经的实验方法和测试数据，前人遇到的问题和经验等可以直接作为参考，大大提高科研生产效率。将各项目档案中涉及到的结构设计、算法、仿真模型等进行深度挖掘整合，建成相应的数据库，在用户遇到相关问题时可以通过搜索关键字的方法直接调出该类档案，相比于传统的数字档案只能通过检索档案标题或案卷号来查找档案，智慧档案能够更高效地服务于用户，为用户提供更精准的信息。

三 档案智慧化的建设策略

大数据时代下企业档案管理模式要依据企业档案管理存在的问题进行升级改良，设计多元化的档案管理模式，构建相应的数据库。利用數据挖掘技术，实现分析数据资源的动态变化、搜索查询具有关联性的内容，从而获取与之相关的档案资源。对收集到的档案数据进行分类、优化、提炼，构建智能化的查询平台。要构建智能化的平台，需要从以下几个方面开展。

1.档案智慧化要在管理模式上进行创新

我们要转变思想观念，从“以档案资源为中心”转变为“以用户需求为中心”，从单纯地收集管理向主动服务模式进行转变。档案工作者不仅要加强管理知识的学习，还要拓展信息化方面的知识，只有不断学习，才能提高思想站位，才能在管理模式上不断创新。

2.档案智慧化要引进新技术

档案智慧化的前提是数字化，数字化建设离不开相关软、硬件的支撑，相关的基础配套设施要齐全，这是档案智慧化的基础，例如扫描仪、计算机系统、服务站等要配套齐全。同时，要引进新的信息技术，例如数据挖掘技术、智能文本技术等，对已经数字化的档案内容进行分类、提取、精炼、汇集，建立不同种类的数据库，采用智能匹配、分析等技术，为搜索者提供个性化服务，这是建立智慧档案平台的基础。

3.档案智慧化要创建联合管理团队

建设智慧档案平台，对档案管理员的知识体系提出了更高的要求。目前，档案管理员大部分都只是档案专业出身，由于知识局限，对信息技术领域的知识懂得很少，无法满足档案智慧化建设工作的需求，所以需要联合计算机专业人员一起共同打造智慧档案平台。

4.档案智慧化要打造智慧化管理平台

建立档案智慧化管理平台，要实现档案数据的长期可读性、安全可靠性，并在海量数据中实现对档案信息的挖掘分析，为用户提供有价值的信息。要将智慧检索与关联识别功能融入到档案平台中，用户可以在档案管理平台上实现智能搜索，智能归档，智能借阅，最大程度实现档案信息的有效利用。

结语

随着大数据在各行各业的普及，整个世界都步入了大数据时代。在档案管理行业，无论企业是处于数字档案管理阶段、计算机辅助档案管理阶段还是传统档案管理阶段，都要紧跟时代步伐，将新技术新思想融入到工作中来，积极开展数字化、智能化等方面的工作。要在管理模式上进行创新，更好地适应时代的变革。借助大数据技术，打造智慧档案管理平台，借助智慧档案的力量，提升企业管理的质量和科研生产效率，扩大企业的竞争优势，为企业的快速发展助力。

参考文献：

[1]丁岳敏，国有企业档案管理工作现状及对策，企业管理。

[2]张荣亮，企业智慧档案服务模式研究，兰台内外，2019.4。

[3]周文泓，庞玲玲，档案管理智慧化的构件与策略，浙江档案，2018/4。

[4]王思婕，协同式智慧档案信息服务模式研究，浙江档案，2019/11。

[5]杨雅楠，杨雅舒，大数据时代档案管理价值研究，工作指导，2020/8总第345期。

作者简介：刘紫秀，1989.2.15，女，汉族，黑龙江省哈尔滨市，研究生，工程师，档案管理