浅谈提升高校档案管理信息化建设的方法

彭彩霞

摘要：高校档案管理是学校管理的重要组成部分，管理工作量大，管理人员负担重。在计算机技术和大数据技术应用发展的今天，可以在档案管理中利用这些技术，不仅可以提高档案管理的工作效率，同时能够减轻工作人员的负担。当前的高校档案管理情况来看，档案管理的信息化建设已经成为档案管理的未来发展趋势，应该不断探索高校档案管理信息化建设的途径，本文主要阐述了高校档案管理信息化建设的意义，重点论述了高校档案管理信息化建设的路径，以期为管理人员提供一些参考。

关键词：高校;档案管理;信息化建设

前言

高校档案管理是高校发展的重要组成部分，不仅可以指导高校今后的发展方向，也能保证高校重要的信息资源的储备。在信息技术发展的背景下，高校档案管理面临新的机遇和挑战，高校档案管理人员应该重视档案管理信息化建设的重要，对内部档案材料进行数字化管理，为高校教育教研工作提供参考，推动高效档案管理项目的数字化的方向发展，并且规避信息化档案管理存在的风险。

1高校的管理信息化建设内容

1.1高校档案信息化的体制设计

高校档案管理信息化建设需要利用信息化技术和互联网技术，并且要改变传统的档案管理模式。从当前的高校档案管理方式来看，传统的管理方式已经不适应时代发展的需求，要结合档案管理的实际情况制定档案管理信息化建设的规划。

1.2高校档案信息化建设的标准设计

在开展高校档案管理信息化建设之前，要明确各类技术标准和操作规范，强化高校档案管理信息化建设的科学性。在高校档案管理信息化建设中的档案信息通过数字化存储，如果高校中各个部门之间的存储标准存在区别，会影响档案管理数据的有效性，不利于各个部门之间的信息交流和共享。为此，在开展高校档案管理信息化建设之前要明确规范数据的标准，保证数据的利用价值。

1.3高校档案管理信息化系统的研发

高校档案管理信息化建设必须结合高校自身的情况和要求制定管理流程，在研发高校档案管理信息化系统之后提高工作效率，并且降低档案管理人员的工作量，控制管理的成本。

1.4高校档案管理信息化人才的培养

高校档案管理信息化建设不仅需要体制和系统的支持，同时要加强对人才的培养。高校应该引进计算机专业人才，不断完善档案管理信息化系统的功能。

2高校档案信息化建设的重要性

高校档案材料主要包括教师的教育教研活动，是广大师生集体的智慧结晶，也能体现高校未来的发展方向，作为重要的原生信息对高校的未来发展意义重大。随着高校规模的扩大，在发展中出现的档案材料逐渐增多，也增加了他管理的工作量。在档案收集整理的过程中会涉及到多个部门和人员，容易出现失误，给管理工作带来负面影响，管理质量很难保障。通过档案管理信息化建设可以减轻工作人员的负担，提高工作效率，确保管理的科学化和规范化。从当前的档案管理情况来看，原来的纸质档案管理实现了数字化管理，导致档案管理的工作环境发生了变化，通过计算机可以降低档案管理的强度和难度，实现对档案的收集、整理和归纳等环节的衔接，促进了档案管理的智能化。此外，档案管理信息化建设还能实现档案材料的共享和在線传输，增强了档案服务的便捷性，提高了档案的利用效率，真正发挥了档案的价值，对推动高校的发展意义重大。

3新时期高校档案管理信息化建设的路径

3.1坚持和计算机技术相结合

第一，档案管理信息化建设需要利用云计算技术，能够实现对大数据的分析，同时成本低和效率高，并且应用范围广。第二，在档案管理信息化建设中利用数据挖掘技术以及电子标签，结合高校发展的实际情况进行数据信息的挖掘，并利用计算机技术对信息进行筛选和使用，为之后资源的管理奠定基础。此外，电子标签从本质上来说是一种芯片，可以实现对档案资源的自动化管理，并且将档案信息自动的存储，加快档案的读取和存储速度。

3.2加强档案信息平台的建设

第一，在高校档案信息管理平台建设中，确保档案管理系统和档案自动化系统的衔接，保证各个部门都能有效的利用档案，能够实现在线的传输和利用。第二，加大对档案信息服务平台的建设，及时的更新档案管理内容，不断提高服务能力和水平，为全校的师生提供电话咨询和网络共享等档案服务。利用信息化管理平台加强对档案信息库存的完善，不断更新数据积资源，提高档案管理的利用效率。第三，加快档案资源网络共享建设工作，争取和其他的科研单位和企业合作，能够建立完善的档案资源信息共享平台，充分挖掘大管理的重要价值，实现档案资源的共享。

3.3建立统一的信息管理体系

第一，建立统一的信息管理体系需要高校自身的努力，同时也应该联合其他的高校实现信息的共享，建立完善的档案管理数据库，高校师生可以建立自己的账号，随时查阅需要利用的信息资源。第二，为提高档案管理的效率，加强对信息人才的培养，可以完善人才招聘录用制度，吸引更多优秀的人才参与到档案管理中，改变传统的大管理理念和传统的管理手段，提高档案管理工作人员的积极性和热情。第三，高校档案管理部门应该加强和其他部门之间的沟通与合作，让高校师生了解档案管理信息化建设的重要性，引导树立信息化的意识，通过加强各部门之间的沟通与协作实现相关资源的共享，体现档案的价值。

3.4完善档案信息资源管理标准

在高校档案管理信息化建设中，要紧跟国家大信息建设的标准和规定制定。建立本校园的档案信息管理系统，结合其他学校的管理系统实行有效的对接，确保管理部门能够有效的利用各类档案数据，实现全校信息化的资源网络管理，提高档案管理的效率。档案管理信息化系统建设中，可以设置不同使用者的权限，保证档案管理的安全性，避免出现泄露的问题，保障数字档案的安全性。

3.5提升数字档案信息的安全性

在高校档案管理信息化建设中的数字档案安全也是需要重视的问题。一从当前的高校档案使用情况来看，档案使用者更加重视便捷性，但是不重视安全性建设，针对管理人员来说，要完善信息安全技术水平，不仅要掌握熟练的现代化计算机技术，同时还应该做好档案安全管理工作，确保管理的科学性和规范性，避免出现安全问题。此外，强对黑客技术和计算机病毒的防范，不仅需要信息管理平台发挥应有的作用，同时也应该制定完善的管理机制，引导管理人员和使用者树立安全意识，避免出现人为的失误，通过设置多重密码和进行系统备份等方式来提高档案管理安全性。

3.6做好档案信息服务评价工作

档案管理信息化建设中的服务水平也很关键，能够确保管理的信息化，为此，应该建立标准化和规范化的服务评价体系。第一，明确服务的标准，规定服务的权限和内容。第二，保证档案服务流程的科学化和规范化，确保使用的安全性。第三，制定完善的档案服务管理制度，并且将服务管理制度有效落实，提高档案服务的质量。第四，促进高校党员信息化服务的及时细化高效性，满足师生的需求。第五，建立客观和标准的评价体系，可以采用满意度评价体系，提高档案管理的效率。

3.7培养专业的大信息管理人才

通过高校档案管理信息化建设，需要加强对管理人才和信息人才的培养，不仅应该具备专业的档案管理知识，同时还应该涨掌握计算机的操作技能，能够定期维护计算机系统，定期对高校档案中的数据信息进行处理和分析，不断提高档案管理的水平。此外，给管理人员提供培训和学习的机会，可采取技术培训，提高管理人才的专业性，更好的适应专业岗位发展的需求。也可以制定考核奖励机制，给优秀的工作人员适当的奖励，调动工作的积极性，发挥管理人员的潜能，提高档案管理信息化建设的质量。

4结束语

计算机技术和网络技术应用在各行各业，推动了社会的发展和经济的进步。在高校档案管理中，可以利用计算机技术和网络技术的优越性，促进高校档案管理工作的信息化建设，提高工作效率的同时减轻管理人员的工作负担，为全校师生提供满意的档案管理，正发挥档案资源的利用价值。

参考文献：

[1]王红.基于大數据的高校档案管理信息化建设路径分析[J].办公室业务，2019.

[2]许德斌.“互联网+”背景下高校档案信息化建设路径研究[J].山东农业工程学院学报，2019.