档案管理发展中电子档案的现状与分析

罗尚科

摘要：为了档案管理能够实现信息化建设，就要将电子档案管理应用其中，这样才能让档案管理发挥真正的作用。因此，文章根据电子档案管理的特点，对管理过程中存在的问题进行分析，并提出改进措施，实现档案管理的信息化建设。

关键词：档案管理;电子档案;现状

1电子档案管理概述

1.1电子档案管理的特点

（1）电子档案是将信息与载体分离，并以数字信息的方式存在，它不像纸质档案一样呈实体状态，但它可以在不同载体间自由切换。（2）电子档案对计算机有着一定的依赖性，一般情况下，电子文件都是通过计算机来读取和识别数字代码，它需要依靠计算机来保证文件的可读与保管性。（3）电子档案具有快捷、共享性，它能利用计算机来实现信息的多方位组合，然后通过压缩技术来增大储存量，并根据不同需求进行信息分类，让一份档案可以在不同的地方被不同的人使用，既而增加它的使用价值。（4）电子档案的保管条件不高，它的信息内容和形式都较为独立，这一特点增加了电子档案的可操作性，使得所有数据可以实时进行修改和更新。同时，对于环境要求也比较低，但将纸质档案转为电子档案时，其真实性无法得到有效保障。

1.2电子档案管理的优势

（1）电子档案管理可以提高整个档案管理工作的效率;传统的纸质档案管理其工作量非常大，且任务繁重，它需要大量的人力和物力，而电子档案就能简化部分流程，管理人员只需在计算机上直接进行操作就能代替传统纸质档案的烦琐，这不仅节约了时间和人力，还提高了档案管理的准确性。（2）电子档案管理可以实现信息的共享;传统的纸质档案管理不僅任务重，且在工作中会受到外界不同因素的影响使得档案管理工作停滞不前，既而无法实现档案共享。而电子档案管理就能利用信息化手段，让索引更加灵活，并根据不同要求对信息进行分类、过滤等，使得档案能够充分交流和共享。

2档案管理中发展电子档案的不足之处

2.1缺乏高素质电子档案管理队伍

专业素质过硬、资质能力过强的电子档案管理队伍，始终是确保电子档案工作流程得以准确贯彻与落实的根本保障。但是结合实际情况来看，档案管理人员在电子档案管理意识方面表现较为匮乏，对于电子档案的管理技能以及相关知识缺乏高度掌握，导致在进行电子档案归档以及相关处理的过程中容易出现安全隐患问题。再加上部分人员对于电子档案安全管理工作以及质量管理工作缺乏高度重视，档案资料在管理过程中容易受到不良因素的干扰影响，而出现资料数据缺失以及遗漏的问题。

2.2档案管理方法不合理

目前，档案管理人员的年龄都比较大，他们的技术水平也不高，一些管理人员甚至不会使用电子档案管理，这就导致档案管理出现“非法操作”，促使网络系统崩溃。此外，每个行业都有属于自己的档案管理流程和规则，这就给后续档案管理带来了一定难度，以上都是影响电子档案发展的重要因素。

2.3档案管理人员意识薄弱

在档案管理中，由于单位没有对档案管理人员进行严格的管理，久而久之导致工作人员管理意识薄弱，不能按照工作要求圆满完成任务，对工作热情不高。甚至有的档案管理人员安全意识不强，不注意档案信息的安全，随意向外人泄露档案信息，不利于档案管理工作的安全性。

2.4档案管理信息化不完善

每一份档案都需要有大量的信息数据登记，长此以往就会出现大量纸质档案，需要不断整理、归置，并占用大量空间。相对于电子档案，传统纸质档案管理模式存在很多不便之处。随着科技的不断发展，电子档案管理模式逐渐成为新兴的档案管理方式，被社会所认可，但是由于一些单位领导人员没有充分认识档案管理工作的重要性，导致档案管理信息化建设不完善，工作效率仍然较低。

3档案管理中发展电子档案的具体措施

3.1实现对管理制度的优化

对于电子档案管理工作的开展来看，它是满足核算工作信息资料应用真实性的保障性工作，并且也是工作开展的基础性内容，因此在基本工作运行时，无论是企业还是政府机关事业单位的领导都要时刻认清该工作开展的意义，更要通过加强对该工作的建设来满足对所有应用制度的优化，以此才能保证在信息数据流转时，可以通过监督与管理工作的落实来强调数据保管的重要性。同时，在借阅与销毁制度的建设上，也要由专人进行负责管理，这样才能有效规避数据丢失或数据损毁问题的发生。在进行电子档案管理过程中，无法实现对内容的约束，进而就需要依据现行制度要求来实现对档案管理制度的优化，并通过一系列加强工作的开展来规避不良问题的出现，这样才能保证通过电子档案管理工作的落实来确保企事业单位的长期发展目标得以实现。

3.2开展电子档案管理信息化建设

随着社会经济的发展、科技水平的提高，电子档案管理模式逐渐被社会所认可。在这样的背景下，档案管理也应积极与时俱进，加大经济投入，积极开展电子档案信息化建设，升级软硬件设备，将重要的档案数据信息加以备份，保证软硬件设施设备健康稳定运行。按照档案管理相关政策和制度不断提高档案管理水平，建设高质量、高水平的档案运行系统，不断提高档案的完整性和安全性。

3.3对档案进行无纸化保存

无纸化是进行档案管理电子化与现代化的前提。传统的纸质档案模式在进行档案资料的保存时会占用很多空间，并且成本也很高，需要专门的密闭保存空间，而现代化的档案管理模式采用全新的电子载体，将过去纸质化的档案信息以及新的档案信息都转化为电子档案，通过数字化的形式解析保存。

3.4优化电子档案管理服务

（1）档案管理人员要将多媒体、信息、光盘制作等技术相结合，并坚持快捷、个性的服务宗旨，使得电子资源能够在安全的基础上实现共享。（2）要建立在线档案服务平台，为用户提供优质的在线咨询服务，严格规范网络平台，积极处理管理纠纷，加强对电子档案的质量检查工作。（3）档案管理人员要拓宽自己的知识面，互相交流和学习新技术，既而为用户提供高品质的服务，有效提升档案管理的社会与经济效益。

3.5做好高素质人才培养工作

为进一步提高档案资料管理工作水平，档案资料管理工作人员应该坚持按照档案管理规范要求，对档案管理工作内容进行统筹规划与合理落实。与此同时，主体单位方面应该加强对档案管理人才的引进与培训，以便全方位提高档案人员的素质水平。必要时也可以开展定期培训活动，进一步深化对档案管理人员资质能力以及数字化技术应用能力的培养力度。

结语

综上所述，为了切实提高档案管理工作的效率，优化电子档案管理方式，我国政府相关部门应加大监管力度，在全国范围内统筹电子档案管理系统，规范电子档案建档和查询标准，开展电子档案管理信息化建设，让档案从纸质化管理向数字化管理转变，以促进电子档案管理健康、稳定、可持续发展。

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