医院药品采购内控管理研究

马丽莉

摘要：医院向大众提供公共服务，有一定的社会性，医院也需要靠自身的经营和管理，来实现医院的自身价值和社会价值。药品作为医院经营的重要部分，同时影响着最终的医疗效果。本文对医院药品采购内部控制管理进行研究。

关键词：医院;药品采购;内控管理

由于医院管理机构、管理模式和采购人员水平等各方面存在一定问题，使得医院在药品采购相关业务存在疏漏，比如关于药品采购的相关业务流程设计不太合理，导致贪污腐败事件频发，或者由于监管不当，造成采购回来的药品存在质量问题，威胁患者的健康等等。这也相当于是给医院管理者的警示，这都代表着医院药品采购内部控制的缺乏。所以，对于医院来说，药品采购内部控制的完善是急切而紧迫的。医院要加强对药品采购业务的监督与管理，做到杜绝药品采购流程上的所有疏漏和腐败行为，规范药品采购各个环节的流程控制，建立完善且高效的药品采购内部控制机制。

下面针对医院药品采购内部控制存在的不足，提出相应的改进措施及优化建议：

1、优化内部控制环境

首先，医院应设立药事管理委员会办公室，对药品采购全流程进行监督。完善药事管理委员会的人员结构，扩充药事管理委员会的人员规模，药事委员会应包括采购部门、财务部门、药房药库、科室医师和技术人员等在内，充分表达各个层面的需求。另外，医院应制定严格有效的内部控制制度，并发放给各个员工，使他们了解各个步骤的具体工作流程，并要求采购人员严格按照制度规范进行药品采购工作。这样才能保证药品采购工作的规范性。其次，在 医院药品采购中，采购人员的能力和素质关系到药品采购的效果，所以要格外重视采购人员队伍的高质量建设。 医院应加强人事管理，谨慎对待通过人际关系进来的员工，对于缺乏能力者及时辞退。药剂师资格证应作为采购人员选拔的依据，及时淘汰缺乏采购能力的人员，重构 医院药品采购人员结构，形成高質量高水平的采购人员规模。同时，在员工入职以后要定期对员工进行培训和考核，使他们及时巩固和更新知识，详细了解目前国家政策和药品市场情况。除此之外，药品采购流程中的各个职位的权责划分要清晰明确，便于药品采购的顺利进行和事后的检查监督。最后，医院要想立足于医疗市场，与公立医院所抗衡，必须要建立独特的企业文化。企业文化最能体现一个企业的整体形象，对医院的的发展起着不可替代的作用。作为医院，在管理方式和管理模式上有相对的自由，管理者可以根据情况发展适合自身发展的企业文化。对于 医院来说，其规模比不上公立医院，又缺少政府支持，所以 医院的发展要依靠自身建立独特的企业文化，形成特色医院，医院应更多的关注患者，把工作重心放在患者身上，为患者提供安全舒适的医疗服务，建设成令患者满意的服务型医院，提升医院品牌形象。

2、健全风险评估体系

风险评估要做到高质高效，就必须各部门同心协力，共同配合才能完成。 医院药品采购必须要重视风险评估体系的设立，设立风险管理部门，只有加强风险管理，关注内外部环境的变化，及时对风险进行识别、分析和应对，以此避免由于药品采购问题致使医院资金出现经营问题。具体方法为：设立详细而具体的药品采购目标，使医院的药品采购活动有合理清晰的依据，确保药品采购风险处于医院期望限度内;然后，结合药品采购目标对药品采购风险进行识别，及时预测潜在的风险;接着，对风险进行评价，看看风险的大小是否在医院可接受的范围内，这样可以对所要面对的风险有一个初步预估，并且可以对这些风险进行管理;最后，根据风险的本质，综合考虑此次风险将会发生的成本和产生的效益，选择合适的风险应对措施。

为了规范医院采购工作流程，更好地保障临床科室的需要和医院日常工作的顺利开展，使采购工作更科学、流程更规范、效率更高效、质量更优质、成本更低廉，特制定本流程：

（1）采购分类

药品包括：西药（包括针剂、片剂、大液体和中成药）和中药（指中草药）;医疗器械包括：医生用的医用工具（如：手术刀柄和刀片、体温计、血压计等）和治疗器械（如：超声雾化器等）;医用耗材包括：化验试剂、CT胶片和植入人体内的并单独计费耗材（如：T型节育器等）;卫生材料是指需要消毒灭菌的一次性耗材（如：一次性棉球、一次性输液器、各类手术包）。

（2）各部门职责

采购流程涉及主管部门、财务部门、采购部门和仓储部门。

1）主管部门负责药品采购的申请审核、库存药品的质量（有权确定采购药品的生产厂家，但不能指定供应商）和库存药品出库的审批。固定资产、办公用品、卫生被服的主管部门是行政人事部;医疗器械、医用耗材的主管部门是设备科;卫生材料的主管部门是护理部、药品的主管部门是药剂科。

2）财务部门负责固定资产和库存药品采购的申请审核、库存药品的出入库的汇总审核、固定资产和库存药品的总账、固定资产和库存药品的报销审核，库存药品的监督和定期监盘。

3）加强内部控制的执行

药品采购内部控制活动体现在各个流程的控制上。为了更好地进行药品采购业务，减少药品采购相关成本，增加药品使用的有效性和维持医院各科室的正常需求。 医院应进一步加强和完善药品采购内部控制活动。加强内部控制活动执行的基础是完善医院的采购制度，首先，药品采购制度的制定要符合国家法律法规的要求，要严格遵守《中华人民共和国药品监督管理法》及实施细则的要求。其次，药品采购制度要全面而具体，涵盖药品采购流程的各个方面。最后，药品采购制度的设计要高效具体，便于日常工作和采购人员的理解。同时，要加强惩罚机制的建设，用以严格规范采购人员的行为。除了正常药品的采购制度的制定外，医院还要详细制定关于特殊药品和新药的采购申请制度和流程，从源头上严格对进入医院的所有药品进行把关，规范医院员工药品采购申请及后续工作的行为。药事管理委员会或者采购部门在收到各科室提交上来的药品采购申请后，要认真审核是否存在新进药品的采购计划，对于新药品的采购，最好根据国家相关规定对药品供应商和药品都进行审核和相关检测，确保药品的安全性和有效性。

对于药品的采购计划的制定。药房应该根据具体情况设置药品库存上、下限，并根据药品的消耗量对上、下限进行修正，并根据药品上、下限生成采购计划。还可以根据药品的需求量和对医院的贡献度来对药品进行分类，主要分为 A、B、C 三类，在实际工作中，把用量大的药品归为 A 类，其采购周期应该尽量缩短;把用量正常的药品归为 B 类，其采购周期应设定为一个月左右;把用量较少的药品归为 C 类，这种药品可以适当延长采购周期。在 医院药品采购时，要对药品采购的过程进行监控，使医院采购人员的行为更加透明和规范。在与供应商接触协商药品采购相关事宜时，应确保至少两名药品采购人员在场，严禁采购人员单独私底下与与供应商沟通，并且明确界定采购人员的责任与义务，设立相应的惩罚机制，防止舞弊事件的发生。最后，在选择供应商之前要认真审核供应商的资质证书，药品合格证等信息。并对供应商进行统一编码，建立供货商情况登记表，对供货商信息进行管理，完善供货商的选拔制度和评分标准，将药品质量和供应商口碑列入评分指标中。

在药品验收环节，医院应设立严格的药品验收管理制度，配备专门的药品验收人员，并对验收工作进行监督。验收人员要严格按照药品采购计划单和送货单对药品进行复核，同时，仔细核对所验收药品的名称、规格、数量、批号、有效期、厂家等。拒收不合格药品并及时向上级反映，按照规定进行相关处理。对于验收合格的药品，验收人员应制作移交清单，并交给财务部做相关账务处理。对于不合格药品，要上报给采购部门和药事委员会，防止以后再次采买此类药品。甚至停止与供应商的合作。验收清单应设置备注选项，以记录特殊情况。

（4）完善信息与沟通系统

在 医院的信息传递与沟通过程中，应设立合理的组织结构层级或者精简其药品采购相关的审核工作流程。避免管理层级较多而造成的信息传递失真等情况。此外，医院需要完善其网络信息系统，增加其 HIS 系统的药品管理模塊，使药品管理工作更细化和精准。或者建立一个专门的药品信息系统，比如 CIS 临床信息系统、EMR 电子病历系统等。医院信息系统将药事委员会或采购部门、药库、各科室和药房、财务科之间的药品信息进行联网。同时，医院要加强对药品采购人员的培训，使他们能熟练使用医院的电子信息系统，详细了解其中各个模块的作用和具体内容。这样药品的所有信息都能在系统中直观地反映出来，这在一定程度上也减少了采购部门的工作和沟通，采购计划也有了更为准确的依据。各科室也可以根据药库中各种药物的剩余来对药品进行销售。财务人员也可以根据药品信息来监督药品的使用。

（5）完善内部监督机制

医院在原有的药事管理委员会的基础上，使药事管理委员会机构常设化，并且完善药事委员会的职责和权限。同时，注意药品采购各个岗位之间的关系，对有关联的岗位进行内部牵制，防止个人权利过大。针对不相容岗位，制定一定的限制措施，分离二者之间的联系。从药品采购最初的申请工作到最后的账务处理工作，都要有一定的审核机制，没有限制会使人的欲望膨胀，产生不好的念头。比如，在最初的药品采购申请工作，在医院医师和药房人员递交采购申请时，要经上级主管复核，在确认没有不正常申请后才可以递交采购部门;采购部门制定计划要结合库存情况和医院资金状况，并提交上级部门和财务部审核并监督;在实际采购时，药事管理委员会严格按照规定对采购人员进行监督，确保与供应商协商时至少有两名工作人员在场;在验收入库时，除了药库人员要在场外，还要有相关的监督人员在场;付款流程要经过审核之后方可进行账务处理。

参考文献;

[1]陈依. A公立医院药品采购内部控制研究[D]. 南华大学，2019.

[2]潘晨燕. 医改背景下医院药品采购环节内部控制研究[J]. 财经界，2019（8）：2.