数字时代创新医院档案数据管理路径研究

王晓亮

摘要：加强医院档案数据管理是构建现代医院管理制度、服务“创城”建设的重要举措。我国进入数字化时代，医院档案管理工作由传统的实体管理走向数据管理，档案利用由实体传递向信息化传递转移。然而基于各种因素的制约，医院档案数据管理工作还存在不少问题，因此本文结合多年工作实践，以数字时代医院档案数据管理的特征作为切入点，分析数字时代医院档案数据管理工作的现状，最后立足于数字时代背景详细论述创新医院档案数据管理的路径，以此推动医院档案管理工作的高质量发展。

关键词：数字时代;档案信息化;数据管理;医院;创新

引言

医院档案不仅包括各种医院文件、会计凭证以及科研项目等资料，而且还包括医院历史发展历程等相关文献，是反映医院综合实力的重要指标。实践证明加强医院档案管理工作至关重要，加强医院档案管理工作不仅是准确反映医院文化内涵的重要手段，也是当前“创城”工作要求的必要举措。我国进入数字时代，大数据对于医院档案管理工作的显著影响就是由传统的纸质档案管理转变为电子档案管理、由传统的实体管理向数据管理转变，档案数据管理成为当前医院档案管理的核心要素。因此如何立足于数字时代的发展趋势不断创新医院档案数据管理路径成为医院档案从业人员所必须要思考并急需解决的问题。

一、数字时代医院档案数据管理的特点

2019年国家档案局公布《基于非关系型数据库的档案数据存储规范（征求意见稿）》提出档案数据包括电子档案的内容数据、传统载体档案数字化副本的内容数据以及两者的元数据。大数据技术催生了电子档案，数据是电子档案的核心要素。不同于传统的档案管理方式，电子档案管理的重点内容就是要做好档案数据的安全管理。实践证明大数据时代的到来，对于医院档案数据管理工作产生了巨大冲击，改变了档案数据管理工作格局，形成了数字时代医院档案数据管理工作的新特征，具体表现为以下方面：一是医院档案数据收集途径的不断拓宽。传统的医院档案数据需要档案管理人员通过调取资质档案资料获得，档案数据的收集效率比较慢。而在大数据技术的支撑下，医院档案数据信息的获取手段更加便捷，档案数据的收集渠道更加广泛。例如在现代信息扫描技术支持下，档案管理人员只需要将相关档案扫描后，数据就会自动保存到档案管理信息系统中，有效提升了档案数据信息的收集效率;二是医院档案数据存储的虚拟化。在大数据技术的推动下，医院实现了档案信息化模式。档案信息储存是档案管理工作的重要内容，传统的档案信息储存主要是以纸质档案为载体，其容易受环境、人为操作等因素的影响而出现档案破损、信息登记不全等问题。而数字时代环境下的档案信息化实现了档案数据储存的虚拟化，通过借助大数据平台对海量的档案信息进行分布时储存，这样不仅可以避免因档案室硬件环境差导致的档案信息破损的现象，而且还可以实现档案信息资源的共享，达到长期可靠保存的效果;三是档案数据信息的利用率显著提升。基于档案信息化的发展，医院档案数据检索会更加便捷，这样无疑会提升档案数据的利用率。例如在档案信息化背景下，医院档案信息利用者可以直接通过档案信息平台检索相应的档案信息，不受地域、时间的限制，从而大大提高了医院档案的利用率。

二、数字时代医院档案数据管理现状

进入数字时代，医院档案管理工作取得巨大成效，尤其是在“创城”建设的关键时期，医院采取了系列举措推动了档案数据管理工作的发展。但是对照档案管理工作标准要求，医院档案数据管理工作还存在不少问题：

1. 医院档案数据管理模式单一，管理技术落后

医院档案数据管理工作必须要结合数据时代的特点，围绕大数据技术发展趋势而不断优化档案数据管理模式。但是通过深入調查发现医院在档案数据管理上仍然存在模式单一、档案数据管理技术滞后的问题：一是医院在档案数据管理上仍然采取被动式的档案数据管理模式，缺乏对档案数据的事前管理。例如医院在档案数据信息的采集时，将重点放在了对档案历史价值的分析上，缺乏对医院档案数据的真实性评估，结果导致医院档案数据信息的整体质量不高。而导致上述问题的根源就是由于医院档案数据管理模式相对单一，没有有效结合外部环境的变化而主动调整档案数据管理模式;二是医院档案数据管理技术滞后，缺乏对新技术的有效应用。虽然在“创城”背景下，医院档案信息化技术得到快速发展，但是通过实践分析，医院档案数据管理技术仍然滞后于电子档案建设的要求。例如在基层医院档案数据管理的工具主要是扫描仪器、计算机等设备，而大数据共享技术、云计算、5G技术等在档案数据管理中的应用还不成熟，导致医院档案数据管理工作未能体现出信息化功能。

2. 医院档案数据管理平台建设滞后，数据信息面临安全问题

数字时代最显著的特点就是实现了医院档案数据的信息化管理，而构建高标准的档案信息化系统是医院档案管理工作的关键。通过分析目前医院在档案数据信息化管理建设上存在诸多问题：一是医院建立的档案信息化平台系统未能达标，不能满足档案数据信息化管理的要求。目前医院受限于资金、技术等诸多方面的影响，医院构建的档案信息化系统存在硬件设施不达标的问题。例如医院的计算机存在性能不完善、设备老化的问题，影响医院档案数据信息管理的质量，甚至会因为计算机设备出现机械故障而导致档案信息丢失;二是医院档案数据管理面临安全问题。虽然档案信息化加快了医院档案管理的工作效率，但是其却存在较大的安全问题。例如网络黑客可能会侵入医院档案管理系统，窃取或者故意破坏医院档案管理数据。另外档案管理人员的不规范操作也是影响档案数据安全管理的重要因素。

3. 医院档案数据利用率有待提升，共享性较差

数字时代医院档案数据管理的最突出特征就是提升档案数据的利用率，实现资源共享。但是医院在档案数据管理过程中面临数据信息利用率不高、共享性差的问题：一是医院档案数据存在重采集轻利用的现象，导致利用率不高。医院档案管理人员在档案数据管理上往往重视档案数据的采集工作，而缺乏对档案数据信息的有效利用管理。例如档案管理人员在数据管理上往往是以档案管理人员的视角收集档案信息，例如侧重医院的人事档案信息、创城档案信息，而缺乏对广大职工实际需求的考虑，结果导致档案数据信息的利用率不高;二是医院档案数据的共享性不高，诸多档案信息未被有效利用。例如医院档案管理部门出于保护档案信息的视角对档案信息进行加密处理，结果导致诸多对外开放的档案信息被限定使用权限，导致医院档案信息共享不到位。

4. 医院档案管理理念落后，专业人才匮乏

管理理念落后、专业人才匮乏是当前制约医院档案数据管理的重要瓶颈之一：一方面在数字时代环境下要求档案管理人员必须要树立创新意识、大数据意识，但是目前医院档案管理人员的工作理念仍然停留在传统的人工操作的思维模式中，缺乏先进档案管理理念，尤其是在利用大数据技术方面存在积极性不高的现象;另一方面医院档案管理人员的专业素养不高，专业人才匮乏现象突出。基于大数据技术的发展，要求医院档案管理人员不仅要掌握扎实的档案管理知识，而且还要具备熟练的计算机操作技能、数据统计技能等能力。但是通过分析目前医院从事档案管理工作的人员普遍存在计算机操作技能不过关的问题，不能在档案数据管理中灵活应用档案信息系统，制约医院档案数据管理工作效率。另外档案管理人员安全意识淡薄问题较为突出，没有充分意识到档案数据安全管理的重要性，结果导致在工作中没有严格按照规范要求操作档案管理信息系统。

三、数字时代创新医院档案数据管理的路径

基于制约医院档案数据管理工作的困境，结合数字时代发展特征，医院必须要从以下路径入手创新医院档案数据管理工作。

1.创新医院档案数据管理模式，积极采取先进技术

创新医院档案数据管理模式至关重要，结合多年实践经验，创新档案数据管理模式主要从以下几个方面着手：一是医院要建立多元化的档案数据管理模式。针对传统单一档案数据管理所存在的弊端，医院要从实际工作入手，围绕提升档案数据资源利用率的角度创新档案数据管理模式。例如基于大数据技术的发展，医院要依托大数据技术对档案数据进行全过程、全方面的管理，保证档案数据能够及时得到更新，并且按照档案信息的类别进行缺区分;二是要建立完善的档案数据管理制度，医院的档案数据管理制度主要表现在收集档案信息和数据资料、档案信息和数据的整理以及档案服务等，确保档案信息和数据资料的规范性，彰显医院档案资料的使用价值;三是要积极采取先进的档案管理技术。数据库是医院档案数据保存的基础，也是影响医院档案信息安全的重要组成部分。因此基于大数据技术的发展，医院要加强档案数据库的建设，采取分布式NoSQL型数据库+档案数据。分布式非关系型NoSQL数据库具有抗单点故障能力和动态伸缩性特点，通过采取此种技术不仅可以弥补传统数据库所存在的检索速度慢的特点，而且还可以有效解决横向扩展差的问题，实现档案数据由“资源”向“资产”转变。

2.优化医院档案数据管理系统，加强档案数据的安全管理

医院要结合档案数据管理的新要求不断优化档案数据管理系统，以此避免发生档案数据安全问题：一是医院要围绕医院档案数据管理的要求科学设计档案管理系统，提升档案管理系统的性能。构建共享平台是医院档案管理发展的主要趋势，为了保证医院档案数据的安全，医院在搭建档案信息平台时要接入两条数据线，分别接入互联网与内网，实现差异化的管理。与此同时医院还要加强对档案数据库的安全管理，防止数据库出现被侵入等安全事故;二是医院要完善基础设施建设，做好档案数据的安全管理工作。基础设施是保障医院档案数据信息安全的关键。一方面医院要加强资金投入，及时更新与完善医院档案管理设备，提升医院档案管理系统的运行速度。另一方面要不断完善系统功能，加强数据资料管理。管理人员应对数字化管理系统进行定期的全面检查，在引进数字化技术时，则要做到全面维护，确保医院档案信息化管理系统运作系统整体良好。

3. 提高医院档案数据利用率，实现档案数据共享

大数据技术催生了电子档案的发展，而电子档案的出现无疑提高了档案的利用率。因此为了提高医院档案的利用率需要从以下方面入手，一是医院档案管理部门要创新电子档案的管理模式，为用户搭建便捷的服务平台。例如传统的电子档案需要用户到医院档案室查询，严重影响了档案数据的利用率。为此医院要及时引进网络技术，开展对外服务功能，让用户可以在科室内就可以查询相应的档案信息;另一方面医院档案管理人员要注重与档案信息需求者加强互动，及时根据用户的需求开展针对性服务。确保提供的个性化服务能够得到及时响应，从而进一步改进个性化服务内容。例如医院档案管理人员在为用户提供服务时，需要结合不同用户的需求提供差异化的服务。比如对于党政档案信息，尤其是人事档案信息要求医院档案管理部门要做好保密工作，避免用户随意浏览。而对于业务技术类的档案信息则可以提高其使用价值。另外医院还要进一步提升档案数据的共享程度，尽可能利用大数据技术实现医院档案数据的全公开化，以此服务医院工作者。

4.引进先进档案管理理念，提升档案管理人员专业技能

为了提升医院档案数据管理工作，医院要将档案管理工作重点放在工作理念的转变上：一是医院要围绕大数据时代的发展理念，本着档案安全管理的要求，做好系列工作。例如基于创城建设的深入推进，医院要将数字化理念融入到档案管理工作中，形成常态化的档案数据管理体系;二是要加强教育培训，提升医院档案数据管理人员的专业技能。基于大数据技术的发展，尤其是在“创城”背景下医院档案人员必须要具有复合型专业技能，因此基层医院要以“创城”建设工作为契机，加强教育提升档案管理人员的专业技能，尤其是要形成系统的岗位培训机制，定期组织档案管理人员到先进的医院或者单位开展学习，学习他们的经验做法，以此将其应用到本医院的档案管理工作中;三是要加强宣传引导，在医院内部形成浓厚的档案管理工作氛围。医院档案数据管理工作需要所有人员的参与，为此医院要加强宣传，让工作人员积极参与到医院档案的收集整理工作中，以此形成高质量的档案数据信息资源体系。

结束语

总之，大数据技术对医院档案数据管理工作提出了更高要求，要求医院要结合数字时代发展趋势不断创新档案数据管理路径，以此推动档案管理模式的纵深发展，满足医院的发展所需，提高医院的档案管理质量，为人民群众带来更优质的服务。

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