档案云管理在实际工作中的效力与展望

丁玉华

摘要：随着互联网技术的不断发展，云计算已经运用到生成生活中的方方面面，运用云计算管理档案能提高工作效率降低成本。本文通过研究档案云管理在实际工作中的效力与展望，来分析档案云管理的益处，寻找未来档案云管理的发展方向。

关键词：档案云管理;云计算;效力与展望

引言

传统档案管理档案以手工操作为主，因其易发生损坏和丢失的情况所以对保存环境要求较高。现如今，传统的档案管理模式已无法满足现在社会需求，信息技术对传统档案管理进行创新，利用云计算、云存储和云检索对档案进行科学管理，云管理将是档案管理发展的必然趋势。

1档案云管理在实际工作中的效力

1.1档案管理成本降低

为了使档案管理的效率更高、成本更低，档案云管理服务为使用者设计了十分便捷的操作流程。使用者只需输入个人基本信息就可以将自己的档案信息存储到云端当中，如果使用者给系统开放相应权限，其档案信息就会被系统自动保存并上传云端当中，若使用者有其它的管理服务需求，档案云管理服务还可以为使用者提供专属定制服务，定制服务的整个操作过程同样简单易懂，以上这些服务可以在任意的电子设备上使用。档案云管理成本较低的另一个原因是其不需安装任何软件和硬件，软件和硬件在前期的运行中会产生大量费用，而正是由于其不需要安装长时效保存的信息系统，所以不用定期维修和更换软件和硬件，又节省了一大笔更换和维修的成本。使用者在云管理上购买额外的存储空间会有相应的费用，不同时间的云管理平台使用费用不同，档案云管理的部分服务需要付费，使用者只需付少量费用就能使用付费资源。从源头上节约成本，使用者也可以通过提前计算档案云管理服务的使用费用从而减少档案管理的相应费用支出。

1.2档案管理工作更加便捷

档案云管理为了让使用者的操作更加便捷将服务为三类，分别是公有云、私有云和混合云。这三类云管理平台可以满足不同使用者的多元化需求。第一，公有云是面向社会的第三方云服务系统，所有人都可以通过网络使用公有云;第二，私有云是提供专属服务的云系统，是针对某位客户或某个群体定制的云服务系统，通常为企业内部提供私有云服务;第三，混合云是前面二者的结合体，与私有云和公有云相比，混合云更便于开展档案管理服务工作。混合云是由第三方提供的服务，可以让公司内部人员和外部人员共同使用，通常是为相互合作的公司提供服务。这三类服务满足了不同客户的档案管理需求，且操作十分快捷。档案云管理服务还可以快速通过系统对纸质文档进行大量识别，工作人员只需要拍下档案信息然后上传即可，其操作过程十分便捷，为档案管理工作节约了大量时间和成本[1]。另外，档案云管理能识别照片，并将照片数据实时传输到云端当中，节约了工作人员大量的时间成本，也避免了像纸质档案出现损坏或丢失的可能。云系统能够把大量的计算任务平均分配给服务器，减少每台服务器的计算量，而且云技术有很强大的计算能力，多台服务器同时运行节约了大量的时间，提高了服务效率，在短时间内使用者能够处理大量档案信息，迅速完成工作。

1.3档案管理内容更加全面

传统的档案管理手段无法满足档案信息的增长速度和整合共享资源所带来的储存需求。传统纸张文件资料的形成过程十分缓慢，将其进行存储需要大量的人力资源、物力资源和时间成本。通过对档案管理不断的研究开发，文件云管理的存储功能得到了提高，文件管理更加电子化、便利化。档案云管理系统可以更快更好的存储更加完整的档案信息，例如来自学校立校的档案信息、来自个人用户出生的档案信息等更完整的信息，只要信息上传到云盘上，用户就可以随时随地浏览。此外，储存海量的档案信息能够充实档案管理的云端内容，而且为方便信息共享同一文件信息可以同时接受不同使用者的访问请求。

1.4档案管理可实时管理和远程管理

不同于传统档案管理受地理位置和时间的限制，档案云管理的信息资源具有流动性，不会被时间或地点所固定，做到了实时管理，用户只需要网络就可以进行操作。用户的各种照片和视频都可以通过档案云管理系统进行实时传输，用户还可以随时随地查找到想要的信息。远程管理是档案云管理的特点之一，用户可以在线上对远处的电子设备进行档案管理，无论距离多远都能操作。

2档案云管理在实际工作中的展望

2.1規划档案全面云管理

档案管理部门一般是由组织部、人事部和档案部三者构成。档案云管理把所有档案信息资源通过网络转化到云端，把各个部门的档案联系在一起进行信息共享，对于机密档案则会进行加密处理，这样能够更好更安全地推动信息共享，更方便地使用数据资源，使档案管理更科学，系统运行更高效。规划档案全面云管理就要推动档案智能化管理，云管理不需要提供专业的归档存储和实际场地，只需提供线上操作位置即可完成归档工作[2]。让更多公司的档案工作由纸质化转向电子化，进而推动档案管理部门实现无纸化办公。全面云管理需要政府的指导计划，充分发挥政府组织协调优势，展望构建档案云管理，指导和推进文件行业云相关标准的制定必须参加文件云数据中心的建设等基础设施的建设。

2.2进一步健全档案“云存储”体系

健全档案云存储体系就要进一步建全统一的云存储平台，云存储平台有着高效的运算能力和准确的分析数据能力，档案云存储平台在分类收集和存储数据、分析数据等方面效率很高。除此之外，由于云存储的信息资源共享操作有一定的复杂性，所以对工作人员要加强档案云存储的操作指导。健全档案云存储体系要加快建全档案云管理共享的工作规章制度，出台相应的文件来明确档案可共享的内容。同时，要建立健全安全保障系统。企业在确定共享主体及共享资料的范围后，相应的文件数据库、文件管理系统和云存储终端的信息会与数据相关联并进行共享，所以企业要设定恰当的阅览权限，保持文件信息资源的真实性、完整性，以防止在共享过程中泄露秘密。企业还可以通过数字密钥技术、接入权限技术、数字水印技术等来管理共享终端的文件，避免在传输过程中破坏或丢失文件[3]。

在大数据计算的环境下，建立在线档案共享平台是文件管理者的首要事务，相关主体可以随时登录该平台检索相应信息。健全档案云存储体系需要贯通技术壁垒把云存储的技术统一规范起来。同时，要推进信息共享的自动化、单端化，一是设定对应的代码和文字集，使文件类型能够自动识别。二是使共享平台和OA事务系统的数据相关联避免重复劳动，减轻文件管理者的负担，摸索着不断健全档云存储体系。

2.3综合提高档案管理人员素质

现如今，档案存储工作普遍存在着信息化人才不足、人员素质低、专业技术技能不足等问题。存档人员必须掌握云存储相关知识和技术，更新存档存储的观念。开展各种云存储操作技能培训班，积极应用云存储技术，建立服务意识，提高人员的综合素质。

2.4加大“云存储”的投入研究

必须不断加强云存储技术在档案管理技术方面的进步创新，展开理论研究，发展云存储技术。结合档案存储管理的特点，制定切实可行的服务方案，创新技术适应档案云管理的发展和工作需要。开发并改进云存储加密技术和标准化科学管理系统，这样的技术创新和研发可以更好地防止非法获取档案和未经授权的访问，更好地提升档案的云存储和云管理水平。为提高云存储的数据安全性，要加大推进云存储技术应用于在档案云管理中，做好云存储数据的安全防护工作。档案云管理作为未来发展的主要方向，云存储技术需要将其便携性做的更好，同时也要做好数据访问安全控制工作。

结语

综上所述，档案云管理有降低成本、高效存储、丰富档案内容等优势。在互联网发展的大趋势下，本文对档案云管理进行了展望，未来云管理在档案资源领域的全面应用势在必行，所以要加大云存储的研究，进一步健全档案云存储体系，同时工作人员应提高综合素质，以此来实现档案资源共建共享的目标。

参考文献：

[1]石峻.基于微服务理念的档案云平台架构研究[J].信息技术与信息化，2019（08）：224-226.

[2]冯海魂.基于云计算的“云档案”信息资源共享系统建设研究[J].陕西档案，2021（02）：39-40.

[3]杨娟.“云存储”在人事档案管理的应用[J].南方农机，2017，48（22）：117.