浅析机关事业单位干部人事档案管理数字化转型探讨

闫玲 辛睿文

摘要：在数字化背景下，对机关事业单位干部人事档案管理工作提出了更高的要求。目前很多机关事业单位仍然采用的传统的档案管理方法，没有设置专门的档案管理人员，导致档案管理效率低下，因此机关事业单位要与时俱进，加强干部人事档案管理的数字化建设，进一步提高机关事业单位干部人事档案管理质量。基于此，本文阐述了干部人事档案管理数字化转型的重要性，针对机关事业单位档案管理存在的问题，提出一些举措，希望可以为该方面的研究提供一些参考与建议。

關键词：机关事业单位;干部人事档案;数字化转型

机关事业单位干部人事档案记录了干部成长经历以及学习情况，是衡量干部素质的重要依据，在用人和单位发展中具有十分重要的意义。结合当前情况发现，机关事业单位在干部人事档案管理工作中还存在很多不足之处，如管理方法落实、信息化程度低、缺乏专业人才等。因此。探讨、分析机关事业单位干部人事档案管理数字化转型显得十分必要。

一、干部人事档案管理数字化转型的重要性

（一）新时期组织工作的必然要求

目前，我国中央明确了干部档案管理新要求，并出台了《干部人事档案工作条例》，要求各级各级人事单位秉承从严管理的原则，有效开展档案审核。由此可见，机关事业单位干部人事档案管理数字化、规范化转型迫在眉睫。在大数据背景下，数字信息与人们生活越来越密切，这就要求机关事业单位抓住机遇，紧跟时代发展的步伐，借助新技术提高干部人事档案管理工作现代化水平，充分发挥人才的作用，从而推动机关事业单位的长远发展。

（二）规范干部人事档案管理工作

在以往的工作中，都是采用纸质档案，容易出现为追求个人利益，而擅自修改的情况。而借组扫描、图像处理等信息技术，可以将纸质内容转化为智能信息内容，并对内容进行存储和备份，有效降低了替换、修改文件内容情况的发生，同时还可以防止文件丢失、毁坏，方便对人事档案进行分类和云储存，避免造成不可挽回的损失。

（三）提升干部人事档案管理的水平

在传统的档案管理中，要想找到干部人事档案，需要按照行业、级别、姓名等信息来逐步搜索，工作量大，且实效性低。如果年代久远，档案资料寻找难度就会更大，又或者档案管理人员更换，使得工作量加倍。相较于传统方式，档案管理数字化可以打破空间限制，并对档案信息进行智能化分析、整合，降低档案人员的工作量，提高了工作效率，促进了人事档案管理的现代化水平。

二、机关事业单位干部人事档案管理问题分析

（一）没有认识到干部认识档案管理工作的重要性

目前，有些机关事业单位对干部认识档案管理工作认识不全面，受传统工作方式影响，认为人事部门主要负责招聘、培训、薪酬管理等，只要档案可以找到，没有丢失、毁坏、泄露就可以，不需要投入太多的资金和人力支持。这些认识层面的局限性，严重阻碍了机关事业单位干部人事档案管理工作的发展。

（二）干部人事档案管理不规范

个别“70年前”干部当时受政策影响问题比较大，具体表现在：档案内容不完整、信息不准确、格式混乱、分类标准不统一等等，另外人员调动信息补充不到位，这也影响了档案的连续性。这些问题导致材料认定困难，降低了人事档案的权威性，不利于机关事业单位干部人事档案管理的规范化建设。

（三）干部人事档案管理方法落后

规模比较小的机关事业单位，人事单位人员变动比较频繁，人员稳定性比较差，加上单位不重视档案管理工作者的在岗培训，使得档案管理专业化程度低，未能对档案进行科学、统一的收集和归档，造成档案材料内容不完整、不准确，甚至出现前后矛盾的情况，不利于档案以后的利用。在大数据背景下，虽然大部分机关事业单位建立了档案信息化系统，但还是依靠人工录入，管理混乱，信息实效性低，还会出现录入内容错误等情况，阻碍了人事档案数字化的发展。

（四）缺乏对干部人事档案的有效利用

在干部人事档案管理中普遍存在“重保存，轻利用”的情况。受传统观念影响，人事档案是个人的隐私，要加强保持，避免借阅，所以在通常情况下，干部人事档案只是作为了解、任人的依据以及政策执行、待遇调整的凭证，忽视了档案数据分析、整理等方面的应用。

三、机关事业单位干部人事档案管理数字化转型路径

（一）提高干部人员对档案管理工作的认识

要想实现人事档案管理数字化转型，提高干部员工思想认识至关重要，也是档案管理工作转型的基础。作为机关事业单位管理人员要有前瞻性，明确人事工作的目标，充分发挥人事工作的价值，重视人才的挖掘和培养。对于每位干部员工来说，要重视人事档案工作，配合人事部门工作，准确提供个人信息，从而有效推动档案管理工作改革。此外，人事部门要做好档案管理培训工作，提升档案管理人员的专业性，强化工作的主动性和服务意识，积极宣传档案工作的重要性，在档案记录、保存、更新工作中要积极应用信息技术，为档案的深度利用提供技术支持。

（二）建立健全干部人事档案管理制度

机关事业单位要根据自身实际情况与工作特征，认真学习相关档案工作法律法规，不断健全本单位认识档案管理制度。其一，要强化事业单位档案管理的纪律性，统一纸质档案标准，严格管理库房，避免档案损坏。其二，在数字化背景下，要规范电子档案管理工作流程，明确管理权限，使档案在信息技术支持下实现有效管理，从而推动档案管理数字化转型。

（三）档案管理数字化

档案管理数字化指的是对传统纸质档案升级，进行数字化加工。首先要对纸质档案进行查缺、分类，保证信息内容的真实性，然后对档案进行高清处理，保证图片清晰，方便后期的保持，借助OCR识别工具，实现对关键词搜索。同时，可以根据不同机关单位人事部门需求进行设计，建立单位的模块，设置一个OA系统，对不同数据进行权限管理和维护。随着信息技术的更新，档案管理系统在数据甄别、整合及智能化应用等方面还有很大的发展空间。此外，要确保档案工作的信息安全，要加强技术保护，完善信息备份制度，防止由于系统问题造成数据丢失，从而为档案数字化转型奠定坚实的基础。

结语

综上所述，人事档案管理数字化转型不仅是我国新时期组织工作的必然要求，也是提升干部人事档案管理的水平的重要途径。因此，机关事业单位要提高干部人员对档案管理工作的认识，建立健全干部人事档案管理制度，实现档案管理数字化管理，促进我国机关事业单位的进一步发展。

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