文书档案管理中存在的问题及对策

张靖唯

摘要：文书档案主要记录了工作中每个部分的重要内容。作为一项关键时刻能够使用的重要凭证，它不仅可以为验证历史提供重要依据，还可以更好地指导下一步工作。由于文件资源的数量非常多、内容较为繁杂，包含各种文字资料、图标资料、影像资料等，是形成庞大的档案系统的基础支撑，承载的载体也越来越丰富。

关键词：文书档案管理;问题;对策

一、文书档案管理工作的重要性

文书档案管理保存完整对资源的开发和利用至关重要。文书档案中包含了许多信息，这些信息是资源开发和利用的重要信息来源。此外，文书档案是记录历史事实的档案，因此具有法律效力，这是文书档案和其他资料之间最大的区别。文书档案包含了当事人手写的材料，还包括当事人的音视频等信息，因此具有真实性，对事业单位的发展有着重要影响。

二、文书档案的作用的发挥与面临的“窘境”

1.归档认识层面的问题

应以归档管理为管理者决策提供有效依据。在企业档案管理中发生问题，不仅会导致档案记录的混乱，还可能会对企业其他的管理工作造成影响，使正常的生产经营活动无法顺利开展。曾经有个别单位与合作方签订零星维修工程合同书后，由于没有充分意识到合同资料归入文书档案管理的重要性，没能及时移交材料给档案部门，之后经人事变动调整，也没有对材料的原件进行保存，结果给财务结算工作带来了极大的困扰，同时直接影响了后续一系列工作的开展。

2.规范操作层面的问题

以规范管理维护企业发展真实面貌。档案记录包括企业所有的命令、指示、决定、报告、批复、通知、信函、会议记录、计划和总结等办理完毕的文件，记录了企业发展的历史轨迹和生产经营活动，涉及到企业发展的方方面面，必须要按照相关的标准和规范进行档案管理工作。其管理的有效性及使用的高效性，体现在工作的规范性和程序性。但在实际工作中，却发生因留存档案资料缺失，记录不全而无法完整记录建厂历史的情况，主要原因是档案员收集档案资料不及时，造成文件资料不齐全以及丢失等情况，无法归档保存，使得企业发展的历史记录造成不可挽回的损失。

3.指导检查层面的问题

检查文件格式不规范情况直接关系到归档质量，具体来说，主要表现为以下几个方面：大事记记录内容不详细、不具体，漏写事件的关键要素等信息;发文不使用规范拟稿或者内容填写不规范;发文字号存有重号空号现象，没有文件编号登记;草拟公文内容不准确，导致正式文稿漏洞百出，格式混乱;有的领导签发不够及时，公文校对不够细心等。此外，虽然文书办理时间有着明确的规定，但在实际操作过程中，存在处理公文不及时，拖拉延误，导致部分公文超出办文时限，既影响办事效率，也容易造成文书积压，使文书效能发挥大打折扣。

三、提高文書档案管理水平的具体对策

1.做好文书工作与档案工作的规范衔接

文件是文书的前身，其质量的好坏直接影响着文件储存的质量。如果没有高质量的档案，没有高质量的文件，即使有高水平的文件管理能力也是无济于事。文件人员应具有较强的文件管理意识，并对文件的每一部分建立归档制度。在办文档时，通常考虑文档内存任务，实现文档与文件工作的集成。相关单位领导需要把好人才入口关，注意招聘具备专业文化知识、技能的人才，以为档案队伍的充实建设奠定下坚实的支撑作用。要注重现有人才的应用，大胆应用具备专业理论知识和技能特长的年轻干部，稳定现阶段文书档案管理团队，解决其存在的各种实际问题，保证投入到本职工作中。

2.提升文书档案管理人员的素质

要改善档案工作地位现状，转变观念，提高档案管理人员的素养和素质。在科技先进的社会，信息技术迅猛发展的今天，要加强领导和工作人员对文书档案工作的重视，争取文书档案工作者和工作人员的理解、关心、帮助和支持，把文书档案工作纳入档案工作的总体工作计划和年终工作。负责档案管理工作的相关部门必须要从全局着手，适当地融合竞争机制，创新优化现有的工作方案，改变传统的文书档案管理工作者安于现状的心态，增强其优化意识，从本质上杜绝各种安逸作风的存在。改变传统的管理模式，秉承公平、公开、公正的基本原则，平等地对待所有文书档案管理工作者。第一，档案人员要充分接受不断地更新知识，积极学习新的业务模式，充分发挥主观能动性，坚持终身学习和素质教育理念，不断确定新的学习目标，任务和要求，努力提供便捷高效的服务。第二，相关企事业单位还需要结合岗位特征，选聘才华出众、表现优异的员工，采取科学合理的优胜劣汰的管理机制，保证档案管理工作者能够充分认识到自身能力的拓宽和工作业绩提升与其生存之间存在的密切关联。增强员工群体所具备的危机意识，保证其能够更加积极努力地参与到相应工作中，激发其工作潜力和工作积极性，促使档案管理工作拥有更为充实的竞争力，尽可能地实现档案管理模式的优化创新。第三，还需要建立完整的激励机制，如通过科学合理的分配模式，鼓励员工进行优化创新，并将创新能力作为员工考核的核心标准，促进文书档案管理工作的良性循环。

3.做好文书档案管理的基础工作

文件档案的收集、鉴定、保管、统计工作是档案工作的物质基础和前提，因此，不仅要做好本单位与上下级对应的红色头文件和各种资料的收集工作，更好地收集整理本单位在公开细节的公务活动中形成的新鲜生动的档案资料，认真整合档案资源努力把握机关工作在不同时期的关键任务，明确主题，找准位置，自觉把档案工作与服务大局排好并考虑在内，在服务大局中形成强大的合力。

（1）做好重要文件的归档工作。当同一文档（特别是需要长期保存的重要文档）形成多个草稿时，将保存原始、最终和原则性的更改，而对于一般文档，将只保存最终文档，不再保存原始和修订的草稿。

（2）做好“一步到位”文件审核工作。文秘人员在归档年度文件时应严格控制。一旦发现文件（尤其是保质期较长的文件）在打印时有歧义，应坚决退回并重新打印。同时要求印刷室工作人员购买质量好、耐用的碳粉。

（3）做好复印件处理工作。文秘人员在年度归档工作中，当有复印件时，应视情况区别对待。有一种情况，原文件应保持在同一级别，提交上级的文件应使用副本。还有一种情况，如果上下层需要长期保存，就会形成两个原件。如果表格不够，可以把空白表格复制然后再复制，而不是填表复制。如果有副本，会再次复制。

（4）做好文件保存载体的工作。对于所有需要长期保存的重要文件资料，在保存软盘的基础上，打印出一份书面材料归档，两个载体的材料一起保存，相辅相成。只有这样，文件才能保持完整，便于将来查询。

档案管理是各机关工作不可缺的一部分。在切实提高档案管理人员综合素养的同时，还要加强档案管理与现代管理手段、信息技术的融合，实现档案管理的科学化，切实提高档案管理效率。总之，办公现代化是当代社会发展的必然趋势。在现代办公设施与传统管理模式发生冲突的情况下，管理人员必须提高认识，及时更新观念，不断研究和探索文书档案管理的新形势。

结束语

当今社会，在相关部门的大力推动下，文书档案管理越来越受重视。随着科学技术的发展，文书档案在很大程度上作为衡量事业单位工作的重要标准，甚至已经成为能否受到其他单位信任的决定性因素。简而言之，我们需要更多地关注文书档案建设与管理。

参考文献

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[2]吴志英.试论如何做好文书档案管理工作[J].兰台内外，2016（01）.

[3]黄振忠.文书档案管理工作存在的问题及对策[J].兰台内外，2016（01）.