档案信息化建设的几点思考

董宁

摘要：住房和城乡建设部执业资格注册中心（以下简称“注册中心”）档案信息化建设，可以促进档案管理水平提升，利用先进的信息化技术，可以有效的提高档案收集与整理的效率，也可以提高档案信息的准确性与真实性。通过档案信息化的管理模式，有效的提高档案信息的价值，为相关人员借阅档案信息提供便捷。

关键词：档案管理;信息化建设;措施建议

一、档案管理现状

（1）2011年注册中心成立信息与注册人员档案管理处，主要负责注册中心官方网站的建设和维护，承担相关专业职业资格注册人员档案管理工作。档案方面主要负责1996年注册中心成立后至今的行政档案，注册建筑师、注册结构工程师、注册土木工程师（岩土）、注册城市规划师、注册物业师档案、注册建造师存档以及查询调阅工作，2017年接收监理工程师档案。

（2）注册人员档案管理。由于管理方式不同，各专业存档的注册人员申报材料数量也不近相同，存档材料数目较大。

现有各专业注册档案存档除物业师外，其它专业都按照注册材料申报顺序排序，主要都包括：初始注册、延续注册、变更注册、注销注册。

各专业注册人员档案无纸化申报情况：以上六个专业，除规划师、物业师、监理工程师外，建筑师、结构工程师、岩土工程师、建造师在2018年已完成无纸化上报材料工作。

（3）档案类别管理。注册中心现有档案按其涉及内容分类有，党务档案、行政档案、人事档案、固定资产档案、业务档案（注册人员档案、执业考试档案、继续教育档案、外事档案、综合研究档案）专门档案等六类，其中专门档案包括各种协议、合同、公证档案、律师档案、各种会议或重要活动的影像资料等。以上诸多类别的档案中，多有带一定密级的档案，在进行统一管理时应考虑其涉密及使用者操作权限的特殊要求（各类执业考试档案因其管理的特殊要求，暂不并入注册中心数字化档案管理系统中统一管理）。

目前注册中心其他类别档案，由各相关处室分散管理，未形成整体统一的档案管理系统。为此，建立统一、规范的注册中心档案管理系统成为迫在眉睫的重要工作。

二、档案信息化建设的措施建议

（1）建立档案信息化工作相关制度体系。档案信息化的建设需要相应的工作体系予以保障[1]。一是要建立规范的管理体制，不断细化运行机制。在贯彻执行《电子文件管理暂行办法》的基础上，对电子文件进行全程化管理[2]。二是要梳理注册中心相关制度，对单位现有规章制度进行整理，强化查询与检查，确保档案信息化顺利开展。

（2）应具备档案的综合管理功能。系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别（OCR）、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能;文件或材料收集功能;档案整编功能（包括数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能），并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能;检索查询功能;借阅管理功能;档案利用功能;档案编研功能;辅助实体管理功能（包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理）。

本系统按照信息流的过程应分为五个功能模块：

ü档案数据采集与加工模块

ü档案数据修改与管理模块

ü档案数据查询与利用模块

ü系统维护模块

ü系统帮助模块

本系统主页面分为两个入口：

★系统管理员入口

★使用者入口

系统管理员入口包括五个模块：档案数据采集与加工模块、档案数据修改与管理模块、档案数据查询与利用模块、系统维护模块、系统帮助模块

使用者入口包括两个模块：档案数据查询利用模块、系统帮助模块。

根据使用人员的权限大小，可以将使用者的管理权限进行调整，使其能够根据自身的业务需求掌握更多的数据。修改等模块依旧在系统管理员权限下，普通使用者无法对档案进行改动。

（3）推进注册中心档案数字化和资源共享

首先，推进档案数字化建设进程，保证档案数字化工作顺利开展。实行纸质与电子文件双套制归档制度，二是要让档案信息资源共享，将死档案变成活档案，并与办公自动化系统对接，实现自动归档。

（4）与现有信息系统进行整合

由于注册中心现有5个信息系统，注册中心档案系统要实现与这5个信息系统预留接口工作，实现一键归档。并考虑到档案系统在与信息系统整合时的安全性。

三、注册中心档案信息化建设的总体目标

注册中心数字化档案管理系统总体目标是：在计算机网络、数据库及自行开发的操作平台上，利用相应的软件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充和易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，借以实现各种载体档案的数字化采集、转换、加密、存储、管理和综合利用等要求。

建立完善的注册中心数字化档案管理系统，实现数字化档案管理集中存储、分级管理和使用的目标，并应与OA办公自动化系统相结合，形成更为完善的现代化信息管理体系。

四、实现档案信息化的优势

（1）提高档案利用效率，降低管理成本。信息数字化的快速发展使传统档案管理的弊端日益明显，构建高速、及时、准确、系统的数字化档案管理系统，可以实现档案信息的资源有效利用和共享，为各处室提供准确、精细、快速的档案信息，提高注册中心工作效率、降低工作成本。

（2）提高服务水平，极大推进建设行业管理的电子化与档案管理电子化的无缝衔接。随着电子化技术的快速发展，电子化应用非常普遍。根據《住房城乡建设部办公厅关于进一步推进勘察设计资质资格电子化管理工作的通知》（建办市[2017]67号），推动建设行业行政审批电子化工作，注册中心现已逐步实现各专业注册信息无纸化办公，为进一步规范化、科学化、电子化发展，档案管理电子化将与各专业信息系统进行无缝衔接，更好的为各处室服务。

（3）减轻工作人员工作强度。以往比较传统的手工收集档案管理方式来看，需要工作人员亲自对档案进行收集管理，相对来说工作量比较大，而且人工操作效率也比较低，费时费力。如果采用档案管理电子化手段，就能够更加快速的实现对档案的收集管理，拥有着自动化、网络化以及实时化的优势。录入的数据也能够进行重复利用，实现资源共享，大大减轻工作人员的查找工作强度，提高工作效率。

（4）快捷方便的检索查询。网络信息技术发展速度快，应用信息技术，能够加强对数据化的有效处理。

（5）节省空间。传统档案管理模式占用空间大，且档案需要保存时间较长，对于传统纸质档案来说，容易受潮、变质。长久以往会导致纸质档案不能使用。且档案在长期翻阅查找的过程中，经常会出现磨损或丢失的现象，同时，随着档案的逐年递增，纸质材料将大幅增加，无形中也增加对档案室楼板的压力。

档案电子化管理，将大大减少纸质文档的数量，节省保管档案库房租赁的开支，也可节省因纸质档案老化对其采取人工修复而产生的资金费用，从而大幅度减低纸质档案的管理成本。

五、结语

注册中心档案信息化工作，适应社会信息化发展的必然趋势，全面提升档案工作，是建筑行业人才服务与管理不可缺少的手段[3]。大力推进注册中心档案信息化管理，使档案管理工作与社会同步。档案信息化是长期的完善过程。进一步加强档案基础性工作，改革档案工作管理模式，把注册中心档案信息化工作落在实处。

参考文献

[1]邓喜英.档案信息化建设与档案管理的几点思考[A].综述，2015（32）

[2]胡琼.浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径[J].中国科教创新导刊，2014（7）

[3]欧丽.剖析现阶段环境监测档案管理工作问题及建议措施[J].办公室业务，2014（3）