档案数字化建设与企业档案管理研究

侯春梅

摘要：信息技术的飞速发展推动了信息技术在社会各个行业的渗透，企业档案管理的数字化建设也在发展之中。企业只有强化数字化建设意识，从自身出发，明确市场发展，才能应对档案管理数字化建设中出现的各类问题，才能将档案的作用最大化，才能实现企业经济效益的最大化。在这个数字化时代，企业档案的数字化管理是主要管理内容。促进企业档案管理的数字化发展，构建完善的管理制度，积极引进先进技术，可以从根本上提升企业档案管理的工作效率。

关键词：档案数字化建设;企业档案管理

引言

档案数字化建设是一份信息量大、难度大的工作，相关单位和部门需要建立统一的资源处理机构对信息进行整合、分类并进行合理分配。这个机构需要各部门明确分工内容，共同合作，提高网络信息传递效率，以满足人们对于档案资源的需求。在建设过程中需要充分利用档案资源，把握好工作方向，企事业单位要根据实际发展需要，重点开发和使用某方面信息，避免造成资源浪费。由此可见稳步推进信息化建设，实为档案事业发展的所需与必然。

1企业档案管理数字化建设的意义

（1）方便档案整理和共享档案信息。档案管理数字化打破了档案管理部门的封闭式管理和档案利用的局限性。其职能也从保管和利用档案转向信息采集、信息管理和信息服务，更能科学管理、合理配置档案信息资源，使档案得到充分利用，为企业提供更优质、高效的服务。例如：一些部门要查看、借阅档案，通常要经过比较复杂的程序：部门审批、领导批准、登记、查阅/借阅、按期归还等。需要多次往返档案管理部门，但如档案实行信息化和数字化管理，通过局域网可实现档案的共享，高效而又便捷。

（2）方便保存档案原件。纸质档案的保管和利用过程中，不仅占用了大量的库存空间，还因档案本身材料、库房环境、保管条件及各种人为因素等，加速了档案的老化、磨损和损坏的情况。档案数字化管理通过电子文件的形式对档案进行管理、分类和保存，能降低档案原件丢失和损坏的风险，提高了档案管理的可靠度、安全度和便利度。档案信息化为知识普及和科学研究提供了职能化服务，具有资源共享、远程服务、一次投入、多次产出的特点，能有效缩短二次文献信息的编著时间。能大大节省管理者的时间和精力，并减少管理过程中的差错与失误。

（3）网络管理方便信息调取。为实现各区域部门资源共享，我国大部分企事业单位都已经建立了适用于其内部工作开展的局域网络。工作人员将档案信息输入计算机系统后，各部门就能通过单位内部的局域网络和密码验证，直接进入档案数据库进行查阅和调取，不仅节约了档案调取的时间，也减轻了工作人员的负担，提高了各部门的工作效率。

2企业档案管理数字化建设存在的问题

2.1企业忽视档案管理的数字化建设

长时间以来，企业的任务全部放在经济效益的提升上，档案管理工作完全处于边缘地带。企业领导的忽视，导致企业依然采用纸质档案管理模式，即便部分企业尝试发展数字化档案，但因专业管理人员缺乏，企业档案管理的数字化建设一直处于搁置状态，企业采购的计算机、先进的系统完全成了摆设，进而造成资源浪费。

2.2企业档案管理的数字化建设未形成规范体系

信息技术的发展及其在企业档案管理中的应用，推动了企业档案管理的数字化发展，因此，企业的档案保管、信息储存以及档案信息利用方面都发生了改变。原有管理模式无法满足当前信息时代的需求，所以企业要立足自身情况，制定全新的档案发展标准。但企业受内外部因素的影响，至今没有形成标准的数字化管理模式，档案管理者只能摸索前进。因此档案管理者有时无法明确自身的义务，甚至忽视管理流程，影响了企业档案管理的数字化发展。

2.3企业档案管理的数字化建设技术落后

企业档案管理的数字化建设之所以缓慢，有一个根本性的原因，即关键技术落后。首先，档案数字化软件不规范，而且众多软件之间存在相互排斥的问题，很多软件无法在规定时间内读出关键信息。其次，企业数字化档案的保存是亟须解决的问题，通常情况下，电脑空间储存有一定限度，需要载体完成档案信息的储存。一般企业档案管理者会采取硬盘这一载体进行档案信息的保存，但这些档案信息的载体存在空间、寿命的局限性，无法大规模保存档案信息，影响了企业的档案管理数字化建设。在信息技术快速发展、不断更新的今天，很多储存介质因技术落后无法及时读取，阻碍了档案管理的数字化发展。

3加强档案数字化建设与企业档案管理的措施

3.1优化数字化档案建设机制

为了确保档案数字化建设工作的正常开展，需要建立一个功能比较全面的管理系统。管理系统的创建过程涉及到的工作数量较多，比如数字化档案备份、档案资源扫描、档案资源整理和系统架构设计等。具有较好兼容性能的系统软件可以为此类工作提供很大方便，优化工作环节，节省工作时间，从而促进数字化档案管理工作的顺利进行。同时，相关管理部门应加大投资力度，科学应用先进设备，促进档案资源数据库的建设进程，为档案信息的储存和保护提供可靠保障。对于档案管理工作人员来说，需要了解掌握双服务系统的使用方法，应用高速扫描仪器把纸质档案文件中的信息内容转化为数字信息保存在系统中，并做好文件资料的备份工作，为电子档案的安全性和信息的保密性提供保障，这样就能大大提升档案资料的利用效率。

3.2注重档案数字化管理专业人才的培养

档案管理工作人员不仅要重新认识档案管理工作，全面掌握档案管理工作流程，还应不断提高自己的计算机操作水平，通过信息化管理进行档案数字化建设。为了实现这一目标，就需要培养档案数字化管理专业人才，档案管理部门应重视管理工作人员的培训工作，定期组织管理人员参加专业技能培训，在提升他们档案管理工作水平的同时，还要提高他们的计算机操作能力，通过培训工作让管理人员具备综合管理能力。在此过程中，还要积极转变管理人员的传统思想观念，帮助他们树立数字化管理意识，从而促进档案数字化建设的不断发展。

3.3搭建档案信息管理服务平台

开展档案数字化建设能够有效提高档案管理工作水平，提升档案信息的安全性，对实现资源共享目标有很大帮助。因此，档案管理部门应加强对网络信息技术的应用，利用网络信息技术创建档案信息管理工作平台，为各部门之间的交流和沟通提供便利，制定出一套科学规范的数字化档案建设标准，让档案管理工作人员在进行档案信息管理时作为参考依据。另外，在创建档案信息管理工作平台的过程中，还要注重平台内容的丰富性和多样性，结合档案数字化建设的具体情况，合理设置并调整档案分类、档案检索和交流沟通的模块。通过信息化平台的建立，还能让档案信息使用者更加快速地找到需要的资源，提高了信息搜索效率。另外，用户在搜索信息时不再受到空间和时间的限制，各部门之间能够进行全面合作，实现档案资源共享目標，还可以为用户提供异地查询服务，从而让档案信息的利用效率得到很大提升。

结束语

档案数字化是一个复杂而庞大的系统，是一项艰巨的任务。数字化进程中使用档案馆和档案数字化模式，有助于对社会资源的配置，提升档案工作效率，减少业务运营成本。对该模式中出现的问题，要归纳经验，使其在推广中不断健全。

参考文献

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[2]马悦先.数字档案建设项目刍议[J].北京档案，2021

[3]王强.企业档案工作数字化转型：实践探索与理论框架[J].浙江档案，2020