信息化背景下档案管理工作存在的问题及优化措施

唐丹丹

摘要：近年来，随着现代信息科学、现代数字信息技术和网络通信技术的不断进步和快速发展，我们已经完全进入了一个新的数字信息时代——我家就是数字信息通信网络时代。在数字信息通信网络的新时代，各种新的数字信息通信网络数据处理和分析技术被广泛应用于数字信息网络的各个行业和应用领域，为人们的日常生活、生产、生活提供了极大的便利，在现代社会中，在外面工作和学习。因此，提高企业档案管理的服务质量和工作效率仍然具有十分积极的目标和现实意义。

关键词：信息化;档案管理;优化措施

系统档案管理信息系统管理的基本原则主要包括三个原则：信息安全性原则、标准化原则和经济效益原则。系统化的档案管理信息管理可以改善传统档案工作的弊端，减少人为因素对重要文件的破坏和丢失，提高档案管理的服务质量。

一、信息化背景下档案管理工作的特点

在新信息时代的发展背景下，有效推动档案管理系统工作向更加科学化、数字化、信息化的发展方向发展，逐步充分揭示新型数字档案管理系统工作服务模式必须具备的基本特征。首先，管理服务对象发生了重大变化，主要体现在从传统的纸质档案管理到大数据档案再到数字电子档案的发展转型。根据中国相关企业的统计数据，中国大部分企业档案管理部门在当代早期都以纸质数字档案作为管理辅助，电子大数据数字档案的使用逐渐发展成为主流。电子文档档案与我国传统纸质电子文档管理的不同之处在于，电子文档档案管理具有一定的虚拟性，符合计算机应用环境下方便的文档操作和管理功能，如文件复制、拷贝、归档、归档等，网络文件传输、文件压缩和预解压缩。同时，新信息时代电子档案管理的核心业务工作也有所不同。在我国传统的管理模式中，从文件的保管和存储，到文件的收集、整理和综合利用，已经发生了重大变化。在设计传统的网络纸质文件管理服务系统时，我们往往会花费传统文件管理人员大量的时间、人力成本、时间和精力来管理和完成纸质电子文件的日常及时书写、收集、整理和日常存储，不仅对档案管理服务人员的管理专业知识、管理和技术水平有较高的基本技能要求，还需要每一位管理人员认真、耐心地检查和处理传统纸质文件和档案，以便更好地，准确、顺利地完成档案管理工作。

二、信息化背景下档案管理工作存在的相关问题

2.1档案资源缺乏信息化建设

档案信息化不仅包括现有的电子档案，还应该对原有的纸质档案进行电子化升级。据有关调查统计，我国档案资源只有一半以上得到了更新。特别是过去载体档案发展缓慢，没有实现信息化建设标准，成为档案信息化建设的主要问题。

2.2网络安全管理中的风险

据相关调查，许多档案管理部门使用互联网技术，但相关管理人员缺乏相应的安全意识。一般来说，系统选择定期加密更新，以确保个人文件资源信息的实时安全。很多人没有对文件信息系统实施定期的加密安全保护，这很容易导致个人文件资源信息安全泄露，甚至信息损坏和丢失等危险现象，给文件资源信息的安全保护带来诸多风险和威胁。

2.3缺乏完善的检索系统

在工业信息化背景下，人们获取信息的活动方式不再是被动的信息状态，而是根据自己的需要进行有针对性的检索，极大地提高了获取信息的质量和效率。在档案信息系统中，通常是建立在统一平台的前提下，从而实现档案的自动选择、分类和检索。但在具体工作中，许多档案馆缺乏健全的信息系统和统一的标准，导致信息检索工作重复，效率低下，使得检索技术无法与当前档案信息进行有效整合。

2.4档案管理人员专业水平有待提高

档案信息化需要专业人才作为前提。目前，信息技术的飞速发展对档案管理人员的专业水平提出了更高的要求。此外，随着对网络信息实时多样化共享需求的不断增加，截至2020年12月，中国移动互联网用户数量已达到9.86亿，互联网信息渗透率达到70.4%。

三、信息化背景下档案管理工作的对策

3.1信息化档案管理理念的转变与创新

在满足实际需求的同时，还应创新和利用信息化进行档案管理相关工作，为档案后续管理的平稳、顺利发展奠定了坚实的基础。加强档案管理工作观念的创新，也是信息时代档案管理工作必须面对的主要现实问题。数字化、现代化、标准化是我国档案管理的主要发展趋势和方向。企业要更加重视档案管理信息化建设，真正深刻认识档案管理信息化的重要性和必要性，，使档案管理人员树立不断提高企业档案管理信息工作服务质量的思想意识，以拼搏精神和科研精神，不断更新档案管理观念，更好地为人民服务。

3.2完善档案管理制度

在我国企业档案管理信息化服务发展的全过程中，企业要积极探索和推动企业内部档案管理服务体系的创新、建立和不断完善，用档案管理体系约束企业档案管理服务人员，促进我国企业档案管理服务信息化发展，提高我国企业档案管理整体信息服务体系质量。在我国实施企业档案管理服务信息化时，相关单位档案工作人员必须确保档案信息的安全。如果管理的档案信息不能保证在一个安全的环境中，单位的一切档案管理工作和艰辛都是徒劳的。为确保档案信息安全，有关事业单位各级档案管理人员部门应积极参考国家有关管理法律、法规和标准的实际情况，研究建立一套完整的档案管理人员信息工作机制。

3.3完善网络网页建设，实现网上服务

档案管理信息网站可以实时查询共享的档案管理数据和相关数据的管理信息，实现人们随时随地查询检索档案信息的目的，为用户免费提供便捷的查询服务。档案管理部门充分利用现代互联网信息技术，搭建单位和部门之间档案数据收集、交流和信息共享的平台。因此，档案管理技术人员应不断加强信息网站电子档案信息管理资源库的全面建設和技术更新。同时，档案管理部门应积极加强与宣传部门的沟通与合作，对重要宣传信息资料进行数字化，并将资料直接存储在系统云硬盘中，实时分发共享，用于公众宣传。

3.4加强信息档案管理的安全性

档案信息管理建设应有效保障信息安全，这是我国档案管理工作的重中之重。各级档案管理人员必须始终高度重视档案信息管理工作。目前，通过两大技术工作重点和方式，基本可以逐步实现国有企业企业档案管理和信息相关业务管理重要信息安全保护的主要技术任务。要尽快组织研究、制定、建立和完善国有企业业务档案管理规章制度，在企业信息管理系统的实施和建设中，规范和推进国有企业各级技术档案业务管理人员的管理工作和业务流程，严格按照规章制度，提高企业业务档案管理和国有企业业务档案管理相关人员信息业务管理水平，增强风险防控意识，明确自身管理职责，不同类型的档案和具有应用载体的各类档案产品，实行分级统一的档案管理。

结语：

在进入信息时代的背景下，信息产业的发展和档案管理领域的制度建设不仅是必然趋势，也是信息时代飞速发展的必然结果。因此，各级档案管理单位或事业单位在日常管理工作中，必须充分结合自身档案管理工作实际，积极探索和采取有效的解决办法，注意加强研究，介绍，，推广应用信息系统技术和管理设备，努力促进我国档案管理行业信息系统建设的良好健康发展。

参考文献：

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