企业档案利用工作中的问题与对策

孔丽丽

摘要：档案管理是现代企业制度不可或缺的一部分，随着科技的进步及信息网络技术的普及，传统的档案管理模式已经无法满足当前企业发展的需求，需要企业管理者与时俱进，加强档案管理的创新，不断提升企业档案管理水平，从而为企业未来的建设、管理及发展奠定良好的基础。企业管理方式及管理层意识是决定档案工作效果的根本因素，彻底解决影响档案利用的问题，需要管理者给予相应支持。档案部门也应充分行使自身权利，履行自身义务，努力解决档案工作中遇到的问题，了解企业需求，服务企业发展，维护档案完整与安全，以便于提供利用。

关键词：企业档案工作;问题;对策

引言

在企业档案利用工作中，需要在明確档案管理对企业发展重要意义的基础上，从管理理念、管理制度、管理方式、管理人员及档案利用多个方面着手，采取合理的措施，解决企业档案利用工作中存在的问题，以促进档案管理工作水平的提升，从而更好地为促进企业发展服务。

1档案管理对企业发展的意义

企业档案管理是企业稳定发展的基础，是提高企业经济效益的重要保障。企业要想实现长远健康的发展，仅靠提高生产力和增加利润收入是不够的，还需要内部管理工作的有力支撑，可见企业的良性发展是需要兼顾多个方面的。良好的档案管理能够反映企业的管理水平，纪录了企业的发展历史，这对企业今后开展的管理工作、建设与发展均有重要的作用。随着信息时代的到来，企业若要发挥出档案管理的作用，就需要在充分把握档案管理工作特点及规律的基础上，将档案管理与现代信息技术有效融合，促使档案管理方式的转变，从而满足当前企业发展的需求。企业需要加快纸质档案向电子档案的转变，以便档案信息能更好地存储、查询及利用。但需要注意的是，无纸化办公虽然带来了许多便利，但是以电子形式保存的档案，在真实性、价值性、系统性方面还不及传统的纸质档案，所以也需要企业采取有效措施，不断完善档案管理工作，促进档案管理水的提升。

2企业档案利用工作中的问题

2.1机构设置欠合理

企业的档案机构设置合理与否，不是取决于档案装具和办公设备的新旧，也不是取决于档案工作人员配备的多寡，而是取决于档案管理部门能否真正对企业档案工作履行监督检查指导职能，能否真正担负企业档案集中统一管理职责，对企业各门类档案实施全方位管理，能否为企业及时准确地提供综合信息，以满足企业各项活动在证据、责任和信息方面的需求。实际情况是多数企业的档案工作未纳入企业工作计划、企业领导和员工的岗位责任制。档案管理部门没有考核权，导致档案管理制度难以执行落实，这样的档案管理机构不能有效开展各项档案工作，更无法行使档案监督、指导、检查等职能。企业档案工作未实现统一领导、统一管理、统一标准，譬如：有的单位虽然将人事档案、会计档案集中放置在档案管理部门的库房，但是人事档案库房钥匙由人力资源部门掌管，会计档案库房钥匙仍是财务部门掌管，新产品档案由科研部门管理，只有不生产的老产品档案才送到档案部门保存，这样的档案机构绝不是综合性档案管理机构。

2.2企业档案管理意识亟待加强

一方面，有些人认为档案工作是档案部门或档案人员“一家”之事，加上档案管理这项基础性工作的收益价值不是立竿见影，导致企业对档案管理工作的计划安排与资金投入不足。另一方面，一些部门管理者和非专职档案管理人员档案意识不强，狭隘地认为档案仅是对收发文的归档整理，或者认为文件资料自己保管更方便，不重视企业研发、设计、经营、管理各环节形成的文档资料的及时移交与归档，造成档案资料断代、存档不及时甚至档案安全威胁等问题。此外，一些档案管理人员依赖于手工管理经验，管理创新不足，为档案数字化建设带来一定阻碍。

2.3利用者不按时归还档案

在使用档案系统的单位中，几乎全部在线申请借阅，对于借阅时限的问题，有的单位不作明确要求，有的允许利用者自行选择归还时间。在借出档案之后，企业在档案归还环节管理不严格，有的单位在制度上允许借阅者在到期后如仍有利用需求，可以按流程申请续借。部分单位只存在口头催还，在档案归还工作中收效甚微。实际工作中，无论有无借阅时限，档案归还都存在一定问题，借出的档案逾期不归还现象时有发生，需要档案管理人员多次进行催还。到期后可续借无法从根本上解决该问题，按时归还对确保档案资源全面同样重要，利用者长期“占用”一份或多份档案，影响其他人使用该份档案的权利，因而影响档案利用工作正常开展。

3企业档案利用工作中问题的解决对策

3.1建立健全档案管理制度

新时期企业应加快对现有档案管理制度的完善和优化，应根据国家相关的法律法规及企业管理的需求，制定一套完善的档案管理制度，并确保档案管理制度能够落实到具体的工作中，确保档案管理工作能够顺利开展，从而保证各个工作环节及流程更加规范。与此同时，要加强一些重要档案的保管，加强档案管理基础建设力度，安排专门的存放室对档案进行保管，确保其在发生变化时能够及时更新，提升档案管理的准确性，以便后续档案管理资源能够得到有效利用和开发。另外，企业也要紧跟时代的潮流，加快数字档案建设的进程，建立起完善的档案资源数据库，并落实有效的防护措施，保证档案管理工作顺利开展的同时，可充分对档案资源进行利用。

3.2提高档案资源的利用率

一方面，要做好档案的保管工作，确保档案的完整性，然后在此基础上对档案资源进行开发利用。可安排档案管理人员主动开展档案资源的调查研究，结合企业发展的需求，并在充分调研的基础上进行档案开发策略的调整，确保档案信息资源得以进一步开发。另一方面，建立档案信息反馈系统，可通过构建信息网站，形成全面的档案信息网络，让档案信息不再只是单向传递，而是双向传递，为相关人员提供使用机会，提高档案资源的利用率。

3.3提升档案管理人员能力

管理者应充分认识档案在管理工作中的价值，对档案工作给予必要的投入，提升档案管理人员价值感。通过对人事档案、会计档案、设备产品档案等资源进行管理，实现对企业核心资源对象的管理。因此，企业管理层有必要给予相应的投入。档案工作要顺利开展，一是应给予必要投入，解决设备、工作流程等方面的问题。设备是提升工作效率的助推器，合理的工作流程更是会提升工作效率，改善工作效果。如若不然，一味看重前期投入，很大程度上会在“低效—低投入”间形成恶性循环，影响企业整体工作效率。二是充分利用现有资源，如提升现有人员工作能力和工作效率。提升档案管理人员积极性，例如通过设定工作目标、工作考核等措施给予激励;加强对档案管理人员的培训，根据工作需求针对性地提升工作人员工作技能和能力。

结束语

档案作为记录企业过往成长轨迹的准确的重要文件，对保障社会的可持续发展、加强企业的综合管理具有重要意义，因此企业的档案管理工作应该受到足够的重视。正确认识到企业档案管理的重要性，在工作中探索出一条切实有效的企业档案管理手段，满足新时代企业需求，能够最大化地提高企业效益，为企业的可持续健康发展注入源源不断的活力。

参考文献

[1]陆博瑶.现代企业制度下企业档案管理研究[J].河北企业，2020（12）.

[2]彭嘉祥.企业智能化档案管理理念及体系构建[J].兰台世界，2020（12）.

[3]刘文婷.新时期人事档案管理工作的重要性及创新模式思考[J].国际公关，2019（10）.

[4] 彭嘉祥.企业智能化档案管理理念及体系构 建 [J]. 兰台世界 ，2020（12）.