城乡规划建设档案管理存在的问题及对策

于辉

摘 要：随着城镇化进程加快，我国重要基础设施建设取得显著成效。城乡规划档案是城乡规划建设管理的基础资料，是城乡规划部门依法实施执法、监督和行政管理的重要依据。规划档案作为城乡规划的重要组成部分，要与城乡规划统筹管理相配合，建立城乡规划建设的各个环节，提高城乡规划的效率，我们提供方便准确的查询服务。因此，随着经济社会的快速发展和城乡建设的快速发展，社会各方面的需求越来越强烈，构建现代化、科学的城乡建设档案管理体系，不断完善服务方式和服务认可通过城乡规划档案管理队伍的不断完善，是档案管理工作者的一项重要职责。本文就城乡规划建设档案管理存在的问题及对策进行探讨，以供参考。

关键词：城乡建设档案;管理

一、城鄉规划建设档案的特点

（1）复杂性。由于城乡规划和城建设计档案的发展是随时以城市建设和发展的主要业务内容的特点来描述的，具体涉及的内容主要包括环保、消防、城市规划建设管理以及与城乡规划建设、地面、空中、交通设施、地下交通管道、建筑物等有关的政策法规，结构和其他类型，以及各种文件存储信息形式，如音频和视频记录、文件图形和文本、电子文件数据，也反映了它们的及时复杂性。（2）动态性。因为城乡规划建设设计档案的发展是一种档案信息，它动态地记录着一个城市兴衰的各种动态发展模式，要求城建档案信息系统及时跟踪城市的发展变化，及时更新。因此，及时动态一直是城建档案馆的显著风格特征。

二、城乡档案管理存在的问题

2.1缺乏健全的管理机制

在推进城乡政府档案管理领域，特别是在促进档案管理质量和效率的提高方面，必须建立有效的档案管理机制和制度，保障和支持档案管理。然而，目前管理层在这两方面显然做得不够。虽然我国政府档案服务机构进行了调整和完善，使其管理机构更加合理，管理资源得到充分整合，但由于我国传统档案系统管理环境的严重冲击，大多数政府档案服务机构都采用了独立的档案管理系统方式，导致缺乏统一的档案管理体系标准，各地区之间管理信息难以共享，限制了档案管理的效率和体系，影响了档案管理的质量。

2.2档案收集处理不够规范

城乡规划建设项目档案收集比较片面，内部档案多在地上，地下较少;大型城乡规划建设项目档案的收集和覆盖范围不够广。仅收集部分大型城市规划建设项目的设计档案，尚未真正实现全覆盖;城乡规划和工程建设单位有关行政部门的内部设计档案往往比较全面，其他有关部门的档案较少;有的内部收集的档案处理不严格、不规范，有的没有明确标注档案的关键词和数据，存在原始档案无法替代档案副本等异常现象。

2.3没有完整的管理系统

目前，我国正逐步进入现代新农村社区建设和现代城市规划现代化工程建设的关键时期。但是，由于我国档案管理的总体规划还处于科学发展的初级阶段，在人力资源配置和现代信息技术的综合应用方面还存在很大差距。在一些边远贫困山区，土地资源利用和农村生产档案的档案管理需要继续充分利用我国传统的现代纸质档案管理模式，现代计算机化和现代数字化档案管理还存在较大差距。

三、解决当前城乡规划建设档案管理中存在的问题的对策

3.1加强制度措施，确保归档质量

归档和收集是城乡规划档案的基础。只有档案资料齐全，才能保证城乡规划档案的质量，为城乡规划提供优质、有效、便捷的服务。因此，要高度重视依法收集和归档档案工作，通过宣传教育落实有关档案法律法规，不断提高事业单位有关领导依法归档管理档案的工作意识，各单位有关管理部门的工作人员要高度认识档案收集管理的重要性，在实际档案工作过程中，要围绕每一个管理过程和操作环节，制定有效的各单位档案规章制度，采取管理岗位档案职责与资质考核结果挂钩等有效管控措施，不断提高本源头单位城乡规划工作档案收集归档的效率、完整性和资料准确性，同时加强对专兼职单位档案管理员的资格考核，培养其严谨的管理纪律态度和认真负责的业务工作作风;单位档案管理部门人员应定期组织相关档案资料的归档移交信息收集，检查档案清理资料，与单位相关档案业务管理部门进行沟通，了解单位相关档案工程项目的管理流程和工作进展情况，及时准确掌握相关第一手档案资料，严格控制档案及档案资料的质量，严格按照档案收集范围的要求进行定期检查和设计验收，确保所有档案的接收和归档，即所有档案的接收和归还，归档材料的质量必须符合要求。

3.2狠抓规范管理，提高工作效率

档案管理数量大、频率高是当前城乡规划管理档案的一个重要特点。目前，城乡规划档案通常采用一个档案完成后再归档的管理方式。如果采用传统的数据归档工作方法，按照文件项的顺序进行文件管理，很容易避免文件归档后频繁发生文件折叠的尴尬。因此，实践证明，在城乡规划档案管理中，采用传统的排架数量大于流水线的方法是可取的。这意味着，无论要归档的传统文件实体属于哪个文件项或文件类型，都会根据需要归档和存储的实体的时间顺序来管理实体排列编号。这样，虽然传统档案的实体安排似乎有些混乱，但通过建立传统档案管理数据库，利用计算机软件管理档案系统，可以轻松有效地解决这一管理问题。因此，在对文件信息进行编目时，我们只需添加一个标准项作为文件的物理架号，同时记录该文件信息并存储在中国计算机中心的相关文件条目中。当我们查询一个传统的文件时，我们可以准确地知道它的文件发射和位置，您可以快速地访问管理所需的文件。为了实现传统档案管理的数字化，利用计算机档案管理可以有效地实现我国传统档案管理的巨大变革，提高管理效率。

3.3拓宽利用渠道，提升服务效能

保存规划档案的最终主要目的是有效开发和利用资源。面对新形势下的新任务，我们要不断改变过去被动的，单一的档案服务管理模式，多措并举，一盾并举，，千方百计为广大城乡规划档案管理人员提供多角度、全方位的档案一站式信息服务。城乡规划档案管理信息网络的优化建设，本身就是一座更加便捷的档案沟通信息桥梁，这不仅大大缩短了档案资源综合使用者与城乡规划档案管理相关部门之间的信息时间管理距离，而且大大提高了档案资源综合利用的效率。要继续加快推进城乡规划档案相关部门档案管理信息网络的有效开发、优化、建设和及时维护管理，建立更加规范的中心，及时收集和管理城乡规划档案相关部门的档案管理信息数据和档案信息资源目录，让城乡规划相关档案管理人员方便、准确地掌握城乡规划档案工作人员的档案管理信息，及时收集城乡规划档案相关部门的档案管理信息和相关数据信息，实现城乡规划档案各相关部门档案管理信息网络数据的及时、有效收集、存储和管理，积极高效地为城乡规划相关档案管理部门的工作人员提供优质高效的城乡规划档案归档相关档案管理信息和数据查询管理服务。

结 语：

总之，新形势、新挑战要求城乡规划档案管理工作与时俱进，创新发展。档案部门和档案工作人员切实加强对城乡规划档案收集利用的分析研究，通过城乡规划建设服务保障城乡规划档案的法制化和规范化管理。以管理为中心，大力推进档案信息化建设，只有提高服务意识，提高管理和服务水平，城乡规划档案的信息化工具和管理才能得到充分利用。

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