事业单位人事档案电子信息化管理分析

陈胜丹

摘要：近些年，在我国高速发展的背景下，科学技术的迅猛发展将人们带到了信息化时代。传统的人事档案基本上是以纸质的形式存在的，档案一旦发生变更，就要重新打印一份档案。这样不仅耗费时间，浪费纸张，整个事业单位的工作效率也会大幅度下降。因此，事业单位的人事档案管理工作应该与时俱进，朝着信息化管理的方向积极做出转变，这样人事档案管理工作才能够在事业单位管理中发挥更大的作用。

关键词：事业单位;人事档案;电子信息化;管理

引言

档案管理作为事业单位管理的重要组成部分，对事业单位的协调、高效运转产生至关重要的作用。随着我国信息化技术的不断发展，档案的信息化管理已经逐步深入各个单位。新中国成立以来，信息化技术不断发展，人事档案管理工作得到了转型升级，特别是针对事业单位，档案管理是基础性的工作，切实有效做好该项工作，能够使其人事管理效率和各项管理工作取得更大的发展。

1事业单位人事档案电子信息化管理的价值

1.1让档案管理更为规范化

在以往的、老式的档案管理工作中，由于大部分的档案数据、信息都需要工作人员来填写和录入，但是工作人员之间的个体差异比较大，不同部门的工作人员在填写、审核档案数据信息的时候，存在一定的差异性，最终会影响档案数据信息中整体的内容和格式，无法保证档案数据信息内容、格式的规范化。由此，单位要借助于信息化手段来开展档案管理工作，能够让档案管理更为规范，方便档案信息、资源的统一管理，实现档案信息、资源及时共享。同时，在档案信息化建设、管理中，通过专人专岗的形式，让档案管理更为规范化、系统化。

1.2有利于促进事业单位人事制度改革不断深入

事业单位在发展过程中会面临人员流动频繁的情况，而事业单位人事档案电子信息化管理能够有效地促进事业单位人事制度的不断改革，能够有效地解决一系列的招聘问题。比如，事业单位在招聘相关工作人员的时候，他们通过信息化电子档案进行筛选，所选择的范围更为广阔，能够挑选更为精准的人才。通过这种方式选择的人才，能够给事业单位带来巨大的效益，进而深入地实现事业单位人事制度的改革。

2事业单位档案信息化建设与管理的方法

2.1强化基础设施的建设

只有做好基础设施的建设工作，才能够为档案信息化管理奠定扎实的基础。档案室通常是事业单位中的重要行政部门，在具体的档案信息化建设、管理之中，要及时更新或置换老旧的设施设备，更换已经有损坏、使用不便的资料库架，可以使用满足档案管理标准的带锁资料架，把一些涉密载体放置在带密码锁的文件柜之中。在档案信息化建设中，要安置通风设备，配置专业的电子温湿度检测仪，以此来探测到档案室中的温度、湿度情况，确保档案室的温度湿度满足档案管理的需求。同时，相关部门一定要结合自身的发展需求、业务需求，设定相符的档案信息化建设与管理系统平台，以此来满足长期档案信息化管理的标准需求。在档案信息化管理系统平台之中，一定要检测系统中的存储功能、计算功能、负载功能，注重档案信息化管理系统平台的日常维护，让系统能够顺利运行下去。

事业单位要保证档案存储格式与拓展接口之间的兼容性，结合用户、管理人员实际需求，对当前的系统平台进行更新与优化，为之后的信息转移、存储工作奠定良好的基础。除此之外，在事业单位的档案信息化建设、管理工作中，一定要重视软件、硬件管理，提升其安全性、利用率，对管理人员展开知识培训、知识学习活动，必要时要聘请专业的档案信息化管理人员，引入相关的密钥技术、防火墙技术，提升档案信息系统的安全性。

2.2提升档案管理人员的综合素养

新形势下对档案管理工作人员的要求较高，因此，人事档案管理工作人员一定要有较高的综合素养。在日常工作中要不断对事业单位人事档案管理人员进行专业素养、思想政治、职业道德、数据保密性等方面的培训，提高工作人员的综合素养。档案员要注重数据库本身的安全和机读目录的保密，严格执行国家有关涉密网络信息保密工作的法律法规，严格管理计算机设备、网络、数据磁盘等载体，加强数据安全意识，做好物理隔绝，建立健全数据库质量控制体系。建立一支专业素质扎实，思想觉悟高，业务能力强的干部人事档案工作队伍，为档案管理工作的有序进行奠定基础。

2.3采取多元化管理模式和手段

传统的人事档案管理通常是以纸质材料的形式进行，从上文可以得知，纸质档案管理其实是存在诸多问题的，不仅不容易长时间保存，占据的空间大，还极容易损毁，在调查和查找的时候费时费力，工作效率也极其低下。所以在展开电子信息化档案管理的时候，要采取多元化的管理模式和手段。相关工作人员要充分利用一切可以利用的资源，最大限度地建立起更加完备的电子信息化人事档案。比如针对于档案的查找，工作人员在录入人事档案系统的时候，就应该将“身份证号码”作为重要的检索信息，将其划分成一个“检索源”，其他的档案信息在后面依次补充，这样就能够方便后续的查找与应用。又比如，在针对于人事档案信息的共享方面，事业单位之间可以建立一个“云档案”平台，单独设置密码，要一定级别的人员才能够打开“云档案”平台，实现信息共享，这样既可以避免人事档案信息的泄露，也可以实现档案信息的高效利用。

2.4确立人事档案信息化管理晋升机制

在事业单位中，对于习惯以往纸质人事存档的老员工来说，可能存在年龄较大，对新时代的信息化知识学习能力不强，且学习意识不高，不愿与时俱进地学习新的人事档案管理知识，这种情况普遍存在各个事业单位。但是，在互联网快速发展的信息时代，逐渐在日常工作中植入信息化技术且进行实践应用，是每个事业单位以及每位职工必须了解的，为了顺应时代的发展，实行人事档案信息化管理已是必然趋势。因此，这就要求事业单位采取措施，让事业单位职工充分了解到信息化的优势所在，鼓励信息化管理工作，并确立相应的晋升机制，以培养出更多符合现代化标准和高技能的优秀人才，提高事业单位职工的综合素质和专业技能水平，从而提高人事档案信息化管理的工作效率和质量。

2.5严格执行当前的档案管理制度

在进行档案管理工作过程中，首先要要求工作人員熟知当前国家的档案管理制度。目前《机关档案工作条例》《档案法实施办法》等国家档案管理的政策法规对机构合并、裁撤过程中档案管理工作作出了明确的规定。因而在实际工作过程中，需对工作人员进行相关法律法规的培训，让其在一定程度上了解档案管理工作的具体流程和实施方法，有助于后续的档案管理工作顺利开展，也能够促进档案管理的规范化。相关机关裁撤合并的情况下的档案管理在《机关档案工作条例》中有明确的规定，要求其档案必须向主管单位和有关的档案馆进行移交，从而避免了该过程中可能出现的档案归属不明确的问题。

结语

综上所述，随着科学技术的不断发展，事业单位的人事档案管理工作也应该不断发展和提升，要契合信息化时代的特色，让整个管理工作能够朝着电子信息化的方向发展。这样既可以提高人事档案管理工作的效率，发挥人事档案管理的价值和作用;也能够保证人事档案的安全性，可以让其更为长久的保存;还能够实现云共享，从整体上提高事业单位的工作效率。

参考文献

[1]丁元峰.机关事业单位档案管理信息化工作研究[J].无线互联科技，2019（19）.

[2]赵明.机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究[J].黑龙江科技信息，2017（07）：149.