行政事业单位往来款项管理问题及对策探析——以S省局为例

邢文龙

行政事业单位往来款项包括预付账款、其他应收款等资产类往来和应付账款、其他应付款等负债类往来。随着市场经济发展，行政事业单位业务越来越复杂，新政府会计制度的实施，对往来款项确认计量与核销提出新的要求，但由于诸多因素，行政事业单位往来款项管理相对复杂，往来款项余额大，若不及时清理的话，一定程度上影响会计信息的真实准确，增加财务风险。本文从行政事业单位往来款项管理存在的问题入手，分析其原因，结合S省局往来款项清理工作实际，提出相应解决对策。

一、行政事业单位往来款项管理存在的问题及原因

（一）历史遗留问题形成的呆坏账

行政事业单位会计核算之前执行的是收付实现制，从部门领导到具体经办会计人员更多重视现金的收付，而对于一些往来款挂账不够重视，也缺乏必要的内控管理制度，没有定期及时清理往来。随着时间推移，原经办会计和分管领导退休或者调离岗位，新入职的财务人员对未及时清理的往来款历史挂账不清楚原因，无法继续清理而选择继续挂账，增加了往来款项清理难度，这部分往来款最终形成了呆账或者坏账。这部分往来款项长期不清理，一定程度上影响了财务信息的及时性和准确性，也给财务管理工作带来风险。S省局重点对资产往来款项进行清理发现，涉及历史遗留问题形成的资产类往来款挂账占资产类往来款将近10%，有些存在10年甚至20年以上，绝大部分往来款经办人员都已退休甚至离世，形成原因又无相关说明，无法进行清理。

（二）部分单位财会人员业务处理不规范

部分单位财务基础薄弱，主要体现在财务人员综合业务素质不高。有的财务人员属于半路出家，很多单位由于业务繁忙，临时抽调业务人员从事财务工作，这部分人员无财务基础，缺乏会计理论，必然导致一些会计业务处理随意且不规范；还有一些会计人员，尽管具备一定理论基础，但自身责任心不强，缺乏实践经验，因而随意挂账，往来款科目设置不科学，不清晰，往来单位不设置或者设置不规范。比如S省局往来款项清理中发现，部分往来款项的形成，是由于对同一业务处理未按照一致性原则采用相同处理方式，比如版面费的预缴，同一会计人员在预付版面费时，挂入预付账款，而在经办人员拿回发票报销时却在其他应收款中“空头”冲销，或者预付版面费和版面费报销时，不同的会计人员挂账和冲账的科目不一致，上述情况都会导致往来款项的虚增。同时还发现，由于往来单位名称不一致，导致往来款项未能及时准确冲销，如“X市大正公司”和“X市大正信息科技公司”实际为同一公司，但由于会计人员责任心不强和业务处理随意，导致往来款项清理不及时。

（三）往来款项管理制度等内控制度缺失

新政府会计制度对于往来款项的核算、计提坏账准备及核销做了明确规定，但只是定位在具体的业务处理方面，由于往来款项的形成涉及诸多部门和环节，比如往来款形成的审批、往来款的清理和清收以及往来款的核销管理等工作，缺乏系统且标准的规定来统一明确，因此会出现往来款挂账随意，往来款形成时审核不严格，清理回收不及时且不深入等问题。S省局往来款项清理中发现，一些往来款项挂账是由于经办人员未及时交回发票冲销，根本原因是缺乏必要的催收制度，往来款项形成后，经办人员未及时按照合同时间开具发票且交回财务部门报销，导致个别经办人员原始发票丢失，财务人员也无准确的往来款台账进行催收。该部分往来款项一般是三年内形成的，尽管不属于历史挂账，但由于清理不及时，也会造成单位会计信息不真实。与此同时，事业单位往来款项清理缺乏必要的监督和提醒，这也是导致往来款项清理不及时的原因。

（四）重大项目进展缓慢，业务人员责任心不强

部分行政事业单位前期预算编制不够合理，后期预算执行压力大，因为通过往来款科目调节处理，该部分往来款形成后，由于后期业务人员跟进不够及时，造成往来款项清理难度大。还有部分行政事业单位，比如S省局属于YJ部和S省政府双重领导的二级预算单位，下属还有三级单位，S省局因为行使行政职能承担了国家重大基建项目建设，这些基建项目有些需要下属单位协作完成，但由于基建项目的特点和基建财务相关规定，S省局将部分项目建设资金拨付下属单位后只能挂账在往来款项上，由下属单位完成协作任务后在S省局报销冲账，但由于个别业务人员工作积极性不高，业务能力水平有限，加之基建项目招投标工作自身时限要求，导致一些往来款项未能及时清理。

二、加强行政事业单位往来款项管理的对策

笔者以S省局近三年资产负债表数据为基础，分析其往来款项变动情况，表1及图1显示，S省局2017-2019年资产类往来款（预付账款和其他应收款）及负债类往来款（应付账款和其他应付款）逐年增加，其中资产类往来款在资产中的占比约10%且逐年增加，负债类往来款在负债中占比达90%左右。S省局往来款余额较大，给财务管理带来一定风险。

截至2019年12月，S省局资产类往来款项主要构成为：S省局与所属单位之间项目拨款形成的往来款约243万元；各种历史原因形成的往来款约107万元；基建项目形成的往来款约95万元；正常的货物采购及购买服务形成的往来款约80万元。S省局成立了往来账款清理工作组，分类梳理了形成原因，建立了清欠台账并印发了催缴通知书，对已发送往来账款催缴书的单位进行催缴，先期共完成110万元的往来款清缴，效果明显。结合S省局的往来款项清理工作实际，笔者认为，行政事业单位应着力构建往来账款清理的全过程、链条式内控机制，明确内控一把手责任、部门领导和业务经办人报销责任、财务人员提醒责任、纪检监察内审责任，各负其责。重点是在业务流程前段把问题解决好，理清晰。具体可从如下几个方面进一步加强工作，解决往来款项长期挂账的问题，提高资金使用效率，降低财务风险。

（一）完善机制，建立健全财务内控制度

法治社会，制度先行。各单位要建立健全财务内控相关制度，明确往来款项经办部门、财务部门和内审部门的职责，做到职责明确，流程清晰。

1.建立往来款内部管控制度。要完善干部离任交接制度，在离任前，应书面理清单位的往来款项，避免“新官不理旧账”现象。

表1 2017-2019年S省局往来款变动表 单位：万元

2.建立健全往来款核算制度。往来款项发生后，财务人员要及时入账，科学、合理设置明细科目，做到科目使用正确、往来单位或个人明确、账户余额准确。

3.建立健全往来款项专人负责机制。财务部门指定专人兼管往来款项，负责建立三年以上往来款项备查簿。每月月末对往来款项余额进行分析核查，根据类别、部门建立辅助台账，准确反映往来款项的形成、回收、支付及增减变化情况，及时提供给业务部门组织清收或报账清算。

4.建立健全往来账款项催办函询制度。对于未及时清理的往来款项，督促业务部门开展催缴。对因特殊情况无法办理冲销的应收款项，应履行内部审批程序；往来款项金额较大的，聘请中介机构执行函询程序，协助核实。

（二）加强培训，强化综合素质和责任担当

往来款项的清理涉及诸多方面，一要加强宣传引导，提升业务人员对往来款项管理的理解和认同，及时按照合同时点和财务部门要求完成往来款项冲销；二要加强财务人员培训，加强对新政府会计制度和会计基础工作规范培训学习，掌握目前行政事业单位的新制度、新模式及新方法，提升职业道德水平和专业素养，增强责任意识，鼓励财务人员利用业余时间研究业财融合知识，理论联系实际，对于往来款项清理工作提出积极建议且被采纳的，给予一定物质或者精神奖励，充分调动其积极性和主动性。

（三）建立考评机制，加强内部监督

行政事业单位主管部门和内审部门要加强对往来款项清理工作的监督检查，将往来款项管理情况列入领导干部年度考核和离任审计内容；加强往来款项日常管理，凡因个人原因导致款项被拖欠或由于单位相关人员追缴不力的，或错过法律有效诉讼期造成拖欠损失的，要追究相关人员责任。

（四）加快信息化建设，助推单位管理水平提升

加快行政事业单位财务信息系统往来款项管理模块的优化研发，是提高往来款项管理水平的有效途径。引导财务人员参与财务信息系统往来款项管理模块的构建，提高往来款相关信息采集与输出的及时性、准确性和全面性，提高财务人员工作效率。

三、关于新政府会计制度往来款项核算的思考

新政府会计制度要求，对于纳入部门预算管理的资金收付进行财务会计和预算会计双重核算，当发生预付账款业务时，由于有时无法确定具体的业务核算内容，预算会计科目体系中也无往来款属性科目，因此预算会计核算会涉及“待处理”科目。《政府会计制度—行政事业单位会计科目和报表》中对于“事业支出”科目中的“待处理”也做了说明：对于预付款项，可通过在事业支出下设置“待处理”明细科目进行明细核算，待确认具体支出项目后再转入本科目下相关明细科目。年末结账前，应将本科目“待处理”明细科目余额全部转入本科目下相关明细科目。另外，笔者认为“待处理”科目的运用只适用于当年业务，不适用于跨年“预付账款”业务处理。因为财政部在2019年7月印发的《政府会计准则制度解释第1号》（财会〔2019〕13号）中明确指出：“单位对于纳入本年度部门预算管理的现金收支业务，在采用财务会计核算的同时应当及时进行预算会计核算。年末结账前，单位应当对暂收暂付款项进行全面清理，并对于纳入本年度部门预算管理的暂收暂付款项进行预算会计处理，确认相关预算收支，确保预算会计信息能够完整反映本年度部门预算收支执行情况。以后年度，实际结算或报销金额与已计入预算支出的金额不一致的，单位应当通过相关预算结转结余科目‘年初余额调整’明细科目进行处理。”也就是说，当年发生的“待处理”要在年度终了时全部确认支出，年末“待处理”科目余额为零。

实务中笔者发现，经常出现混用“预付账款”、“应收账款”和“其他应收款”的情况，虽然这几个科目都是资产类科目，但是在具体运用上还是有不同的侧重点。预付账款与应收账款尽管都属于单位流动资产，反映了单位的一项短期债权，但是二者仍有不同。其中，应收账款是单位作为商品和服务的提供者，未来应向购买方收取的款项；而预付款是单位作为商品和服务的购买者，预先支付给供应方的款项。以S省局为例，日常发生的货物或者服务的采购，一般采用预付账款核算合同款预付情况。其他应收款是单位除财政应返还额度、应收票据、应收账款、预付账款、应收股利、应收利息以外的其他各项应收及暂付款项，如职工预借的差旅费、已经偿还银行尚未报销的本单位公务卡欠款、拨付给内部有关部门的备用金、应向职工收取的各种垫付款项、支付的可以收回的订金或押金等。