论工程资料管理中的常遇问题及处理措施

吴汝琴

（贵州建工集团第一建筑工程有限责任公司，贵州贵阳 550000）

0 引言

随着国家的各方面快速发展，对建筑工程建设的要求更高，为满足人们日益增长的需求，建设项目投资也在逐步增加。资料管理工作是推进建筑工程建设的重要内容，也是建筑工程工作的重要组成部分，是从事建筑工程活动的人员形成的历史记录，是重要的信息来源。而在建筑工程施工过程中的技术资料和后续交付的技术资料都非常重要，是工程质量和竣工验收的依据。因此，对技术资料要求必须保持其全面、真实、并保存完好。然而，目前在工程资料管理方面还存在很多问题和缺陷，与新时代的新要求和公众对美好环境的期待相差甚远[1]。为此，要将深刻认识新形势下工程资料的意义和作用，增强办好工程资料的意识和使命感，把握新特点，创造新特色，做好工程资料管理工作。本文对建筑工程技术资料管理的重要性、缺陷以及改善的具体方法进行探讨。

1 建筑工程技术资料管理的重要性

1.1 整体提高施工单位的综合管理水平

建筑工程技术资料是记录施工单位在一个完整的建筑工程项目周期内施工过程中依据的重要数据的资料，主要内容包括施工的详细步骤过程、遇到的问题以及采取的措施，若该施工单位采用创新性措施方法也会获得相关行业的认可并记录在技术资料中，以便让后续人员进行参考。从内容上来说，建筑工程技术资料构成建筑管理的重要一部分，依据资料可以全面体现施工单位的内部综合管理水平。

1.2 保证建筑工程建设过程的真实性

建筑工程技术资料是重要的工程建设的原始材料，主要记录施工过程中各种测量的详细数据信息，各分部分项隐蔽工程的验收隐蔽真实数据，及对施工中各种取样试验检测数据，这些数据在完整的项目周期中用于工程的施工建设、工程验收核查、技术检测及竣工结算。因此，必要保证技术资料的真实性，需要多方核实后记录在册，若一旦疏忽发生记录错误，则可能发生对整个工程产生不可挽救的损失。

1.3 对工程后续管理提供指导依据

技术资料包括施工过程中每个环节的详细数据信息，系统性的数据将项目工程的多个施工环节都串联起来，形成完整、系统的数据架构。若施工后续出现问题，完整、系统的数据可以极快地定位问题所在点，及时根据数据进行调整解决，保证建筑工程建设过程中的效率和最终质量。

1.4 工程技术资料管理是建筑企业的内部财富

完整系统的技术资料可以高效定位问题点，为解决问题提供了解决思路，也帮助项目人员可以参考数据制定科学合理的方案，节省不必要的成本浪费。另一方面来说，科学的数据参考有利于内部人员进行专业的技术沟通和交流，加强人员团结一致推动项目进展，减少沟通成本，也减少冗杂的失误，提高项目人员的工作信心高效完整工作内容，为企业带来全方面的效益。

2 建筑工程技术资料管理的缺陷

2.1 测量数据不全面，利用率低

测量数据是从建筑工程建设第一步需要收集的原始资料。主要收集于初测、复测和竣工后测量三个环节，测量范围则包括整个工程建设各层次、各部位、各细节。但结合我国现实目前的建筑工程项目建设来看，很多真实数据遗漏，记录的很多数据也不能满足实际的需求，数据无法发挥现实作用，这给企业管理带来很大的困难，针对现有的数据，其中利用率也不高，这意味花费巨大财力、物力、人力获取的数据并没有发挥应有的价值。

2.2 原始数据试验取样缺乏代表性

我国相关标准中，对原始数据各方面都有明确规定，包括数据的取样代表数量、取样方法、取样频率都有明确数据。但具体到真实的工作中，受多种原因影响可能导致样品缺乏代表性、取样频率不足，例如试取样人员专业水平不一、施工单位试取样时间受限、管理部门过于追求经济效益。这些都无法保证试取样的数据真实，不能全面反映项目的实际情况，埋下安全隐患问题。

2.3 资料编制缺少规范性、真实性

在保证资料全面真实的基础上，还需要对技术资料进行规范性规定。目前我国建筑工程项目中记录的技术资料存在文字术语不规范、记录内容不明晰的情况，资料的进度也无法保证与工程相一致，工程竣工后对资料的整理和编制也被忽视，甚至还存在虚假数据，这些在实际工作过程中造成极大的沟通成本。所以需要技术资料在内容格式和文字表达各方面都保持与统一规范一致，保证资料的可读性，方便相关人员进行沟通或者核查。

2.4 相关的管理和制度落实不到位

管理部门和监督部门对实际工程的管理监督的执行工作不到位。我国目前基础设计建设项目众多，依靠我国现有的管理人员和监督人员在人手方面无法满足繁多的实际需求，其中还会出现部门工作人员消极怠工的情况，所以无法保证众多的项目监督管理的实际执行落实。施工单位方面，由于技术资料经常被忽视，各相关部门之间沟通不到位，导致资料未及时与施工同步，在多数情况下不能很好地应用在实际工作中，技术资料的真正价值被掩藏，没有形成系统化、信息化的工作流程。

2.5 施工资料纵、横向不交圈

施工技术资料不仅仅数据技术信息，还包含管理的步骤信息，技术资料的编整涉及各方面人员，例如项目工程师、技术员、资料员、质检员等多名人员，每一人员都负责某一小部分的工作编整，所以需要多方协商沟通来落实工作。但实际情况，各方无法保证及时沟通，导致编整的技术资料缺少系统框架。

3 建筑工程技术资料管理问题的处理措施

3.1 增强工程技术资料的管理意识

技术资料的管理与多部门的工作都密切相关，比如施工单位需要参考数据来实际操作；负责管理部门需要根据数据监测施工结果；业主单位需要参考数据进行监督；监督部门依据数据检测是否合格，所以要增强各方面的资料重要意识。增强意识才能有力推进各部门对技术资料的重视程度。施工单位要完善相关制度保证资料的完整真实；管理部门提高专业素养和职业责任心，根据技术资料做好科学管理；技术资料是业主和监理部门开展监理工作的依据，保证工程的安全性、科学性。

3.2 提高工程资料的管理制度

工程资料管理是建筑工程的重要组成部分，加强工程资料管理的监管也很重要。对于特定任务，需要根据资料的隐私级别和重要性来妥善管理密钥。定期存放和检查纸质书籍和资料，确保资料完好无损，做好电子书资料的备份和测试工作，保证工程资料的及时更新和数据完整性。增强意识是首要步骤，但需要落实在实际的制度管理上，才能保证技术资料管理的可行。明确施工单位工作各环节的详细技术资料内容，明确管理部门的具体职责，对监督部门制定相关的执行规定，比如需要对技术资料进行定期检查、及时归档、定期派人整编。从步骤流程、内容、存档方法以及依据内容都进行详细的规定并按规定执行，可以确保资料的有效准确性。完善建筑工程单位资料管理制度的内容，建立借阅登记和保密制度，确保建筑工程单位资料信息的完整性和可靠性，防止工程资料等各类有价值资料外泄，做好相关监管工作。

3.3 提高对工程资料管理的重视程度

在实际管理过程中，相关建筑工程单位本着实事求是的原则，提高建筑工程单位对工程资料管理的重视程度，组织从业人员开展相关学习活动，显著提高工程资料的管理水平。树立工程资料的依法管理理念，及法律意识，从根本上认识工程资料管理的重要性和必要性，加强工程资料管理宣传，初步帮助管理人员扭转认识误区。同时，加大资金投入，购置先进、科学的硬件设施，积极引进专业管理人才，显著提高工程资料管理水平，理顺人力资源配置，完善相应的考核机制，着眼于调动管理积极性，这有助于营造良好的工程资料管理环境，保证工程资料管理工作的有序开展。

3.4 确保工程数据的准确性和及时性

确保资料的真实准确是对技术资料的基本要求，只有依据真实的数据才能进行后续施工步骤，若数据发生错误且没有被及时修正过来，则可能会引发建筑工程质量安全问题。所以在记录技术资料时需要保证记录及时全面，多方核对，保持记录进度与工程实际施工进度一致，严格惩罚数据作假行为。除此之外，涉及工程所用的材料和配件，也需要进行深入地调查和记录，确保数据收集的完整性。

3.5 提高工程资料管理人员的综合素质

加强工程资料管理人员的专业培训，通过专业讲座与个人自学相结合、强化培训与保密指导相结合、实地考察与交流相结合，拓展工程资料管理人员的知识和技能，提高工程资料管理人员的技能和专业素质。提高管理队伍的综合素质，形成良好的管理工作流程，提高技术资料管理的水平。加强复合型人力资源开发，工程资料管理人员不仅要熟悉专业技能，还要熟悉建筑工程工作，熟悉计算机信息处理技术，并具备较高的综合协调管理能力。另一方面，提高相关人员的职业道德水平，保证工作时细心认真负责，严格遵守国家相关法律法规。

4 结语

综上所述，建筑工程技术资料对于工程建设起到重要的作用，保持资料的完整性、真实性可以从技术层面上保证工程的顺利实施和验收。目前我国在建筑工程建设中关于技术资料的建设还存在很多不足，这些都会限制工程的发展，也无法保障对建筑工程项目的最终验收成果。所以应从相关规章制度上来严格落实，提高项目人员的职业道德和敬业精神，多方面保证建筑项目工程资料的全面、真实、完整。