郑改卫
(陕西有色榆林新材料有限责任公司,陕西 榆林 719000)
公司对备件库存管理建立了物资信息管理系统,以便准确掌握备件库存信息,同时,对库存进行统计分析。目前备件库存主要集中在发电、铝业、阳极三个分公司,包括大库库存以及隐形存在的二级库存,备件种类繁多,占用较大资金。大多备件库存不流动,无法上机。另外,由于运行设备状态的不断变化,备件需求计划持续申报,因公司备件采购周期较长,为应对生产需求,需要加大储备数量,从而形成新的备件库存,库存无法实质性地下降。
因公司基建初期,备件申报、储备数量较大,大量流动资金被占用,严重影响企业发展,分析原因,发现备件库存控制方面存在问题,主要表现在以下方面。
公司前期库存管理依赖人工记账,库存台账准确性不足,致使库内物资无法及时进行利用。后期重视成本管理控制,出现 以领代耗 现象,隐形 二级库 产生,原有大库库存分散,分布到各车间。目前,公司有一级库房,各生产单位存在二级库房,备件大库和二级库房同时存在,大库与二级库房,每个二级库房之间又独立存在,库存信息无法共享,储备情况重复严重。二级库房没有统一的数据管理系统,库存信息全靠人工做账,信息统计无法及时反馈公司,导致公司整体库存数据不真实。
公司备件需求计划从申报到审批,开始询价,快则1 周,慢则1 个月。根据公司专属、通用采购模式,专属备件申请限价后组织议价谈判,正常时间4 周内完成。通用备件招标,招标有平台招标和委托招标公司招标,平台招标一般18 天内能出结果,委托招标公司招标1 个月出结果。再考虑备件生产周期,最快80 天,慢则300 天到货。如遇备件型号升级,停产等问题,采购周期得延长1 ~2 个月。由于采购周期问题,生产单位对常用消耗件得储备3 个月以上的用量;对关键设备重点部件,需要储备事故件;对于不定期更换的备件,需要储备种类齐全,由此产生大量库存。
公司基建初期,各生产单位主要考虑生产和消耗,对库存控制不够重视。前期新设备投入使用,各种故障无法预测,为了应对各种想不到的设备故障,重视备件储备安全,而忽略了储备经济,如混捏机轴瓦、轴套等备件,过早地储备备件占用大量资金。皮带滚筒轴承座,因担心损坏,前期储备很多,后期真正更换的很少。很多这样的备件,放5 年多也无法上机,变成呆滞库存。
公司近年来中大型技改项目较多,为了优化生产工艺,采用先进技术,对部分设备进行整体改造或者局部调整,造成一部分设备及备件不可避免地被淘汰,无法继续使用。例如,炭块输送机的十字转向装置,后期因设备技术改造被淘汰,成为无效备件。成型喷淋系统的喷嘴,也因技术改造导致无法使用,成为无效库存。这类备件也占用了一部分库存。
由于上述各种原因,导致我公司备件的库存量过大,严重影响企业发展,需要尽快盘活库存。近几年,公司从成本控制到定额控制,不断摸索探讨改进措施,下面重点介绍几种备件控制优化策略。
2016 年之前,各生产单位对生产和消耗极度重视,对库存管理不够重视,库存台账粗糙,库存物资无法及时上机。随着成本考核的需要,为了便于统计管理,投入物资信息管理系统,情况有很大改善。由于物资管理系统只在公司层面使用,车间二级库台账粗糙的问题仍然存在,导致库存信息共享出现障碍。各生产单位加强库存控制管理,提高成本意识,逐步安排专人统计,细化台账;需要备件维修,先查库存,再咨询公司内部是否有同种备件,可优先使用。各生产单位控制计划申报,减少以领代耗。公司可以将各车间备件库存信息共享,实现相互调用。备件消耗费用考核与库存考核以
年度 为周期,更加切合生产实际。各个方面齐头并进,努力消除二级库,统一库存管理。
公司目前备件的供货周期依旧很长,要想改变这个现状,需要采用新的采购模式,根据备件特点及类型可以选择定点购进、寿命计价、总量承包、零库存等新型模式,加快采购进度,降低采购成本。
专利设备、关键备件可以采取定点采购,即与厂家直接议价谈判订货,订货速度较快。对于一定阶段内重复性采购的备件,可以根据市场情况限定时间段,采用续订的方式,简化订货流程。寿命计价有利于控制备件质量,结合市场价格,可以做到物美价廉。例如,焙烧火道热电偶,可以考虑使用此种方式采购,固定合作厂家,以使用寿命作为结算依据。总量承包经常用作大量需求的非标准件,例如,组装中频炉坩埚模,消耗量基本可以确定,可以签订年度合同,通知送货。零库存采购是对于一定规模的备件,目前公司采用 通用物资采购模式,制定清册目录,招标确定单价合同,根据需求量结算,大大缩短了供货周期,形成了现采购后结算的使用模式,有利于节约成本。可以扩展目录范围到备件类型,如钢材,不定型号,扩大零库存备件的范围,进一步减少库存储备。同时,对供应商资质、能力进行筛选评估,不单以价格为导向,加强信息交流,便于供应商管理,开拓采购渠道。
备件需求计划作为备件管理的源头,是备件库存管理的重要组成部分。公司近几年来制定了一系列备件管理考核制度,以生产成本指标为基准,控制备件计划申报。各生产单位也是严格执行,逐步摒弃全面储备的思想,转向消耗储备、关键储备,效果显著。例如,2016 年,阳极分公司备件计划申报1760 项,2020 年备件计划申报887 项,减少了50%。这也是公司运行5 年后,设备损耗的规律慢慢体现出来,对备件预测起到了重要指导作用。
为了更加科学、合理地控制计划申报,可以逐步实施定额管理。目前,公司建立了备品备件消耗定额清册,但是,参考意义不大,究其原因,定额制定有些偏离生产实际,理想化。各生产单位可以组织专业技术人员小组(技术员、班组长、检修工代表等),共同参与编制备件消耗定额。定额编制可以基于以下原则:
(1)对于有备机的设备,尽量不储备备件,但要掌握好易损件的供货渠道,大型设备的修复作业厂家和修复周期,一旦设备发生故障,备机迅速投入,期间快速组织故障设备的检修。
(2)非关键设备备件尽量少储备,对于一些备件,故障损坏后采取应急手段依然可以保持生产,且备件在当地可以尽快买到,不会对生产造成影响,这些备件就不需要储备,可以采用事故维修的方式处理。
(3)关键设备备件要仔细研究分析,综合考虑生产环境、使用寿命、供货周期、采购价格等因素,确定最佳储备量。
(4)类似规格型号的备件,可以考虑通用,减少储备量。对于通用的减速机、轴承、阀门等,若安装尺寸相差不大、性能相同,可以考虑统一规格型号;另外,对于同种类型的备件,如通用电器产品、密封件等,可以考虑统一品牌,可以大幅度减少备件库存与费用。
通过以上方法制定备件消耗定额,备件计划以此为依据,再考虑考核费用,控制性增强,提高计划的准确性和经济性,防止库存积压。
公司近年来设备技改项目不断进行,但淘汰备件的报废管理机制不完善,使得大量备件不能得到有效处理,造成库存积压。公司目前对废旧备件有两种处理办法:一是判废淘汰,二是修旧利废。对于价值不高、构造简单的部分备件,基本上通过以上两种办法可以及时处理。对于大型的固资备件以及价值较高、功能较为完整的备件,目前处理困难。公司固定资产报废手续烦琐,处理时间较长,对内可以优化审批处理流程,明确职责部门,减少推诿扯皮;对外可以寻求固定合作商。
对于功能较为完整、价值较高的备件,因其构造较复杂,且装配精度较高,公司内部无法维修改造,可以咨询专业生产厂家,探讨是否可以维修、改造后重新利用;可以在公司内部共享备件信息,看其他分公司能否使用,实现对内调剂;可以对外寻求同行业设备厂家,看能否折价回收利用,实现对外调剂。实在没有利用价值,最后考虑判废淘汰。要想以上办法能够顺利实施,就需要优化备件淘汰报废机制,考虑及时处理淘汰备件、减少库存的同时,考虑经济成本问题。
针对陕西有色榆林公司备件库存多的现状,分析备件库存控制管理存在的问题,从重视库存管理、改进采购模式、计划源头控制、优化淘汰报废管理机制四个方面提出备件库存控制优化策略,旨在降低公司备件库存,加快资金周转,提高公司经济效益,促进企业发展。