新时代背景下事业单位档案数字化管理方法分析

张 辉

（泰安市医疗保险事业处 山东 泰安 271000）

1 引言

档案是对个人行为、组织应用、机关活动的一种记录保存，往往会体现出良好的价值意义，对于信息资源能够做到充分的保护，对于事业单位的全面发展将会产生积极的影响。而现代化电子技术在不断地深入与应用，传统的档案管理模式已无法满足基本工作需求，需要我们进行全面的升级改造来进一步提高管理效率。而在这样的情形之下数字化管理模式应运而生，对于整个的资源利用率能够做到进一步提升，这样才能够进一步彰显出事业单位应用价值。

2 对当下的管理现状作出充分的分析

2.1 没有对档案管理给予足够的重视

很多事业单位对于档案管理工作的重要性没有做到充分认识，每个员工的思想意识也过于落后，相关的管理措施也不能够得到有效落实，使得整个的档案管理效率偏低，甚至还会经常出现一些工作偏差[1]。

2.2 管理水平低下

很多事业单位都不能够表现出全面的档案管理水平能力，甚至有一些事业单位都没有按照相关的规定程序建立完善的管理应用程序，导致档案鉴定不够全面。同时在进行档案销毁方面也不够完善，对于一些有保存价值的档案，也不能够进行全面的建立与保存，导致相关的档案管理制度过于混乱，根本达不到预期的目标。同时即使一些事业单位建立了相关的管理应用制度，但是这些规章制度只是一种表面形式没有落实具体的应用与执行，根本无法达到预期的管理效果。

2.3 档案管理模式还不够先进

当前的档案管理模式过于落后，只要是相应的管理人员，只是对档案进行了保存整理，没有对档案的真实价值进行全面激发，导致档案利用效率极低，无法发挥出档案资料共享利用的真正意义。

3 进行数字化管理体现出重要意义

3.1 有助于办公效率的提升

针对档案进行数字化的管理应用，能够保证档案信息利用，更加准确实现快速归档管理，在任何时间段都可以进行提取。我国事业单位往往要进行大量的人员调动、人员退休和人员离职，所以说每项工作都比较烦琐，通过数字化的管理能够保证信息上传更加准确，同时完成相关的共享与保存。同时档案信息化管理有利于查找效率的提升，传统的档案查找需要浪费大量的人力资源和物力资源。而在数字化管理平台模式之下，可以对各种档案信息进行充分查找，以此提高办公应用效率。

3.2 有助于提升自身的经济价值

各大事业单位规模都在不断扩大，产生了各种各样的档案资料，传统的档案管理不仅需要配备相关的管理人员，同时还要提供管理档案室和其他管理保护设备，无形当中会增加运行成本。而数字化管理应用是采用计算机数字平台进行档案信息管理，这样将会对整个管理空间进行充分利用，同时还会更好地减少无谓纸张的浪费，更好地节省开支，对于整体经济价值能够做到进一步的提高[2]。

4 进一步提高档案数字化管理采取的主要办法

4.1 对于人员的管理意识进行提高

当今我们已经进入到信息化应用时代，档案管理人员一定要紧跟时代的发展步伐，针对当下工作模式，对于自身的知识体系架构进行不断完善，以此能够掌握更加强大的应用技能。对于传统的档案管理理念做出改变，对于自身的管理意识做到进一步强化，充分发挥出数字化管理应用优势，更好地提高自身的管理应用技能，进一步地满足档案管理需求。同时不断地强化自身的数字化应用技能，对于各种计算机数据库都能够进行全面的掌握，以此提升自身的专业技能，提高档案管理应用水平。

4.2 提出更加完善的管理制度

为了进一步加强档案数字化信息建设，事业单位一定要根据自身的档案管理特点，提出相关的管理制度并下发到各个工作室，并严格执行。所以说我们要提出科学合理的档案管理制度，并针对实际情况进行不断完善，保证档案储存更加安全，进一步加强档案保密管理，从而更好地提高人员管理意识，在日常工作当中能够遵循相关的制度完成管理工作。

4.3 对于档案和文书能够做到数字化的梳理和管理

事业单位当中的档案梳理和文书管理是一项非常重要的工作内容，档案管理要同文书管理质量息息相关，对档案和文书进行数字化的管理应用，能够保证电子文件进行个性化的处理。利用计算机网络平台能够对各种档案进行发送和接收，将传统的纸质文件进行改变，并将声像传输技术和光盘打印技术进行充分的利用，使得文书处理更加高效。同时我们还要根据事业单位的日常工作内容，建立相关的网络信息数据库，对于档案信息和文案信息都能够进行及时的输入，通过数据库就可以对各种信息进行充分的查找，以此完成相关的工作，这样将会对信息归档效率进行提高，从而更好地节约各种资源，保证日常工作更加科学化和合理化。

5 结语

虽然我们在档案数字化管理方面取得了良好的成效，对于当下的事业单位发展需求做到了进一步满足。但是在整个信息化时代发展背景下，我们同发达国家相比较，档案的数字化管理还存在着明显的缺陷，需要我们同发达国家进行不断学习与交流。通过全面的学习，更好地弥补自身存在的不足，将数字化档案管理发挥出应有的作用，保证事业单位工作更加高效，从而为人民做出更加全面的服务。