烟草企业日常审计中标书和合同审核常见问题研究

赵家麟

摘 要：企业采购项目数量多且金额大，在招投标阶段和合同签订阶段均存在诸多审计风险点，通过对某烟草企业所属卷烟厂全年的非烟用物资和服务类采购项目在这两个阶段的审计审核意见的总结研究发现，审计风险点是存在规律性共同点的，大体可以分为九类问题。本文通过对九类风险点的剖析，探索给出应对解决方案，从而达到有效提高企业采购项目在招投标阶段的标书审核和合同签订阶段的合同审核工作质量和效率的目的，促進烟草企业管理升级。

关键词：物资和服务类采购;标书审核;合同审核;审计风险点

对烟草企业来说，采购项目在招投标阶段和合同签订阶段这两个阶段存在的采购风险点较多;从企业内控来看，企业的内审、财务和法规等部门都会对采购项目在这两个阶段的实施内容及流程进行必要的监督，提供专职服务。本文从企业内审部门对某卷烟厂全年的非烟用物资和服务类采购项目在标书审核和合同审核两方面发现的常见问题（审计风险点）为研究对象，探索提高企业内控管理机制的工作效能，努力满足烟草企业高质量发展要求。

一、研究对象样本

本文以某卷烟厂2020年度1月份至11月份完成的非烟用物资和服务类采购项目的招标文件和经济合同在烟草企业内部内控审核流程中审计发现的问题为样本进行研究。

2020年1月份至11月份，某烟草企业内部审计在对企业所属卷烟厂的采购项目的标书和合同审核中，对25个采购项目的招标文件进行审核，提出了60条审计意见或建议;对40个采购项目的经济合同进行审核，提出了60条审计意见或建议。

通过对以上25个项目的招标文件审核意见和40个项目的经济合同审核意见的归纳整理及分析，不难看出，120条审计意见或建议并不是零散琐碎的，它们之中存在着几大共通之处（共同点）。

二、审计发现问题

通过对某卷烟厂全年标书和合同审核意见的研究，总结出九大类审计发现常见问题，它们分别为：“最高限价编制说明”、“一致性”问题、内容完整性适配性问题、审核附件不全不完整、新增条款、“错误”问题、“金额大小写”问题、“需核实”的问题、其他问题。而其中，“最高限价编制说明”和其他问题是标书审核所特有的，而新增条款是合同审核所特有的。见下表：

三、逐条问题分析，探索解决方案

1.“最高限价编制说明”

根据烟草企业自身实际制定的采购管理标准，在招投标过程中招标人在编制招标文件或采用非招标采购方式制定谈判文件时，应规定投标人或应邀供应商的最高限制价格标准，投标报价或响应报价不能超过此标准，否则视为无效。而对于企业内部管理机构而言，采购实施部门是编制最高限价的主体责任部门，负责对采购项目进行必要的市场调研，拟定采购项目的最高限价，供企业内部职能部门（如审计、财务、法规等）审核。

那么，最高限价又如何编制呢？根据企业内部标准，可以遵循如下原则制定采购项目的最高限价：

（1）对于非烟用物资类采购，有行业或政府指导价的，按照指导价设置最高限价;没有指导价的，有历史合同价且价格具有参考意义，那么结合历史合同价和市场询价设置最高限价;没有指导价，没有历史合同价或历史合同价不具参考价值的，可通过市场询价设置最高限价;如果以上均没有或无法获得的，可从物资本身的人材机消耗量价分析得出结论，作为最高限价的编制依据。

（2）对于服务类采购，有历史合同价且价格具有参考意义的，结合历史合同价和市场询价设置最高限价;没有历史合同价或历史合同价不具参考价值的，根据市场询价结果设置最高限价;否则可以依据项目本身人材机消耗量价分析报告结论设置最高限价。

值得提出的是，市场询价须充分调研项目的市场行情，最少有3个询价结果，以满足最终最高限价设置的科学合理性。并且项目最高限价不得依据项目的立项金额简单设置，一定是要通过一定的方法和手段计算得出的，以保证最高限价有据可依。

项目采购的最高限价需要依据以上介绍的原则开展，那么在实操方面怎样才能达到简易高效呢？笔者认为，将制度要求变成固化模板，能有效提高工作效率，因此最高限价的编制说明，可以参见以下模板进行套用，详见如下模板。

模板“最高限价编制说明”参考格式

最高限价编制说明

XX项目经XX会议XX决议审批通过，何时实施，项目立项金额为XX万元。此项目国家局指导价/政府指导价为XX元;此项目历史参考价为XX年的XX项目XX元（此项目无历史参考价/与此项目类似的XX项目于XX年招标实施，因年代久远价格不具参考价值）;经向X家询价，询价结果统计如下：（各家报价单详见附录）

由于本项目的国家局/政府指导价为XX元，因此上控价以指导价为准;与本项目类似项目的历史参考价为XX元，因此上控价综合考虑历史参考价和询价结果，设定为XX元;根据询价结果，本项目上控价设定为XX元。

某卷烟厂

XX年XX月XX日

2.“一致性”问题

对于招标文件的审核，存在“最高限价编制说明”中的内容和标书中的内容“一致性”问题;存在标书中内容前后“一致性”问题;对于经济合同的审核，存在投标文件和拟定合同内容的“一致性”问题;存在中标通知书、中标人投标一览表和拟定合同价格的“一致性”问题。下面分别举例做解释：

（1）招标文件审核中，某会议中心中央空调系统改造项目，最高限价是根据询价结果得出，在审核中审计发现，询价时的水泵扬程为28米，而招标文件中招标需求水泵扬程为32米;询价时的水泵流量指标200，但招标文件中只是160。可见，最高限价编制说明中询价是否按最终的招标需求技术指标来进行，是保证最高限价设定是否有效的关键点之一。

（2）对于标书，分为几大章节，重要的章节包括“招标内容及要求”、“合同格式及条款”以及“投标文件格式”中的开标一览表。审计审核发现，“一致性”问题表现在标书这几个章节中内容的前后矛盾，例如，某工控机设备采购项目，在招标内容及要求中项目质保期1年，但附件一表格中硬件质保期为两年，招标内容及要求中安装工期30天，而合同格式及条款中安装调试及最终验收条款所述不一致。

（3）经济合同审核中，对于拟定的合同条款内容，要与中标人投标文件中的内容相一致，并且还要参看招标文件中在合同格式及条款中是如何叙述的，例如，某购置细支烟条盒在线补条装置项目，中标人在投标文件中承诺“提供全天24小时的技术服务”、“在1小时内给予回应”，而拟定的合同质保条款中还依然是招标文件中合同格式及条款所列的“乙方2小时内答复”。

（4）对于中标通知书采用不含税价加税率方式进行公告的，而中标人投标一览表中含税金额并不是依不含税价和税率计算得出，存在偏差的情况，拟定合同时应以中标通知书的不含税价和税率为准，并依此计算含税金额，从而体现出各文书文件的效力先后顺序。

3.内容完整性适配性问题

由于招标文件是套用现成的模板，招标文件中的通用条款是放之四海而皆准的，但对特定的项目，须在专用条款或招标内容及要求中明确哪些通用条款适用于本项目，哪些不适用，将不适用的条款删除，例如，在招标文件中，如果招标内容及要求中没有标星项，可将投标人须知和评标方法中涉及星号项的条款删除。

对于格式合同来说，合同中空缺的部分是需要根据具体项目的具体情况进行补充填报的，所以不论是对招标文件中的合同格式及条款，还是对拟定的经济合同，都须将合同中能填写的内容填写完整完全再送审。

4.审核附件不全不完整

对于招标文件审核来说，最高限价编制说明是审计审核的重点，在审核过程中，会发现有未附最高限价编制说明的情况;如果最高限价编制说明中提及类似项目的历史合同价，则需要附上历史合同作为证实资料;如果项目是列采购清单，进行单价控制的，则需提供询价清单单价报价资料作为单价控制的依据。

对于经济合同审核，中标通知书和中标人的投标文件（包括投标报价明细、售后服务承诺等）是必须要附上的附件资料，审计对拟定合同的合同金额、合同条款的审核主要会从这两份资料中抓取数据，进行核实;对经商务谈判签订的合同，合同价格是通过谈判确定的，在合同审核中需附上商务谈判相关文件，如谈判纪要等;对变更合同补充协议，则需附上变更证实资料，以供审计核实。

综上，由于标书审核和合同审核采取了信息化网络协同平台操作，在标书审核中，须上传的附件应包括最高限价编制说明及询价证明资料（询价函、询价登记表等）;在合同审核中，须上传的附件应包括中标通知书、开标一览表（即投标报价）、售后服务承诺相关资料、税率问题澄清函（若有须提供），合同若是经商务谈判而签订的，还须上传谈判纪要作为附件，如果是变更合同补充协议，须附变更证实资料。

5.“错误”问题

“错误”问题包含的范圍很广，但从审计审核的角度看，对价格的关注度较高，所以不论标书还是合同审核，金额、价格的错误都是一方面重点问题;另外，对招标文件中评标方法的计分办法及评分细则，也是重点关注的对象，常见错误问题也发生于此。例如，在某卷烟厂工控机设备采购项目的招标文件的评标方法中，价格分、商务分和技术分在列表中的分值与表前叙述的分值不同，这是错误之一;根据列表中评分细则，技术分的20分分值由五点组成，而第四点和第五点并没有明确若得满分将会是多少，不能让评标委员会一目了然理解技术分的评分标准规则，这是错误之二。

由于标书和合同审核采用信息网络协同平台操作，在平台填报的项目信息也是“错误”问题的多发之处，例如标书审核的拦标价未按不含税金额填写等。此外，笔误、计算错误等低级“错误”问题也屡见不鲜。

6.“金额大小写”问题

“金额大小写”问题是审计和财务部门审核标书和合同时关注的重点。相关法规规定，当文件中出现大写金额与对应的小写金额不一致时，以大写金额为准，通过这项规定我们不难看出“大写金额”的重要性，我们做标书和拟定合同时，大写金额一般是根据小写金额得出，殊不知大写金额才是最具法律效力的，一旦大写金额写错或对应错小写金额，就直接造成了错误的文书。对于招标文件，最高限价中的大写金额至关重要;而对于经济合同，大写金额出现在合同金额和付款条款中;此外，标书和合同其他条款中也会出现“金额大小写”问题。

既然“金额大小写”问题如此严重，那么我们需仔细学习研究大写金额，在标书和合同中尽量避免大写金额错误。首先，需正确书写汉字大写数字和单位：零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿，元角分;其次，在小写金额前有人民币符号时，大写金额前需加“人民币（大写）”字样，以明确币种;再次，当大写金额数字到元或角为止的，后面需加“整”字，例如￥251.60元，大写金额为人民币（大写）贰佰伍拾壹元陆角整;同时，角为零的不用写零角几分，直接写零几分，例如￥2506900.08元，大写金额为人民币（大写）贰佰伍拾万零陆仟玖佰元零捌分;最后，要特别注意“零”和“壹”应该加在哪里的几种情况：

（1）注意在哪里加“零”的举例：￥209630.50元，大写金额为人民币（大写）贰拾万零玖仟陆佰叁拾元伍角整，￥201001.05元，大写金额为人民币（大写）贰拾万零壹仟零壹元零伍分，￥6007.14元，大写金额为人民币（大写）陆仟零柒元壹角肆分，￥11409.63元，大写金额为人民币（大写）壹万壹仟肆佰零玖元陆角叁分。

（2）注意在哪里需加“壹”的例子：￥107000.53元，大写金额为人民币（大写）壹拾万零柒仟元伍角叁分，￥240013.00元，大写金额为人民币（大写）贰拾肆万零壹拾叁元整。

7.“需核实”的问题

在某卷烟厂成品库堆垛机系统维保项目标书审核的最高限价编制说明的审核过程中，曾遇到如此问题，业务部门向6家企业进行了询价，6个报价结果差异很大，造成此情况的原因主要是这6家企业有设备的主机厂，有专门的维保公司，有国企，有外资企业，还有私营民营企业。在招投标阶段最高限价的设置需充分考虑市场现有价格水平，综合项目本身的特点合理设置，如果设置过高，会造成招标方的经济损失，而如果设置过低，很可能造成流标，需重新组织招标，同样给甲方增加经济负担。对于本项目，业务部门充分考虑了项目本身的实际情况和市场行情，选择了6个询价结果中的最低值作为最高限价进行招标。以上这个例子中，询价结果差异过大是“需核实”的问题之一。

对于合同审核，“需核实”的问题主要集中在项目的税率上。合同审核中发现，中标人投标报价的开标一览表中税率为13%，而项目属服务类采购项目，应用6%的服务业税率，拟定的经济合同中也采用了6%的服务业税率标准，与中标人投标报价的税率不一致。经了解得知，在开标评标过程中，评标委员会对未按规定税率报价的投标人提出价格税率澄清要求，同意按服务业税率重新核定总价的投标人新的投标报价可以继续参加评标，甚至中标。遇到此种情形，在经济合同的审核中，须附上澄清函等证实资料。另外一种合同审核“需核实”的问题，依然发生在拟定的经济合同和中标人投标文件不一致上，这次的不一致是项目名称内容的不对应。例如，某卷烟厂容灾系统运维项目，中标人投标文件中开标一览表中的项目名称内容为某卷烟厂容灾系统“维保”服务，而合同中采购清单以及服务内容中均描述为容灾系统“运维”服务，一字之差，容易引起很大误解，“维保”仅是对系统进行维护和保养，而“运维”则是在维护系统的同时还要负责系统的运行。此种情形也是“需核实”的问题之一。

8.新增条款（合同审核专属）

采购项目经过招投标阶段，确定了中标人后，便进入合同签订阶段，在招标文件中，合同格式及条款这一章节，合同中的条款内容为招标人针对所有投标人或潜在投标人所列的通常的項目需求，而往往投标人为了增加中标几率，会在投标文件中增加更有吸引力的售后服务承诺，这些售后服务承诺是招标文件中的合同格式及条款所没有的，所以招标人在合同签订阶段拟定经济合同时，在参看招标文件中合同的同时，不要忘记把中标人更优厚的售后服务承诺条款加入合同，从而有效维护招标人合法权益，这就是所谓的只有合同审核才会遇到的“新增条款”问题。在实践中，40个招标项目有13个未将中标人投标文件中承诺的更优惠的售后服务条款加入合同条款，比例相当大，可见“新增条款”问题是合同审核中普遍存在的审计风险点，值得关注。

9.其他问题（标书审核专属）

在对招标文件的审核中，不仅要关注以上提到的一些常见问题，还要注意法律法规对招标文件的要求，例如，根据《中华人民共和国招标投标法实施条例》的要求，招标人不得以不合理的条件限制、排斥潜在投标人或投标人，包括以特定行政区域或特定行业的业绩、奖项作为加分条件的，限定或指定特定的品牌的等。在审核某卷烟厂除尘管道清理服务项目的招标文件时，审计发现评标方法的计分办法中，在商务分业绩一栏中，有存在“承担卷烟厂生产区域除尘管道或空调管道清理、消毒、防虫项目”的限制性描述;在审核公司活动中心运动馆健身房器械采购项目的招标文件时，审计发现采购项目包括一项“多功能史密斯训练器”，存在指定特定品牌嫌疑，建议去掉“史密斯”字样，招标时招标需求仅需对训练器的具体功能进行描述。

四、总结

烟草企业本着“应招尽招，真招实招”的项目采购招标原则，对非烟用物资和服务类采购项目实行公开招标采购，委托招标代理机构实施，企业对招标代理机构进行管理，招标文件由业务部门联合招标代理机构共同完成，经济合同采用格式合同由业务部门拟定，标书审核和合同审核均由企业内部职能部门（如审计、财务、法规等）承担，在业务流程上严把招标文件和经济合同质量关。对于招标文件，由于采用招标代理机构的格式模板，从整体结构和普遍适用性方面是满足高质量要求的，而采购实施部门（即业务部门）项目经办人负责对招标文件根据具体项目的具体要求进行充实、优化和修改，这就对项目经办人提出了很高的要求，不仅要熟悉项目的具体情况、采购需求，还需要认真仔细地完成招标文件的编制工作，包括招标文件中合同格式及条款的初步拟定;在项目招标确定中标人后，根据中标人投标文件的内容对经济合同进行补充升级，也是项目经办人在项目合同审核阶段需要完成的工作。另外，烟草企业在标书审核和合同审核上借助于信息网络的协同平台，达到了企业内部多部门按照业务流程有序进行的目的，同时也对业务部门初始的信息录入提出了高标准要求。

总之，采购实施部门（即业务部门）项目经办人需不断提高自身综合业务能力，可以通过学习本文在标书和合同审核中常见问题的总结归纳以及应对措施来掌握和避免日常采购中遇到的陷阱，努力提高招标文件和经济合同在企业内部管理流程中的运行效率，为项目采购的顺利实施铺平道路。

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