大数据背景下高校人事档案管理研究

王艳婕,王艳秋

(1.吉林化工学院 人事处，吉林 吉林 132022；2.吉化第一实验小学，吉林 吉林 132022 )

随着互联网的发展，计算机技术的灵活应用给人们的生活带来了许多的便利，“大数据”也算是网络发展的必然产物[1]，有人认为大数据是一种信息技术，能够整理、分析、存储、应用数据，又有人将大数据定义为更科学的分析数据，提升数据应用的科学性。无论怎样定义，大数据与生活、工作的融合是必然的，带来的便利也是不可否认的。而大数据与高校人事档案管理的结合同样是大数据背景下一个突出的成果，高校人事档案管理工作从人才的录用、组织、管理许多方面起着重要的管理作用[2]。相较于传统的管理方式，大数据背景下面对我国如此庞大的人才数量，有效使用大数据管理就更加的得心应手，因此要对大数据背景下高校人事档案管理进行合理的探究，加强工作的开展，为人事档案管理工作带来更大的效益。

一、人事档案管理的基本内容

(一) 人事档案的特点

人事档案主要由人事组织等部门产生，经上级主管部门审批生效产生的材料。材料来源严格控制，形式统一规范，处理程序特殊，涵盖内容与本人人事信息息息相关。人事档案材料主要包括履历材料，自传材料，鉴定、考核、考察材料，学历、学位材料，职业资格和评聘专业技术职务材料，反映科研学术水平的材料，培训材料，政审材料，党团材料，奖励材料，违犯党纪、政纪、国法等材料，工资、任免、出国等材料。人事档案在人员所在单位存储，由档案部门专门整理。内容全面真实反映了个人履历、业务政绩、考核、个人职务晋升、干部任免等人事组织变动，对个人职业生涯的全过程进行了完整真实的描述，同时对人员甄别、干部提拔、各类信息鉴别提供依据[3]。

(二) 人事档案发展历程

自唐朝起，为保存管理官员甲历档案，专门成立了人事档案管理机构。中华人民共和国成立后，档案管理逐渐步入正轨。1956年中组部公布《干部档案管理工作暂行规定》，1991年印发《干部档案整理工作细则》，2014年印发《关于进一步从严管理干部档案的通知》严肃提出“严禁干部档案弄虚作假，重点审核‘三龄两历一身份’”，2017年提出“完善干部人事档案材料”“更好地发挥干部人事档案在服务从严管理干部和精准科学选人用人的重要作用”，2018年指出“高校组织人事部门集中管理党委(党组)管理的干部和本单位其他干部的人事档案”。充分发挥干部档案在人事档案管理方面的指导作用，为人事档案的全面发展打下坚实的基础。

二、大数据特征与高校人事档案管理的匹配

大数据虽然没有统一的定义，但是其特点可以简单地分为数据量大、科学性高、数据模式多样、处理速度快四种特征，而这四种特征刚好和高校人事档案管理的需求所匹配。数据量大，高校吸纳的人才数量多，必然需要储存、整理大量的数据，而且数据的种类繁多、复杂，但大数据刚好能够收集大量的数据信息，能够满足高校人事档案管理需要大量数据的要求；科学性高，大数据的分析系统更为完善，能够通过分析多种数据来进行更科学的分配管理，对于高校人事档案管理同样有着辅助的作用[4]；数据模式多样，大数据背景相较于传统的信息模式具有更加丰富的数据模式，在图像、文字、表格等基础上增加了动画、音频等多种数据模式，能够更好地保存高校人才的信息数据[5]；处理速度快，面对大量的、繁多、复杂的数据，快速的处理、整合、分析和应用，帮助高校进行更高效、准确的人事档案管理，提升管理效率和管理的科学性[6]。

三、大数据背景下高校人事档案管理的问题

大数据背景下高校人事档案管理的问题主要有以下几方面。

(一) 对档案管理的不重视

对人事档案建立的不重视会引发多种问题，例如，校方和教师员工不重视人事档案的填写，没有统一的标准和要求会出现教师员工在进行档案填写时不细心、不详细或是抄袭他人信息的状况，如此就会导致档案信息不能够准确定位教师员工的特征，甚至出现错误或是雷同的信息，使人事档案的信息出现涵盖的内容不准确、不充分、甚至存有的内容重复度高等问题。这些问题所导致的档案数据信息提供不及时、数据偏离实际、人员类型界定模糊等现象可能会造成定位不准，决策失误，进而影响档案本人利益，造成一系列损失。如果校方对于人事档案的建立不重视，造成资金的分配不合理，人事档案管理工作的信息化建设由于资金的缺乏会导致硬件、软件设备等条件的欠缺，进一步加重档案管理的不完善[7]。

(二) 对信息化人事档案管理的利用度低

各高校在人事档案管理方面的人员安排数量就相对较少，随着师资队伍人数的不断壮大，人事档案管理的数量也逐渐地增多，较少的管理人员势必会导致人事档案管理的问题[8]。而且，多数学校还仅仅停留在将原有数据信息化的基础上，只是将原有的数据进行了利用，没有达到信息的完善和更新，如此即使想要运用信息化的人事档案也无法查找到想要的信息，以上都是没有很好地从传统形式向大数据时代进行转变而导致的问题。

四、大数据背景下高校人事档案管理的策略

(一) 提高高校档案数字化的重视程度，为档案数字化建设提供政策支持

针对现有的问题和技术需要进行一些策略上的改变。从传统到大数据人事管理的转变最首要的任务就是建立正确的大数据人事档案管理观念，提高校方领导和管理级别对信息化人事档案管理的重视程度，如此才能够进一步提升教师员工的重视程度，从根本上提高人们的认识，树立正确的观念，完善信息、凸显出不同人档案信息的特点，能够使档案更加的完善。而且增强大数据观念，增强理论宣传意识，能够让更多的人主动参与到信息化的人事档案管理中，促进高校发展。

(二) 为档案数字化建设提供资金支持、技术支持和人才支持

为加强大数据人事档案管理的建设力度，不仅要从资金上提供合理的支持，让学校的人事档案管理工作有能够匹配大数据的硬件、软件，有进行信息的录入、储存的空间等物质条件[7]。要提供技术上的支持，需要管理层对档案管理提供相应的大数据人才。同时为管理人员提供合理的培训，加强培训教育工作，组建管理队伍，增强信息化人事档案管理的管理效率和利用率。可以考虑通过开展系统的知识培训、专业人士的专题讲座等多种途径，增强对专业知识的学习和讨论来提升管理队伍整体的工作能力，提升管理水平[9]。

(三) 创建人事档案信息的大数据管理平台

随着大数据管理平台的构建，当今社会对教师员工的数据需求是极大的[10]。人事档案管理主要存有在编教职员工档案、退休教职员工档案以及离职员工未提走的档案，档案数量繁多。内容涵盖个人基础信息，学历等级，入职履历，身份变动，职务晋升，工资核定以及各类数据，能够提供的数据以及隐含数据量极为巨大。由于教师员工的流动、换岗非常常见，人员入职辞职退休等使数据变化明显，人事数据的动态性以及数据的重要性需要对人事数据进行及时更新。因此想要科学地进行管理，就一定要建立大数据管理平台，建立相关分类，动态管理，以便进行人事数据的深度挖掘，并及时根据具体政策的实施进行数据矫正。一方面将已有的纸质版本信息进行信息化的录入；另一方面将新数据录入，将不同种类进行区分，为每一名教职员工建立单独的数据库，便于查找和调转，提升数据的共享性、完整性和准确性。

五、结 语

从传统的人事档案管理办法向信息化的大数据方向发展需要经历漫长的发展、改变、适应的过程，但是针对信息化时代的发展和大数据的多种特征可以确定信息化的人事档案管理是十分必要的，能够提升数据的全面性和管理的科学性，并且提高管理效率。所以为了使大数据背景下高校人事档案管理发挥其最优化的效果，一定要根据现有的问题进行一定的调整，逐步地完善建设策略，为人事档案管理信息化建设提供强有力的支撑。