数字档案馆档案信息服务平台在纪检监察工作中的应用

张国龙

摘要：数字档案馆档案信息服务平台是档案管理信息化建设项目的重要组成部分，有助于实现档案管理工作的数字化和高效化。本文中，作者分析了纪检监察工作对数字档案馆档案信息服务平台的需求，研究了数字档案馆档案信息服务平台的有效组成及相关功能，并指出了该平台在实际使用过程中的注意事项，对于相关行业从业者具有一定的理论指导作用。

关键词：数字档案馆;档案信息服务平台;需求分析和组成功能

一、纪检监察工作对档案管理信息技术的需求分析

纪检监察工作主要向单位党委负责，在单位党委和上级纪检监督部门的双重领导下，重点纠察单位管理和运行过程中的各种违法乱纪问题，必要时提交上级纪检监督部门或者司法行政部门立案侦查。因此，纪检监察工作对于确保一个单位风清气正、确保人人依法开展工作、确保单位内部保持一个公平公正的工作环境，具有重要的意义。纪检监察工作在执行过程中，经常需要调取和查阅各种不同时期、不同人员甚至不同单位的档案，同时纪检监察部门也会因为工作需要而产生或保留相当数量的档案，因此需要因势利导地建立综合高效的档案管理平台。当前数字信息技术的发展使得很多档案可以利用数字的形式进行存储，这样一方面节省存储空间，另一方面有利于管理、维护、调取和查阅，是将来档案管理工作的必然发展趋势。

一般来说，开展档案管理的数字化建设工作，必然需要经历以下几个必不可少的步骤：首先，对工作产生的各种资料档案进行采集，并进行数字化加工，将重要的纸质档案转化成各种音频、视频、文本等形式的数字化信号;其次，需要档案管理人员对这些档案的属性进行鉴别和分类，确定哪些档案需要存储，哪些档案不具有存储价值;再次，需要对数字化的档案进行专题存储，在存储的过程中做好分类工作，并且确定哪些档案是可以开放利用、哪些是需要特定的权限才能查看、哪些是长时间保密的;最后，做好档案管理与其他工作的接口，包括设计好相关人员甚至普通大众如何对档案查阅进行申请、对档案资料进行调取、查阅后如何进行记录、查阅后如何进行归还与重新归档等，确保档案管理工作的规范化与高效性。因此，进行数字档案馆档案信息服务平台建设，必须围绕这些基本步骤开展，从而达到提升工作效率、节省人力资源、规范档案管理的多重目的。

二、数字档案馆档案信息服务平台的组成及功能

数字档案馆档案信息服务平台是当前各单位积极引入信息数字化技术进行档案管理工作的重要成果[2]。尤其是纪检监察单位，为了克服档案查阅难、档案生成多、档案管理杂等问题，更是积极利用信息化技术对档案管理工作进行优化。一般来说，纪检监察工作中数字档案馆档案信息服务平台主要由几下部分组成。

1.数字化档案生成模块

数字化档案生成模块是数字档案产生的重要基础，是数字档案馆档案信息服务平台的核心部分。这个模块主要的功能是生成档案，既包括直接产生数字化的文本、音频或者视频档案信息，也包括将原来的纸质档案利用各种扫描输入设备转换成数字档案。一般的数字档案馆档案信息服务平台所生成的档案文本主要以PDF形式存在、音频以.audio形式存在、视频以.rmvb形式存在、照片以.jpg形式存在，这些数字化档案分类别保存，采用硬盘格式存储，方便后续查阅。

2.数字化档案调取模块

数字化档案调取模块是进行档案查阅的关键，利用该模块可以实现对档案的高效查阅。档案经过数字化方式存储之后，可以建立专用的数据库，以便于长期保存;数据库建立过程中，利用标签化技术手段做好分类存储，将不同类型、不同时期的档案分门别类进行存储，同时利用搜索引擎技术建立按路径、按类别、按关键词等多种模式的查询方法，在特定搜索界面中输入关键词即可实现高效查询，根据调取人的选择可以准确定位，便于特定调取人查阅。

3. 数字化档案互联模块

数字化档案互联模块是实现档案管理工作互联互通、打破档案管理“壁垒”的关键技术[3]，尤其是对于纪检监察工作来说，具有重要的现实意义。纪检监察工作因为工作性质的特殊性，在实际工作过程中经常需要调取查阅相关单位甚至不同单位之间的档案信息，因此一个单位的数字档案馆必须和其他单位、甚至全省乃至全国的数字档案馆进行连接，这样才能方便档案的查阅和共享。为了进一步提高安全性，该模块一方面需要设置不同的档案查阅权限，只有经过特定领导人审批通过的查阅人才有资格使用该模块进行档案信息的查看，防止失泄密事件的发生;同时好需要对档案传输技术进行加密处理，防止传输错误或者在传输过程中被黑客截取，造成不必要的损失。很多单位为了保密，还对数字档案馆进行了“只读”模式的限定，数字档案只能在专用计算机上进行阅读，而不能通过硬盘介质进行拷贝，这些措施都提升了档案管理工作的可靠性。

三、数字档案馆档案信息服务平台在实施中的注意事项

数字档案馆档案信息服务平台属于新兴产物，极大提高了工作效率和档案管理工作的高效性，在现实中获得了大量建设资金的支持，很多单位都取得了卓有成效的建设成果。在纪检监察工作中，使用数字档案馆档案信息服务平台开展工作，首先需要加强组织领导，强化对档案调取和查阅的权限管理，只有经过审批的特定办案人员才可以使用信息服务平台查阅相关当事人或者单位的档案，这样既是为了保护相关人员的隐私，也是确保档案信息服务平台发挥最大效益的前提;其次需要重视安全保密工作，杜绝私自对档案信息进行复制和拷贝，防止失泄密事件的发生。

四、结论与建议

数字档案馆档案信息服务平台对于提升工作效率具有很大的幫助，尤其是有助于纪检监察工作实现网上办公、高效办案。本文中，作者分析了纪检监察工作对数字档案馆档案信息服务平台的需求，研究了数字档案馆档案信息服务平台的有效组成及相关功能，并指出了该平台在实际工作中的使用注意事项，对于进一步提升纪检监察工作的信息化建设水平具有一定的指导意义。

参考文献：

[1]周芃. 浅析档案管理的信息化建设[J]. 文存阅刊， 2018， 000（016）：13..

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