人事档案管理信息化建设探究

陈东妮

摘要：人事档案是单位档案工作的重要管理内容，为单位人事工作的开展提供有效的凭证，对推动人才价值的高效实现起到积极作用。本文通过对信息化档案管理模式的重要价值进行详细阐述，分析当前档案管理模式中存在的局限性，探讨科学的信息化管理模式的建设策略，充分发挥信息技术优势，推动檔案管理水平和服务质量的提升，为单位人事工作开展提供有效支持，推动单位科学发展。

关键词：人事档案;信息化;局限性

引言：

随着信息和网络技术的不断普及，信息时代随之到来，对社会生产生活模式发生了很大的变化，在经济生活发展中产生了大量的数字化数据信息，对档案工作开展提出了新的要求，推进档案管理模式的科学转变已经成为档案部门的重要任务。

一、人事档案管理信息化建设的价值

人事档案是单位人力资源管理工作的重要依据，是对单位干部职工基础信息、文化学历水平、政治面貌、任职经历和工作能力等相关人事信息的全面收集整理，具有较强的凭证作用，为单位人事工作开展提供有效的参考。信息技术在人事档案管理中的科学运用，对提升档案管理效率起到积极作用，实现档案存储载体的科学转型，并利用先进信息设备和技术，对管理流程进行科学优化，建设完善的信息化管理系统，实现对各个管理环节的全面覆盖，通过对系统功能的完善，推动管理制度的高效落实，确保人事资料的真实有效，为人事档案利用环节提供有效条件。[1]

二、人事档案管理信息化建设中的局限性分析

1.信息基础设施建设相对滞后

信息技术的科学运用对提升档案管理水平起到积极作用，随着信息技术在单位管理运行中的广泛应用，推动了信息化管理体系的科学构建，但是随着信息技术革新速度的不断提升，现有的信息基础设施已经无法形成较好的管理效果，相关的信息设备得不到有效的更新和升级，管理和维护工作开展相对滞后，无法保证管理系统的高效运行。同时网络环境的不断复杂使得网络安全威胁已经成为影响档案工作的重要因素，网络中的安全威胁和管理体系中的安全隐患影响管理系统的正常运行，容易造成档案资源的丢失或篡改。而当前档案部门对信息安全的重视程度相对不足，安全防护体系不够完善，无法实现对安全风险的有效防护。[2]

2.缺乏完善的管理机制

完善的档案管理制度是保证信息化管理体系的建设的重要基础，而信息技术的应用对档案管理模式带来了很大的变化，相关管理规范和制度已经无法满足人事档案管理需求，无法对档案工作流程形成有效的规范，不利于档案制度的贯彻执行。缺乏完善的监管机制，对档案管理环节无法形成全面的监督，对管理活动中存在的问题和漏洞无法做到及时的发现和解决，不利于管理效果的提升。同时缺乏完善的审核机制，人事资料的真实性无法得到保证。[3]

3.档案资源利用率较低

人事档案是单位人事工作开展的重要基础，而当前人事档案资源的利用效率较低，在管理工作中无法对人事资料信息进行全面的分析，无法深入挖掘的档案资料中的价值。同时档案利用形式较为单一，管理部门的服务意识相对不足，只能提供相应的查询调用服务，服务效率较低，无法有效满足人事工作和企业管理活动的实际需求。

三、加强人事档案管理信息化建设的有效路径

1.加强重视和支持力度

人事档案管理工作的高效开展对推动单位管理工作推进提供基础保障，管理部门要加强重视和支持力度，强化信息基础设施建设，积极引进先进技术和专业设备，实现管理系统的有效升级，保证信息系统的运行效率。同时保证档案管理工作的高效推进，能够对职工的人事资料变动情况进行及时的掌握，营造积极的人事档案管理环境。要积极引进先进信息技术，如大数据、云计算等，充分发挥网络资源优势，优秀降低管理成本，提升管理体系的运行效率。

2.完善档案工作机制

完善的档案管理制度是保证人事档案管理水平的的关键环节，管理部门要充分结合人事档案特点和单位发展实际，建设长效管理机制，根据信息化管理模糊要求，对相关规章制度进行针对性调整，实现对资料收集、整理、归档、分类存储和利用环节的全面优化，为管理流程形成全面的规范。一是要落实责任机制，提升管理人员的责任意识，保证管理制度的严格执行。二是要完善监管机制，对档案管理流程进行全面监督，及时发现管理活动中存在的问题，确保档案资料的真实有效。三是要完善管理队伍建设机制，积极引进优秀档案管理和信息技术人才，充实管理队伍，提升整体管理水平，为信息系统的运行和维护提供有效基础。四是要强化信息安全管理，利用先进的网络安全技术，建设完善的安全防护体系，制定完善的安全管理制度，对管理人员的操作进行科学的规范，有效抵御网络安全威胁的入侵。

3.优化档案利用环节

人事档案资源的高效利用对推动单位人事工作开展起到积极作用，管理部门要提升主动创新意识，对档案利用环节进行科学优化，利用技术手段，对资料数据进行全面细致的分析，对传统的档案存储形式进行数字形式转变，建设完善的资料数据库，能够根据实际使用需求，对资料进行准确定位，有效提升档案资源利用效率。

四、结语

人事档案信息化管理体系的科学构建对推动单位人事工作开展起到构建作用，管理部门要充分发挥信息技术优势，结合人事档案管理特点，加强对信息化建设的重视和支持，对管理制度进行科学优化，加强信息基础设施建设，创新档案利用模式，推动档案工作价值的高效实现。

参考文献

[1]贺露露. 新时期人事档案管理信息化建设研究[J]. 兰台内外， 2020， 290（17）：19-21.

[2]王珊. 探究新形势下人事档案管理信息化建设[J]. 卷宗， 2019， 9（7）：120-120.

[3]卜晓. “互联网+”时代人事档案管理信息化建设探究[J]. 办公室业务， 2020（10）：101-102.

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