事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施

刘 颖

（临沂市沂水县马站镇人民政府便民服务中心，山东 临沂 276400）

档案管理是事业单位日常工作中的重要环节，对于保障和推动各项工作高质量完成具有至关重要的作用。因此，在信息化水平飞速发展的当下，要充分运用先进的信息技术手段，推进事业单位档案管理信息化建设，提高档案资源的保存率和利用率，从而促进事业单位档案管理工作的不断完善和优化。

1 事业单位档案管理工作的重要性

推动档案管理向规范化方向发展，提升档案管理水平，有助于强化事业单位的管理效率，为人们提供更为优质的服务。将各类先进管理技术融入档案管理工作中，既可以满足日常工作需要，也能提高有关人员对档案管理的重视程度。要想凸显档案管理的价值，需要对管理工作不断革新，以便跟上时代发展步伐。通过加强档案管理规范性，让管理模式更加科学，可极大缓解管理混乱的状况，让管理工作有序进行。

2 事业单位档案管理工作存在问题

1）档案信息检索利用效率较低。档案的检索效率，对于档案信息使用意义的发挥有着重要的影响。一般来讲，档案的检索主要是通过手工检索与计算机检索完成的，如果事业单位具有完备的档案信息检索设备，那么信息检索的效率就会很快。在信息技术快速发展的今天，计算机是档案信息检索工具的首选。然而，许多事业单位仍然利用手工检索的方式。更有一些事业单位为了提高档案信息的检索速度，花费大量的人力与物力引进多种检索工具，认为检索工具越多，信息检索的效率就越高。检索工具的优势在于细致，而不是繁多。检索模式的落后以及检索工具的繁琐，反而不利于档案信息检索利用率的提高。

2）事业单位并未对档案管理管理给予重视。我们事业单位不同于一般的工厂企业，它是国家的一个特殊的部门，所有的部门领导及工作人员所重视的都是工作的效率及结果，而对档案的管理工作根本就不重视。工作人员工作本质尚未了解透彻便投入工作，显然不会达到良好的工作效果，档案管理工作重要性需被全体工作人员识清。大部分事业单位的档案都是按照资料整理、堆放的方式保存，认为这个工作可有可无。如此，负责档案管理的人员会消极工作，大量资料杂乱无章的摆放，造成日后使用时的麻烦。

3）创新精神和创新工作能力匮乏。目前事业单位的档案管理工作大多数采取的还是传统的工作方法，由于重视程度不够，工作人员的一些必要的知识和能力无法得到保证，很少能够将档案管理工作与社会发展联系起来，甚至会一直保持在故步自封的状态中。而缺乏调整和改革的档案管理工作方法会难以适应时代的发展变化，也会难以适应事业单位的变化。档案资源价值的发挥需要依靠良好的信息共享技术、共享机制与管理模式。随着信息技术的不断升级，档案信息管理设备随之创新，这是迎合时代发展趋势的具体体现，能够推动档案管理工作迈向新台阶。要想真正满足事业单位现代化发展需要，彻底改变档案管理的不良现状，势必要更新相关管理设施，并引进先进技术，促进档案管理工作有序推进。随着信息技术的使用与发展，大数据、云计算技术为档案管理的进一步发展提供了必要的技术通道，当前这些技术还处在发展阶段，需要进一步探索这些技术在档案管理中的应用。

3 事业单位有效开展档案管理的对策

1）配置现代化档案管理设备。事业单位档案管理者要注重基础设施建设，为档案管理工作更好地展开提供重要保障。档案管理者若发现所用档案设备出现问题，必须及时上报给上级领导，双方一同努力，做好档案管理设备的建设。同时，为档案资料建立相应的管理库房，并做好与之对应相应的防火、防潮等操作，例如在档案管理库房设置灭火设施、配置防盗柜等。同时，还应设置相对应的防火、防盗等自动监控或者报警设备，运用现代化管理设备达到新时期档案管理需要。通过现代化手段管理档案信息，也就是利用计算机展开档案管理工作。必须注意，恰当的硬件设备是顺利实现现代化管理的根本，这也是事业单位档案管理现代化建设的重要保障。

2）创新档案管理意识思维。要强化档案局的责任意识与使命感，就需要认识到档案管理工作的重要性，提高档案局档案管理人员的管理意识，将档案管理工作放在重要的位置上，并成为各级领导人员重要义务。创新思维理念，使档案管理的利用率得到提升。档案局管理档案就是为了利用，档案管理人员需要对档案保管与利用之间的关系进行科学的处理，完善档案查阅以及利用制度，提高档案资源的利用率。加强档案信息的评估以及鉴别[2]，强化档案管理人员的业务水平，积极主动地投入到服务中。

3）做好档案的保密工作。如今的网络发展水平，使得网络信息的传播速度很快，范围也很广，如果事业单位的一些机密性比较强的文件，在网络上随意的传播或者是交流的话，将会对事业单位的信息安全造成非常严重的影响，因此一方面，事业部门要做好文件的保密管理的机制，对一些机密性比较强的文件进行更好的保密安全管理，可以让工作人员提高对于机密文件保护的重视程度，先从内部进行防护，另一方面就是提高网络安全技术，防止因为黑客或是网络病毒造成机密文件外泄。

4）推行新型档案数字化管理模式。档案数字化是一种新的管理模式，以电脑存储为主，是把纸质文档用扫描仪、照相机、录像机等设备数字化转换，再存储到电脑中，通过电脑扫描、分类、整合、修正的零散数字化文档转换为一个整体完善的数字化档案库，还要对它进行录入全宗号、年份、目录、卷宗号等的编写，以便日后搜索查找和及时利用。通过新型档案数字化管理模式的推行与实施，能够在传统档案管理的基础上实现更好的整合优化，建立庞大又精细的数据库，用便捷的服务减少了工作人员档案查找的时间，提高事业单位工作效率。

5）加大打假力度。我们要做好和事业单位档案管理有关的法律法规的宣传，通过宣传提高相关人员的法制观念是减轻档案管理中造假的有效途径。要让当事人意识到人事档案造假给自己带来的后果，为了某些利益使用不当手段造假需要负相关法律责任，对档案管理的相关领导及员工擅自伪造或涂改档案的行为要进行严肃处理，坚决抵制靠关系、靠金钱来弄虚作假进行档案伪造。

4 结束语

事业单位在进行档案管理工作时，我们要更多地听取大家的意见，让各项管理制度更加符合单位发展的实际情况，有关单位的领导也要对于这项工作引起高度的重视，不断的提高这项工作的管理质量，有关的工作人员要要进行相应的培训工作，不断的提高他们自身的技能，要善于运用各种新的技术，不断的提高工作的效率。也要对当前管理的方法进行不断的创新，善于发现新的方法和理念。工作人员也要不断地提高自身的责任意识，认真的做好每一项工作，合理的利用单位的资源，避免出现各种资源浪费的现象。