精细化管理医院人事档案管理的改革方法及质量探究

云 飞

（滨州市中心医院，山东 滨州 251700）

人事档案是指在医院按照自身发展需求培养、选拔、任用职工的过程中，记载职工政治思想、业务能力、工作表现及个人经历等信息内容的文件资料，具体包括员工的姓名、性别、籍贯、出生日期、婚育情况，政治面貌、学历学位、专业、职业资格、工作经历、部门岗位、薪酬等级、职务变动、培训记录、奖惩记录等信息[1]。近年来，医疗行业迅速发展，医院人事档案管理工作量增大，质量标准提升，采用传统的管理模式，无法胜任相关工作要求，急需展开改革，引进精细化管理模式，切实提升医院人事档案管理工作质量。

1 医院人事档案管理现状分析

1）档案管理工作不受重视。人事档案管理是医院管理工作的重要组成部分，能够为医院人力资源管理提供可靠的信息支持，但在当前，医院并没有正确认识到人事档案管理的重要性，认为这不属于中心工作范畴，在这方面无需投入过多的人力、资金及物资，这导致人事档案管理模式革新受阻。在领导层不重视的情况下，人事档案管理制度不完善，缺乏详细、合理的发展规划，人事档案管理工作流于形式化，相关资源被浪费。

2）档案管理手段落后。医院人事档案管理工作内容繁复，信息量大，稍有疏忽就可能出现失误，影响到工作质量。在传统的人事档案管理模式中，大部分资料为纸质文件，无法长期储存，易霉变，被虫鼠啃噬，导致信息丢失，而且，大量纸质文件累积，不便整理，查找资料也极为困难，整体管理水平较低，人事档案资料无法得到有效利用。当前，医院人事档案步入信息化管理阶段，但是由于财政投入有限，信息化管理设施不齐全，部分设备过于陈旧，硬件设施、软件系统相较落后，网络系统存在诸多安全隐患，影响到档案整理、分类、储存、开发工作效率，档案资料不齐全，更新速度慢，无法发挥应有的指导价值[2]。

3）档案管理人员业务水平偏低。随着医院人事档案资料的不断累积，其工作量会越来越大，如果采用传统的人工管理方式，工作效率低下，且对于档案信息的利用率也比较低，所以，信息化建设是医院人事档案管理发展的必然方向。当前，医院并未设置专门的人事档案管理岗位，配置专业的档案管理人员，人事档案管理工作多由办公室工作人员兼职，乃至退休员工负责，缺乏专业素养，更无法跟上人事档案管理信息化建设的步伐，无法真正意义上实现对于人事档案的精细化管理。

2 医院人事档案精细化管理改革方法及质量提升策略分析

1）充分重视档案管理，完善档案管理制度。新形势下，医院应该充分重视人事档案管理工作，跟随医院发展实情，制定科学合理的人事档案管理发展规划，明确人事档案的目的、要求及标准，增加资金投入，按照规范建设人事档案室，档案室必须满足防盗、防火、防尘、防潮、防霉、避光、防有害生物、防污染等安全标准，将人事管理活动中所积累的资料，及时归档，按照日期、模块分类存档，设置编码，统一管理。同时，基于医院人事档案管理需求，制定精细化管理制度，依照《档案法》、《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子文件归档与电子档案管理规范》等文件指示，制定医院人事档案精细化管理制度，明晰档案工作的具体流程及执行方案，提升工作水平[3]。

2）引进信息技术，构建人事档案管理信息平台。医院在人事档案精细化管理变革中，应该与时俱进，引进现代化档案管理理念、手段、方式、方法，创新人事档案管理模式。在人事档案管理信息化建设过程中，医院应该引入适合自身档案管理需求的数据模式，再根据财政预算，采购相关信息设备，比如说计算机、打印机、扫描仪、摄影机、专用微机等，创造合适的电子档案储存环境，构建人事档案管理信息平台，明确档案信息化管理要求，全面提升档案管理服务水平。同时，为保障信息安全，应选择安全系数高的硬盘、移动硬盘、光盘、磁盘等存储介质，同时，完善权限设置，合理定义不同功能模块的操作权限，对系统数据展开分层管理，同时，设定账户权限等级，数据库管理人员可浏览后台数据，具有数据编辑、管理权限，其余用户只能查询权限内的档案信息。完善数据平台防御机制，定期优化、升级系统，安装防火墙、杀毒软件、IT监控软件等，以防信息泄露、数据丢失或被篡改[4]。

3）完善档案管理机构设置，提升工作人员业务水平。医院应该完善人事档案管理机构设置，配备在业务素质、政治素质上合格的档案工作人员，推动档案工作的落实。而且，医院人事档案信息化建设，对于档案管理人员专业水平提出了不一样的要求，为了让相关岗位上的工作人员，能够胜任档案信息化管理工作，医院应该引进在专业素质、信息素质上达标的优秀人才，完善人力资源管理，做好岗位培训、在岗继续教育等工作，定期组织人员参加业内培训及学术交流会，让档案管理人员学习计算机技术、数字化技术、云计算技术等相关软件、硬件设施的使用，不断更新档案管理人员的知识库与技能库，确保其能够掌握当前医院人事档案信息化管理工作中所用的技术软件及设施，强化网络安全教育，提升其网络安全防范意识，保障电子档案的储存、利用安全性。

4）充分利用信息技术，提升医院人事档案管理水平。随着医院运营规模的扩大，医院职工数量不当增加，人员流动性较高，医院必须持续更新人事档案，借助于信息技术，能够实现对于人事档案的动态化管理，实时记录医院现有职工的数量及具体信息，并且可以在信息平台上，设计一个绩效考核管理模块，记录每个职工月度、季度、年度绩效评估结果，利用绩效信息计算职工薪酬与奖金，合理利用人事档案，推动人力资源管理。此外，医院可以根据长期发展规划，科学分析人事档案资料，分析医院整体人才储备状况及人事流动情况，预测接下来一段时间医院人力资源的需求，从而制定下一年度或下一季度的人才招聘计划，确保医院发展策略有足够的人才作为支撑点，确保人力资源状况能够满足医院的改革与发展需求[5]。借助于大数据技术，能够有效利用人事档案资料，分析医院人力资源现状及发展情况，提升对于人事档案信息的利用率。

3 结语

综上所述，随着社会经济体系的变化，国家政策发生了转变，推动了人事制度的创新，这对于人事档案管理产生了一定的影响，在新形势下，医院应该根据人事档案管理工作面临着的新环境与新要求，展开人事档案管理改革，引进现代化管理理念与手段，提升人事档案管理及服务水平，最大限度挖掘人力资源价值，推动医疗卫生事业发展建设。精细化管理理念的引进，有利于医院人事档案管理水平的提升，医院应该根据医院发展规划，以及人事档案管理需求，制定科学合理的工作计划，优化人事档案管理相关资源的调配，实现全面、科学、精细的管理，建立健全人事档案管理制度，规范工作流程及执行标准，切实提升人事档案管理工作效率及质量。