企业档案重建的实践与思考

李灵芝 王 瀚 王 旭

（江苏油田矿业开发有限公司，江苏 扬州 225100）

1 档案现状及存在问题

1）档案管理工作的现状。由于历史的原因，笔者所在单位的档案管理存在许多问题，诸如管理无标准，档案无归属，管理无专人的现状。（1）管理无专人。由于历史的原因和企业面临的用人紧张状况，公司一直没有专职档案负责人。各级单位都是兼职负责，一直缺乏专业的档案管理者。随着企业管理的高要求，档案管理的上台阶，进一步挖潜档案的利用价值等，原有的档案管理模式已经不能满足企业管理的需要。（2）管理无标准。公司没有统一的档案管理标准。规章制度不完善及相应管理机构不健全。（3）档案无归属。即档案没有统一的归属管理地点。零散分布在多处。2015-2016年文件杂乱堆放在库房，2017年以来文件没收集。

2）档案管理工作存在问题：由于档案管理存在以上所述的种种弊端，造成了现实中的诸多问题。（1）管理缺乏，档案情况不明。因公司未设专人管理档案，各级单位也没人负责。工作没有正规交接，2001年以前的文书档案既没有目录也没有数量。其中还有41个柜子的改制企业会计档案，没有清单，没有交接手续等等系列问题（2）档案缺失，影响工作开展。比如基建档案不但推放在几处，还缺失严重。2019年11月，天然气加气站项目后续建设的时候，以前的图纸，规划等资料没存档，项目建设管理人员，多人多次来查找，费时费力，还无所获，再去联系以前的设计单位，直接影响项目进度。在今年企业依法合规经营要求油田房屋都要办理或变更不动产权证的工作中，有多栋房产因建设资料缺失，无法办理权证，为企业留下隐患。（3）管理难度大，利用难度大。由于存在上述客观状况，公司档案管理难度非常大，档案的利用价值也大打折扣，利用效率也非常低。

2 解决方案及实施措施

2.1 专人负责

笔者有幸负责档案的重建整合、管理工作。档案有哪些种类？工作从何入手呢？要解决这些问题，发现应该突击学习档案知识。这时刚巧上级部门举办为期两天的档案培训，向老师咨询拷贝了档案相关管理文件，发现涉及的标准规范及制度规定从国家到行业再到油田共有134个，并且大部分内容都多达几十页。档案术语138个[1]，每个术语对应的工作，操作规范等，业务性很强，极度需要经验。通过突击学习、参加培训、自学摸索等方式，在公司管理者的支持下，经过一年多的努力，建章立制，狠抓落实，着重从“收，管，用”三个方面下手，取得了理想的效果。

2.2 理念落实

建章立制，落实制度。把各科室的档案工作统一归口档案室，列入年度工作考核内容。

2.3 专业管理

经过缜密考察，采取了以下六个环节的重建整合措施，

1）收集（归档）。先深入理解企业档案的定义和意义，然后有针对性的统筹分析公司各部门开展各项业务和工作中形成的资料种类及价值辨识，确定了四个“W”方法收集，即“What”——收什么、“Who”——谁来收、“Whom”——向谁收、“When”——何时收。2019年以来共收集九大类10052件。

2）整理。这部分工作是档案管理最主要的业务量，工作量非常庞大，内容繁杂，涉及整理标准多[2]。倾力完成了2015-2019年文书类和维修2356件档案的初步整理。并且边整理边摸索思考完善管理的方案。为档案管理水平的持续提高形成良性循环。

3）保管。所有档案库房，配备了二氧化碳灭火器、防虫皂、温度计、湿度计等等[3]。根据会计凭证档案的现状，设计购进会计档案柜，完善了会计档案的保管，重点档案实现特殊保护。

4）统计。查清了历年文书档案数量，完成了全部文书档案的统计，累计完成卷数1070卷，件数9874件。相当于对原存档案进行了一次盘库。后续随时归档随时做好统计。

5）利用。初步将归档资料全部实现了快速检索、借阅登记。主要是职能部门、体系内审、审计等时的查阅，行使依法合规经营及经营风险管凭证作用。经过档案的重建与加强管理，档案查阅从2016年的16人次增长到2020年的262人次利用率显著提高。

6）鉴定。公司初步拟定了成立鉴定小组。基于对档案库存的清查，分析各类档案的后续价值，结合档案保存期限标准甄别鉴定预销毁档案等[4]。

3 取得成效及下步建议

3.1 档案管理的成效

1）制定了本单位完善的档案管理制度。实行了档案管理的标准化、制度化。从建章立制到责任落实等等，将档案管理上升到企业管理高度。

2）重建了一套完整的档案管理体系。包括正规的档案室，档案的“收、管、用”细则等等。实现了从无到有的管理制度，从零到整的管理细则，从无序到规范的归档模板。做了大量艰苦细致的工作，取得了有效的档案管理成果，发掘了档案的有效价值。

3.2 档案管理的建议

1）树立全员的历史观和档案意识。档案管理不是某一个部门、某一个人的事，档案工作的历史观、意识观，需要继续加强和普及。全员意识是成功进行档案管理的基石。

2）健全档案管理网格。从公司管理层面提高档案管理意识，建议成立由公司副总挂职小组长、下属各级单位分级负责的档案管理网络。利于考核工作及源头负责制的落实。

3）档案管理工作的挖潜和细化。继续落实制度化。包括制订档案收集原则、界定归档范围、确定归档时间、明确归档要求、控制归档措施五大块的制度化控制。一是坚持收集原则：（1）坚持“谁形成、谁整理、谁归档”原则。（2）坚持“应收尽收、应归尽归”原则。为适应依法治企及信息资源风险防范的要求，公司全业务范围内有价值的，要收尽收全。二是界定归档范围：（1）有查考和利用价值的文件材料。2）公司内部形成的各类红头文件、白头文件。包括会议记录、合同（协议）、总结、报表、公司登记年检材料、权证等。三是确定归档时间：（1）管理类文件（文书档案），次年4月30日前。（2）基建维修类项目，竣工1个月内，重点工程项目按中石化建设工程档案管理规范执行。（3）科技项目档案，项目验收或评定后一个月内。（4）重要事件，随时归档。四是明确归档要求：（1）完整：包括文件材料收集要全面；项目、内容、过程要全面。（2）准确：文件材料是实际的真实反映。如图物相符；电子文件与纸质文件一致。（3）有效：归档文件要符合规程要求。如签署、盖章完备性、最终版。（4）原件。归档文件不得随意更改替换。不建议从专业系统里的扫描件或照片下载归档。（5）归档文件应有利于长久保存、图文字迹清晰。五是控制归档措施：将档案工作“四纳入”，实现可追溯性。各职能部门将文件材料归档纳入部门工作计划，纳入领导工作议程，纳入相关岗位职责、纳入业务考核。

4）建立大数据档案信息管理的可能性。随着大数据时代的来临，企业的发展决策越来越依托于数据，目前笔者正在做一个大胆的构思，如果以档案为突破口，建立健全电子档案系统并能有机整合目前的ERP、EPBP、内控系统、合同系统等等，实现一个总出口，使档案成为企业的有效数据中心，不仅仅实现了档案管理的自动化、精确化，而且可以有效提高工作效率，并且将为管理层决策、业务部门数据利用等提供更便利、更快捷、全方位数据支持。