浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施

鞠培利

（临沂市沂水县马站镇人民政府财经服务中心，山东 临沂 276400）

档案管理工作是事业单位现代化管理中的重要组成部分，并对事业单位工作效率产生重要影响。但在实际上，受多种因素影响，事业单位在开展单位档案管理时存在管理不到位、管理方式落后等问题，影响了事业单位各项工作的开展。

1 事业单位开展档案管理工作的重要意义

积极引入运用种类多样的现代科学技术形态，改良优化事业单位档案管理工作的基本实施流程，确保事业单位实际组织开展的档案管理工作，能够充分支持和满足实际需求，是事业档案管理工作在具体组织开展过程中顺利获取和实现最佳预期效果的重要前提条件。在新时期背景之下，我国基层事业单位想要在档案管理工作开展过程中顺利获取到最佳效果，应当积极改善强化档案管理工作基本思想意识，建构完善档案管理工作基本规章制度，培养输出数量充足的档案管理工作人员，更新优化档案管理工作开展过程中运用的各类基本设备设施，解决处置档案管理工作开展过程中面对和遭遇的各类具体问题。

2 事业单位档案管理中的问题

2.1 人事档案管理意识淡薄

部分事业单位的档案管理者，包含领导人员对档案工作的重视程度不足，认为这项工作只是简单的抄写或记录信息，不需要较高技术方面的支持，难以直接创造相应的经济效益，只需保管好档案即可。他们并未意识到做好档案管理对员工产生的影响。加之历史原因，《档案法》长时间搁置，不重视档案管理方面的学习，其在单位中发挥重要的作用比较模糊。在这样的背景下，部分事业单位会忽视档案管理工作，普遍出现应付档案管理的情况，导致档案管理在挑选优秀人才方面的作用并未充分显现出来。

2.2 档案管理机制不健全

就目前来看，部分管理人员还是以经济效益发展为主，所以在档案管理工作上认识存在不足，而一般规模较大的在发展过程中就能借助于完善的档案管理机制来进行档案管理工作；但是，很多规模较小的在发展过程中，因为自身实力等多方面的限制，并不能真正做好这一项工作，从而直接引发无档案管理制度、无档案等情况的发生。

2.3 电子档案自身的安全性问题

档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性，载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定.

3 提高事业单位档案管理工作的措施

3.1 提高工作人员职业素质

事业单位在招聘档案管理人员时，应该选用具有档案管理有关专业技术人员，同时对人员的责任感、积极进取的工作态度等职业素养提出更为严格的要求，进而保证所聘用的档案管理人员具备基础的管理能力。第二，加强档案管理人员的培训、学习工作。对于新入职人员，要对档案工作的操作流程、基本情况及执行过程中的注意事项等进行培训，以此保证新人员能够快速掌握档案管理工作的内容；针对在职人员，事业单位要定期组织档案管理人员的培训，进而提升档案管理人员的专业技能，保证事业单位工作顺利开展。

3.2 及时更新档案管理设备

档案管理设备包括硬件设备和软件设备，档案管理的设备影响档案管理工作的进度，好的设备可以提高工作进度，省时省力，节约工作成本。档案管理的设备应包括：档案柜、档案架、电脑、传真机、复印机、打印机、扫描仪等，这些都是收集档案、记录档案所必需的硬件设备。除此之外，进行档案管理的办公室应还配有灭火器、除湿器、温度测控仪、保险箱等一系列保证档案材料和档案管理人员安全的一系列软设备。以上提到的这些软件和硬件都是一个档案管理室基本应配备的，在信息化爆炸的今天，档案管理需要注重与时代接轨，将原本的纸笔记录更新换代到自动化管理档案，引入相关的管理系统，利用数字化平台减轻工作人员的负担，在相同的时间内能够完成更大的工作量，有效地提高档案管理的工作效率。

3.3 不断完善人性化管理制度

目前已经具备完善的归档制度、借阅制度及保密制度，当前这些制度对于档案管理工作的开展至关重要，鉴于当前这些制度来讲，是否具备人性化的理念，还待于对其进行考究。通过对传统档案管理制度研究发现，虽然在档案管理方面起到一定的作用，但部分条例的设定相对较为生硬，并没有体现出人性化管理理念，没有达到尊重人的目的。基于此，事业单位要改善原有制度，根据档案管理的实际需要，在传统管理制度的基础上，对其管理内容作出适当的修订和完善，注重将人性化管理内容渗透到各项规章制度当中，不断完善人性化的档案管理制度，突出人性化管理的要点，尤其要对借阅、查阅等环节加以完善，使得事业单位员工身心愉悦，从而获取到更多新观点、新思路，为档案管理工作的提供重要的保障基础。在当前工作的基础上，还需要完善学习制度、奖惩制度等，为事业单位员工提供自我能力提升的机会，进而促进事业档案管理工作的顺利开展。

3.4 强化资金支持，实现现代化管理

我们要使用先进的档案管理技术以及设备，使档案管理人员有足够的时间和机会学习，保证档案局档案管理工作全面推进。要积极使用现代化的计算机信息设备，使档案管理更加自动化、智能化。充分发挥多种管理手段的优势作用，结合档案的复杂程度科学建档，由专门的工作人员备份档案，使档案鉴定更加便利。做好档案的保密工作，科学的开发利用档案信息资源，充分发挥计算机网络技术的优势，将档案管理放在重要位置上，使档案信息更加真实、可靠。

4 结束语

事业单位的档案管理工作是系统且复杂的一项工作，有一定的专业性且内容比较丰富，而从当前我国档案管理现状而言，仍有许多不足之处存在，给事业单位的正常发展造成一定影响，那么事业单位首先需要结合本单位的特点，给予档案管理工作高度关注，使该工作向信息化发展，并不断使档案管理制度更加完善，对人员加强培训，从而合理保管以及使用档案资料，进一步优化档案管理工作，使其能够标准化发展，推动各项工作顺利开展，并促进事业单位良好发展。