无纸化办公模式下医院档案管理探索

刘洪凯

（滨州医学院附属医院，山东 滨州 256603）

无纸化办公是指工作过程中无需纸张，而是依靠各类计算机硬件、软件及通信网络等配合完成工作的模式，这种办公模式生态环保，工作效率高，已经在各大医院普及。医院运营过程中，会累积党政群类、医疗技术类、病史管理类、声像照片类、财务会计类档案资料，随着资料的累积，数据规模逐步扩大，数量及种类增加，档案利用需求增长[1]。无纸化办公模式下，医院档案管理信息化建设获得基础设施支持，医院可以利用无纸化办公设施，引进现代化信息技术，构建电子档案，这样能够方便档案信息的采集、储存及开发利用，提升档案管理及服务水平，切实发挥档案信息在医院运营管理中的决策指导作用。

1 无纸化办公模式下医院档案管理面临的优势分析

1.1 档案管理更为高效便捷

在传统的医院档案管理模式中，采取人工作业模式，档案资料采集起来耗时较长，还需人工进行整理、检查，耗时耗力，且工作内容枯燥无趣，员工普遍工作积极性不高。无纸化办公模式下，档案管理信息技术相结合，人们在办公过程中，信息被记录下来，各部门可直接将日常工作中电脑录入的信息传递到电子档案中，再由档案管理人员应用计算机软件，进行归纳、分类、统计、分析，工作效率显著提升，员工工作负荷大大减轻，人工成本降低，有效节约了人力资源。而且，在现代化信息技术软件的支持下，计算机代替人工作业，有效减少了人工整理、计算失误的问题，确保了工作质量。

1.2 档案储存更为安全可靠

在以往，医院档案信息的载体多为纸质文件以及一些音像资料，长时间保存，纸质文件容易受潮，或者被虫鼠啃噬，文字丢失，而且发生火灾的风险比较大，档案储存的安全性有待提升。在无纸化办公模式下，实现了构建电子档案的目标，档案储存介质变为了DVD光盘、移动硬盘、储存卡、光盘等，这些储存介质具有数据容量大、储存时间长、稳定性强、体积小的优点，安全可靠，而且能够借助于计算机直接获取档案信息，借助于互联网传递文档资源，资源利用率显著提升[2]。

1.3 实现区域内信息共享

无纸化办公模式下，医院档案管理趋于信息化、数字化发展，在信息技术和互联网的支持下，使用者可以登录档案平台，检索、阅读权限范围内的档案资料，实现区域内信息资源开放共享，有效提升档案利用率。而且，在电子档案中，信息管理效能提升，档案管理人员能够利用相关软件，对信息进行整理、分类、归纳。优化、过滤，提升信息质量，再利用数据挖掘技术，在海量档案资料中挖掘意向信息，为医院运营管理决策制定提供参考依据[1]。

2 无纸化办公模式下医院档案管理策略分析

2.1 建立健全档案管理制度

档案是医院各项工作的见证，领导层必须正确认识到其价值，充分重视档案工作，重视无纸化办公模式下档案管理的创新，增加资金投入，建设标准化的数字化医院档案室，明确档案管理信息化建设流程与标准，各个部门办公过程中产生的文件资料，应及时上传至档案数据库，经管理人员审核后，按照案件发生的时间、类型，设置编码，储存至相应目录下。跟随医院档案管理创新的步伐，改进、更新相关的管理制度，依照《档案法》、《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子文件归档与电子档案管理规范》等文件指示，制定科学合理的医院档案信息化、数字化管理制度，实行岗位责任制，明确各类档案的管理责任人，一旦出现问题，追究管理人员责任，保障管理质量[3]。

2.2 引进现代化信息技术

无纸化办公模式下，医院应创新档案管理的理念、手段、方式、方法，充分利用计算机、扫描仪、摄影机、专用微机等无纸化本宫设备，构建档案管理信息平台，明确档案信息化管理要求，全面提升档案管理服务水平。同时，为保障信息安全，应选择安全系数高的硬盘、移动硬盘、光盘、磁盘等存储介质，同时，完善权限设置，合理定义不同功能模块的操作权限，对系统数据展开分层管理，医院工作人员可以“工号+密码”的形式登陆系统，获取职位权限内的权利，比如说档案管理人员可浏览后台数据，具有数据编辑、管理权限，其余用户只能查询权限内的档案信息。完善数据平台防御机制，定期优化、升级系统，安装防火墙、杀毒软件、IT监控软件等，以防信息泄露、数据丢失或被篡改。

2.3 提升档案开发与利用力度

医院档案数据库的构建，不仅有利于提升档案建设质量与效率，而且能有效提升档案信息利用率。无纸化办公模式下，医院应该创新档案服务，为单位内部及相关部门提供档案查阅服务，利用相关数据平台，档案资料可实现实时开放共享，单位内部的工作人员，可以直接进入局域网，查阅日常工作所需参考的文件资料，单位外有需求的人，可以登录医院官方网站上，进入相关目录，登陆其档案信息平台，检索、阅读权限范围内的档案资料，这样有效简化了档案利用的流程，便利了人民群众。想要查阅档案原件者，需办理查阅手续，填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准，在指定位置，有档案管理人员在场的情况下，查阅档案，查阅者不得私自复制、涂改、拍照、划线、损毁、调换文件，一经发现必将严惩[4]。

2.4 打造高素质档案管理团队

完善档案管理机构设置，配备在业务素质、政治素质上合格的档案工作人员，推动档案工作的落实，同时，在各医院各个部门，设置兼职档案员，负责上传部门办公过程中产生的资料文件。为了让相关岗位上的工作人员，能够胜任档案信息化管理工作，单位应该引进在专业素质、信息素质上达标的优秀人才，完善人力资源管理，做好岗位培训、在岗继续教育等工作，定期组织人员参加业内培训及学术交流会，让档案管理人员学习计算机技术、数字化技术、云计算技术等相关软件、硬件设施的使用，不断更新档案管理人员的知识库与技能库，确保其能够掌握当前档案信息化管理工作中所用的技术软件及设施，强化网络安全教育，提升其网络安全防范意识，保障电子档案的储存、利用安全性[5]。

3 结语

综上所述，在医院运营管理活动中，所形成各类具有保存价值的原始记录资料，包括文字、图像、表格等，都属于医院档案范畴。档案具有历史再现性、信息性、知识性、价值性、教育性的特征，在医院医疗工作及行政管理中发挥着重要作用。在信息化时代背景下，医院办公实现无纸化，档案管理也突破了传统管理模式，逐步实现信息化、自动化及数字化，医院应该适应环境变化，构建全新的信息化档案管理机制，培养优质档案信息化管理队伍，切实提升档案管理效率及质量。