事业单位档案管理规范化措施探究

辛国芳

（邹平市妇幼保健院，山东 邹平 256200）

近年来，在社会经济稳步发展的背景下，我国各大事业单位呈现了快速的发展态势。与此同时，随着事业单位工作的深入，所产生的档案信息资料越来越多，如果依旧采取传统的纸质档案管理模式，则难以起到高效的管理效果，也不利于档案管理规范化的实现。因此，为了提升事业单位档案管理规范化水平，首先应该规范档案管理工作，然后引进现代化管理理念及技术，进一步推动档案管理规范化、信息化、制度化发展[1]。由此可见，本文围绕“事业单位档案管理规范化措施”进行分析研究具备一定的价值意义。

1 事业单位档案管理中存在的问题分析

1）档案管理工作重视程度有待提高。部分事业单位并没有正确认识到档案管理的重要性，认为档案管理不属于中心工作范畴，在这方面无需投入过多的人力、资金及物资，这导致档案管理模式革新受阻。在领导层不重视的情况下，档案管理制度不完善，档案管理工作流于形式化，档案管理人员在工作过程中，存在明显的敷衍现象，对档案管理的重视度不足，责任心缺失，影响到档案管理工作水平。

2）档案管理方法滞后。在传统的事业单位档案管理工作模式中，大部分资料为纸质文件，无法长期储存，易霉变，被虫鼠啃噬，导致信息丢失，而且，大量纸质文件累积，不便整理，查找资料也极为困难，整体管理水平较低，档案资料无法得到有效利用。当前，大部分事业单位步入信息化管理阶段，但是由于财政投入有限，档案信息化管理设施不齐全，部分设备过于陈旧，硬件设施、软件系统相较落后，网络系统存在诸多安全隐患，影响到档案整理、分类、储存、开发工作效率，档案资料不齐全，更新速度慢，无法发挥应有的指导价值[2]。

3）档案管理人员业务水平有待提高。随着各事业单位档案文件的不断累积，档案管理工作量会越来越大，如果采用传统的人工管理方式，工作效率低下，且对于档案信息的利用率也比较低，所以，信息化建设是目前各大事业单位档案管理工作发展的必然方向。此外，当前部分事业单位的档案工作人员大多由办公室工作人员兼职，缺乏信息化档案管理意识、知识和技术，无法胜任档案信息化管理工作，阻碍了档案信息化建设的进程。

2 事业单位档案管理规范化措施分析

1）充分重视档案管理，完善档案管理制度。档案是实验单位工作过程的见证，领导层必须正确认识到其价值，充分重视档案工作，增加资金投入，按照规范建设档案室，档案室必须满足防盗、防火、防尘、防潮、防霉、避光、防有害生物、防污染等安全标准，将业务活动中所积累的资料，及时归档，按照日期、模块分类存档，设置编码，统一管理。同时，建立健全相关管理制度，依照《档案法》、《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子文件归档与电子档案管理规范》等文件指示，制定符合事业单位现状及未来发展的档案管理制度，规范档案工作的具体流程及执行方案，进一步起到提升事业单位档案管理工作水平的作用。

2）引进信息技术，构建档案管理信息平台。在事业单位档案工作中，应该与时俱进，引进现代化档案管理理念、手段、方式、方法，创新档案管理模式。在档案管理信息化建设过程中，相关事业单位通过引入适合自身档案管理需求的数据模式，再根据财政预算，采购相关信息设备，比如说计算机、打印机、扫描仪、摄影机、专用微机等，创造合适的电子档案储存环境，构建档案管理信息平台，明确档案信息化管理要求，全面提升了档案管理服务水平。同时，为保障信息安全，应选择安全系数高的硬盘、移动硬盘、光盘、磁盘等存储介质，同时，完善权限设置，合理定义不同功能模块的操作权限，对系统数据展开分层管理，同时，设定账户权限等级，数据库管理人员可浏览后台数据，具有数据编辑、管理权限，其余用户只能查询权限内的档案信息。此外，还应该完善数据平台防御机制，定期优化、升级系统，安装防火墙、杀毒软件、IT监控软件等[3]，以防信息泄露、数据丢失或被篡改。

3）优化档案服务体系，提升信息利用率。档案的建设与管理，是为了更好地利用，相关事业单位应该利用现有平台，为单位内部及相关部门提供档案查阅服务。如若想要查阅档案原件，必须办理查阅手续，填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准，在指定位置，有档案管理人员在场的情况下，查阅档案，查阅者不得私自复制、涂改、拍照、划线、损毁、调换文件，一经发现必将严惩[4]。与此同时，信息化背景下，事业单位档案利用迎来新的契机，在档案管理信息化建设的形势下，档案资料可实现实时开放共享，单位内部的工作人员，可以直接进入局域网，查阅日常工作所需参考的文件资料，单位外有需求的人，可以登录相关事业单位所属的官方网站上，进入相关目录，登陆其档案信息平台，检索、阅读权限范围内的档案资料，这样有效简化了档案利用的流程，便利了人民群众，让事业单位能够充分发挥维护区域和谐稳定的职能。

4）完善档案管理机构设置，提升工作人员业务水平。档案管理工作政策性、原则性极强，管理人员必须具备极强的政治责任心，具备严格的政治纪律意识，对待工作认真负责，对待客户友善和蔼，主动为人们服务。相关事业单位应该完善档案管理机构设置，配备在业务素质、政治素质上合格的档案工作人员，推动档案工作的落实。而且，档案信息化建设，对于档案管理人员专业水平提出了不一样的要求，为了让相关岗位上的工作人员，能够胜任档案信息化管理工作，单位应该引进在专业素质、信息素质上达标的优秀人才，完善人力资源管理，做好岗位培训、在岗继续教育等工作，定期组织人员参加业内培训及学术交流会，让档案管理人员学习计算机技术、数字化技术、云计算技术等相关软件、硬件设施的使用，不断更新档案管理人员的知识库与技能库，确保其能够掌握当前档案信息化管理工作中所用的技术软件及设施。此外，还需要强化网络安全教育，提升档案管理人员网络安全防范意识，进一步保障电子档案储存、利用的安 全性[5]。

3 结语

综上所述，在事业单位发展过程中，会积累大量的各种类型的档案资料，随着时间的推移，文件资料不断累积，数据规模逐步扩大，数量及种类增加，采取传统的事业单位档案管理模式，储存容量有限，管理效率低下，信息查阅困难。随着计算机、互联网的发展、普及，事业单位档案管理信息化建设进程逐步推进，大量纸质档案转化为电子档案，事业单位应健全档案信息化管理制度，规范档案管理工作，进一步全面提升档案管理及服务水平。