档案管理工作分析与思考

王圆圆

（济南天下第一泉风景区服务中心，山东 济南 250000）

档案管理作为事业单位管理中的重要部分，档案功能的作用也至关重要。事业单位的顺利发展和高效管理离不开档案管理的应用研究，其发挥着维持单位平稳运行的作用。档案管理包含整个单位各种信息资料的存档和保存，其目的是有利于后续查阅等，使其在事业单位的建设和发展中发挥关键性的指导作用。面对社会发展变化所带来的机遇和挑战，事业单位要实现档案管理的创新与改革，不断完善档案管理的办法和制度，优化管理措施，最终实现事业单位在新形势下创新的发展，通过科学合理的优化策略解决问题。

1 档案管理工作中存在的主要问题

1）缺少专业化管理人才。有相当一部分从事档案管理的工作人员并不是专业的档案管理人员，对于档案的特殊属性了解不够，缺乏档案管理知识和技能，缺乏计算机知识，很少有机会参加系统的专业培训，没有独立开展档案管理的基本工作能力，难以达到档案信息化管理的岗位要求。

2）档案宣传教育和业务培训力度不够。档案管理是机关、事业单位行政管理工作的重要组成部分。目前的情况是绝大部分机关、事业单位的档案管理工作没有得到应有的重视，领导关心不够，专业人员不愿意从事档案管理工作，档案管理人员晋升机会少、待遇偏低，最主要的是各单位对档案工作宣传教育力度不够，存在档案工作“深在闺中人不知”的现象。

3）各级政府和有关部门组织的业务培训机会偏少，专业管理人员的成长速度较慢。

4）安全措施少，管理人员安全意识较低。

2 档案管理工作分析与思考

2.1 标准化、系统性原则

做好政府机关、事业单位档案管理工作，保障其管理方式方法、运作流程标准化、系统性是整个档案管理工作的重要任务，也是提升单位工作能力和服务品质必不可少的环节。通过制定、发布和实施统一的管理标准，形成一个层次分明的整体、不同维度的层级，达到清晰反映整个管理工作全貌的效果。

2.2 更新观念，开拓思路

因为档案工作属于一项基础性、服务性的工作，所以难以形成直接、明显的经济效益。进而在各项工作中，档案工作往往承担着配角的工作，默默无闻的奉献。档案工作者是脑力、体力相结合的劳动者，在日常工作时会面对大量的档案收集整理、保管等，而要想达成理想的工作效果，需要他们具备无私奉献、积极服务等品质，并且甘为无名英雄。只有具备了这些良好的奉献理念，才能踏踏实实的干好档案工作。除此之外，在做好档案管理工作的同时，还应该注重各种关系的协调。首先就是协调好与领导间的关系，争取获得一个良好和谐的环境；其次就是协调好和公文处理部门之间的关系，从多方面着手提升公文处理统一性；最后就是协调好学校各职能部门的关系，确保归档文件完整性。档案是从学校各部门收集而来，而且从文件形成到归档需要经过一段时间和环节，每一个环节都会在一定程度上影响到档案的完整性与质量。如果各部门不配合，那档案管理工作将很难顺利开展。

2.3 强化档案管理人员培训

作为专业的事业单位档案管理人员，定期使其接受专业化的信息培训极为关键，也是确保传统与信息化档案管理能够有效结合的重要基础。当前的部分事业单位中，纸质档案的管理模式仍然为主流，在这种情况下就应该在革新思想理念的同时对新式管理方式的应用加以引导，为推动档案管理制度的更新与改革做好铺垫。同时，在这一过程中应引入更多的信息化与科学化的技术手段，促进工作人员的整体素质的提升。定期开展培训活动是有效提升技术水平的重要基础，为提高对计算机技术的操作熟练度以及掌握更多的电脑操作技能奠定基础。

2.4 创新档案管理系统设置

具体加强档案信息开发与利用。在新形势下，档案管理工作要想获得显著的提升，必须得做好档案信息化建设。因为社会在发展，时代也在不断进步，面对这种情况，档案工作管理也应该摒弃老旧那套，尽快摆脱传统落后的管理手段，紧跟时代发展步伐，朝着现代化的方向不断前进。档案资源要想更好实现信息化的管理目标，需要将档案各项管理环节与过程数字化处理，这样便能使档案资源合理配置，实现高效的开发与利用，同时还能达成档案资源社会共享的目标。就当前情况来看，当前普遍配置了计算机等一些现代化的设备，不过很多依旧应用单一的微机方式来管理档案目录，甚至还有部分学习就是借助此来打印卡片目录等，严重影响到计算机作用的呈现。为此，需要我们合理应用现代化信息技术，推动实体档案管理朝着电子档案管理的方向前进，使档案资源开发与利用更加的高效，为的发展与决策提供助力。

2.5 安全性管理

档案是组织活动的原始记录，具有原始性和唯一性的特点，这就使得档案的安全性管理显得尤为重要。首先，要加强管理人员的安全意识教育，强化工作人员的责任感与敏感性。其次，要建立健全完善的档案管理安全保密制度，在制度层面上筑起一道安全防火墙。第三，要不断加强数字化档案安全保密措施和加密技术，通过强制性的安全保密措施和严格的加密技术保证数字档案的安全。

2.6 完善档案管理制度，注意新旧衔接

制度是引领事业单位行事的准则，建立健全档案管理制度和标准是规范档案管理的前提。事业单位应依据《档案法》以及财政部不断更新的各类“办法”、“规定”等制定适合本单位的档案管理实施细则，明确各类档案的归档范围、数据移交、数据保管、查找利用、存储备份等方面的条款。需要特别强调的是针对电子档案的管理细则需规范完善，务必确保电子档案的可靠性和信息可用性。另外需要注意新旧制度衔接的一些规定要求，比如新《管理办法》要求仅以电子形式保存档案的，原则上应从一个完整年度的年初开始执行，以保证其年度档案保管形式的一致性。

2.7 坚持档案管理服务好管理

坚持档案管理服务好管理，档案才会一个良好的生存环境，并为利用者提供服务。在新形势下，档案管理要不断开拓进取，紧紧跟上发展的步伐，突出重点，做到行业中工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里、服务到哪里，切实为生产一线服务。因此，加大对本现有档案的收集力度，扩大收集范围，拓宽收集渠道，充分做好档案的收集整理归档工作。

3 结语

为了更高效地开展档案管理工作，要不断地在实践中学习和进步，发现事业单位管理中存在的问题和不足之处，改变传统单位档案管理的模式和形式，解决新形势下档案管理上的矛盾，便于单位工作的开展和利用，为事业单位长远的发展提供重要的支持条件，也能够提高事业单位的综合实力。