基层单位提高档案利用之我见

梁秀平

（惠东县不动产档案馆，广东 惠州 516300）

档案本身是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。在基层单位的档案则是基层单位处理工作时的原始记录，档案的利用率直接影响基层单位工作效果。当前基层单位档案的利用率较低，部分单位都没有完善的档案管理制度，档案管理人员素质不佳，管理水平较低，档案信息资源开发不足，没有实现有效地档案管理工作，这也就直接导致档案管理很容易出现问题。为此需要根据这些问题思考提升档案利用率的方法。

1 加强档案管理人员的培训工作

在基层单位的档案管理工作中是由专门的档案管理人员的，而档案管理人员的管理能力是影响档案利用率的关键性因素。基层单位处理的事务通常比较琐碎，因此需要设计的档案数量也较多，一个档案从开始存档需要经历领导审批、文件起草、定稿、形成档案、存档以及需要使用档案的取档活动都是有人的参与的，其中档案管理人员的质量尤为重要，档案管理人员的管理质量直接影响档案的利用率，若是档案管理人员素质不佳，就很容易出现问题像是在存档时混乱存放档案，导致后期取档人想要调用档案时寻找困难，更有甚者都无法找到档案，导致档案无法被使用，利用率必然下降。同时随着信息技术在管理领域的应用，纸质档案逐渐被电子档案代替，此时在进行档案管理时对于档案管理人员的素质要求也就更高了，需要档案管理人员能够掌握相应的电子信息技术操作技能[1]。因此，基层单位的领导需要重视对于档案管理人员的素质培训工作，首先需要加强档案管理人员的岗前培训工作，在上岗前就需要对管理人员的素质进行培训，主要培训的内容应该包括档案管理人员在工作中需要涉及的一些专业技能，除此之外还包括利用信息技术进行档案存取的步骤等工作，尤其是录入档案与取出档案的相应的审批流程，保证档案存储位置正确且工作速度快，质量高。这样基层工作人员才会在工作时愿意去借调档案。对于新进入岗位的管理人员是最容易出错的因此岗前培训要全面且科学。可以请本单位高素质的档案管理人员就本单位档案管理的方法进行介绍，尤其是要介绍电子档案操作系统。除了进行理论培训外还需要进行实操培训，可以利用一些虚拟档案组字档案实践培训让新的档案管理人员可以迅速地掌握其中的内容。同时为了调动新进档案管理人员的工作热情可以组织档案录入或者存档竞赛，以此调动其积极性，帮助档案管理人员更快的提升工作能力。其次是需要加强在岗人员的培训，随着信息技术的不断发展，电子档案系统的功能一直在完善，相应的系统一直在更新，那么有很多流程也需要做出改变若，因此对于在岗的档案管理人员也需要进行相应的技能培训，这样才能够保证岗位人员的素质能够得到很好的提升，促进档案利用率的 提升[2]。

2 完善单位档案管理的规章制度

档案管理制度是档案管理人员以及其他与档案利用工作进行档案的管理与使用的依据，是判定档案管理人员工作素质以及使用人员要求是否合格的标准。要想有效提升档案利用率就必须保证档案管理是合乎规范的，只有如此才能够保证档案使用合乎要求，可以保证档案的安全性。基层单位作为政府工作单位其涉及的档案都是需要保密的，若是因为档案丢失而导致机密被窃取那么不仅档案利用率得不到提升反而还会威胁到国家安全[3]。

3 利用信息技术将档案管理科技化

随着国家各项改革的不断深化，对于基层单位的要求也越来越高，基层单位工作人员的任务越来越重，因此，基层单位涉及的档案内容以及档案对于后续工作开展程度的影响也越来越深入，因此对于基层单位档案利用率的要求也就越来越高。而随着信息技术的不断发展，信息技术也逐渐应用在了档案管理之中，利用信息技术将档案管理科技化能够有效提升档案管理的质量，这样就能够推动档案管理的利用率，为此基层单位领导应该重视将信息技术引入到档案管理之中。可以利用计算机进行电子表格的使用和处理，利用电子表格和数据库实现档案一体化管理，这样能够有效缩短档案的运行周期，保证档案的管理效率，优化检索利用的效率，提升用档人员调动档案的效果，为档案利用率的显著上升奠定基础。

4 加强单位间的沟通吸收管理经验

“众人拾柴火焰高”唯有团结协作才能够保证工作效率，各基层单位间虽然说有各自的职能，但是最终目标都是为人民服务。提升档案利用率能够有效地提升工作质量也是为了提升为人民服务的质量的有效途径，因此各单位间需要加强沟通交流，了解各自单位在档案利用上的一些独特的有效的经验，然后结合本单位的档案使用情况的特点取其精华，这样才能够保证档案管理的有效性以及科学性。首先可以举办基层单位档案利用率情况汇报会，在会议上各单位的领导简要阐述本单位在提升档案利用率上所制定的一些类规章制度以及取得的成功经验。其次参会人员也需要包括本单位的档案管理骨干，要求其认真参会，吸取成功的档案管理经验。最后还可以组织实践展示活动，让各单位的业务骨干对本单位档案管理与使用的主要方法进行演示，在演示的过程当中彼此可以互相交流借鉴，以此达到提升档案利用率的最终目的。

例如，A公司与B公司发生了土地纠纷，来到档案馆要求查找关于两个公司与土地有关的所有档案。在档案馆查找无果的情况下，管理中心与上级档案室进行了对接，在档案馆与局相关工作人员的共同努力下，在库房找到了存放保管的A、B两个公司的档案。在这种情况下，A、B两个公司的人员在查阅相关的文件、通知、通报后，对所需的档案内容进行了复印。档案馆通过与上级单位的沟通，确保了A、B两家公司顺利取走了所需要的档案复印文件，又例如2019年9月23日县检察院查询县育才中学土地使用情况，证实了检察院工作的广泛性，全面性，为该单位办理案件提供了帮助。在提高了档案馆办事效率的基础上，也为群众提供了支持，从而提高了档案馆服务社会的效率和质量，真正为社会层面不同公司的真实需求提高辅助性帮助。

5 总结

综上所述，基层单位工作开展质量对树立政府的权威性，落实各项政策有重要的作用。而档案能够帮助基层单位更好的开展各项工作，因此需要思考提升档案利用率的机会。为此要想有效提升基层单位档案的利用率首先就需要基层单位重视档案管理工作，加强档案管理人员的培训工作，提升档案管理人员的素质。其次就是要完善单位档案管理的规章制度，保证管理人员能够更好的开展工作，再次是需要利用信息技术将档案管理科技化，为提升档案使用率添加动力。最后要加强单位见得沟通交流，吸收管理经验，让档案管理更科学，也可以有效提升档案利用率。