加强社区档案管理工作的几点思考

左颖双

（山东省莱阳市城厢街道办事处城市社区管理中心，山东 莱阳 265200）

社区档案指的是相关社区管理组织在各种居民自治活动中保存的具有较大价值意义的文字、图片、影像资料等形式的历史记录，其能够真实的反映出社区内居民的日常生活情况与变化，所以加强社区档案管理工作对于管理社区、建设新型社区、构建和谐社会等方面都有着极为重要的作用。

1 建设适应社会需求的新型社区档案管理模式

1.1 加强并进一步完善现有的社区档案管理体制，提高监督力度

现存的社区档案管理体制较为独立，没有很好的与其他基层组织进行链接，这也就导致在处理相关工作的过程中总是需要花费较多时间和进行较长的流程步骤，工作效率比较低下。所以想要加强社区档案管理工作就首先要注意改善现存的社区档案管理体制，加强其与民政部门、社保部门、其他档案部门之间的联系，通过连接各个部门，完善社区档案管理体制工作规划，各部门之间互相进行监督指导检查等工作。

随着时代的变化，社区档案管理部门也由过去的单位性部门转变为了社会性部门，在进行完善社会档案管理工作的时候，不要忘记社会性才是其的根本属性，要贴近群众，走进群众，融入群众。此外在进行完善社区档案管理工作的同时还要注意构建一个健全的监督系统，针对社区档案管理工作的特殊性和重要性，出台相关的政策法规，对平日的社区档案管理工作进行监督[1]。

1.2 统筹规划好社区档案管理工作，加强管理工作协调性

由于我国人口基数大，各个地区存在的社区规模、数量等也大相径庭，这就导致社区档案管理主体混乱、档案资料较为分散。在现如今的诸多工作中想要调用相关档案资料流程繁琐，花费时间长，要想尽快改变这一现象就必须要将各社区档案资料整合，实现社区档案资料的互通共享，在严格管理社区档案资料的同时简化工作流程，于此时还需要做好社区档案资料借阅记录管理，了解每一份外借档案的流向。此外上级行政部门也要定期对社区档案管理工作进行监管，通过行政管理职能做好社区档案管理的统筹规划工作，将社区档案管理系统中的各部门职能有效分割，在让其明晰自身所担负的职责同时也能更好地与其他部门进行协调沟通，以此为根据构建一个条理清晰且高协调性的社区档案管理网络。

2 推动社区档案管理现代化数字化建设

随着科学技术的不断进步，数字化网络已经成为当今时代的热门，各个领域中都可以见到其的身影。在传统的社区档案管理工作中，承载社区档案管理资料的载体大多是纸质、录像带或者是照片等，这些载体随着时间的推移以及调用次数的增加，往往会出现不同程度的损坏，所以必须尽快将数字化现代化网络引入社区档案管理工作中。将社区档案数字化不仅更有利于相关档案资料的保存，更可以降低工作人员的工作压力和工作难度，对于使用答档案的人员来说也更加方面，缩短了相关流程步骤，极大的提高了工作效率[2]。

在过去的时间里，所储存保留的社区档案信息涉及领域光、人数多，数量十分庞大，将其转化为数字化现代化信息的工作量极为艰巨，所以相关工作人员可以先将其中较为重要或者使用次数较多的档案资料进行数字化，也可以根据社区居民的需求来进行，以此来提高服务居民的工作效率。其次因为社区档案数字化现代化转换技术含量较高，难度较大，相关部门可以外包给社会上那些信誉好、技术水平高、业务能力强的公司，但是要注意的是，所承接任务的公司在进行数字化建设的过程中必须时刻与社区档案管理人员进行沟通，及时进行协商讨论，保证社区档案数字化现代化建设的顺利进行。

3 建设满足民众需要的社区档案体系

3.1 档案自主化服务工作

在将社区档案数字化现代化的同时，社区档案管理部门还可以采购相关的数字化设备，如档案查询自助机等，或者是购买一些电脑放置在社区档案室内，并加装一系列专门服务于数字化档案信息的软件。还可以聘请专业人士，建设一个社区档案信息查询网站，以上这些措施都可以极大的方便居民进行档案查阅。

3.2 提高工作人员业务水平

想要居民认同社区档案管理工作，较为重要的一点就是要保证相关工作人员的业务水平合格，现如今有很多档案工作人员在进行工作的时候存在着服务态度恶劣、问什么都不知道、玩手机打游戏等现象，这些行为是在抹黑整个社区工作。所以相关部门必须要加强对现有员工的业务水平培训和意识形态培训，保证其在工作时可以正确、精准的完成档案咨询借阅工作，与此同时还要注意对应聘人员综合素质的评定工作，以此来保障社区档案管理部门能够更好的为人民 服务。

3.3 召集志愿者加大对档案管理宣传力度

社区档案作为见证了社区发展历程的重要载体，一直以来都不受人们的重视，除了因工作需要而查阅借调之外，日常中并没有多少人愿意了解，故而档案管理部门可以召集青少年志愿者前来参加社区档案整理工作，并根据本社区档案特点进行宣传，在让更多的人对社区档案感兴趣同时，还能让其增加对社区的归属感和亲切感，这对于将来的社区工作开展有着较大的帮助作用[3]。

4 结语

社区档案管理作为一项基础性的社区工作，虽然一直未得到应有的重视，但是其一直在发挥着自身的价值，随着国家对于基层社区建设力度的加大，加强社区管理工作也被提上了日程。虽然在相关工作进行的过程中出现了一些不足，但是为了更好的服务人民群众，必须要克服困难，顺应时代的发展潮流推动社区档案管理工作的完善和进步。本文主要对加强社区档案管理工作的几个要点进行了简要概述，如有不足之处望相关人士予以斧正。