城建档案库房管理的策略探讨

杨 聪

（深圳市文档服务中心，广东 深圳 518000）

城建档案是城市建设过程中的重要资料，对其进行科学有效地管理非常的重要。因此，为了提高城建档案库房的管理水平，需要采取行之有效的策略，从而保障城建工作能够更好地发展。

1 城建档案库房管理的重要性

城建档案库房管理的重要性主要体现在以下几个方面：第一，是城市现代化建设的需求，其中保存着一些非常重要的城市建设资料，这些资料是未来城市发展的重要基础。第二，是社会经济发展的需求，通过对城建档案进行科学有效地分析，可以极大地提高现代化建设的速度，使城市建设的过程更加的顺利。第三，是城市现代化发展的必然结果。随着信息化的发展，城建档案库房管理方法也将随之发生变化，一些重要的管理技术也不得不进行革新，从而更好地适应时代发展的需要。由此可见，城建档案对于城市的发展起到了至关重要的作用，提高城建档案的管理水平非常重要[1]。

2 城建档案库房管理的策略分析

2.1 完善库房管理制度

为了对城建档案库房更好地管理，需要对库房管理制度进行完善，主要包含以下几个方面：首先，需要确保库房管理方案的可行性，保障管理方案能够有效地管理库房，使库房的管理过程更加的科学合理。例如：在库房管理过程中，需要带有一定的目的性，结合实际的发展需要，制定科学有效的管理计划，从而提高城建档案库房的管理效率。其次，需要保障管理制度的有序性，科学地对档案进行分类，对档案管理过程进行优化，提高城建档案库房的管理水平。例如：可以制定统一的档案分类标准，以此来保障档案分类的准确性和统一性，这样既可以提高档案的管理效率，又有利于档案的保存与整理，方便管理员对档案进行查阅。最后，需要做好进出库的管理工作，进入库房的人员需要进行登记，离开时需要进行严格的检查，从而保障城建档案库房的管理更加的安全。

2.2 改变档案管理模式

随着信息化的发展，档案管理模式也需要随之进行一定的改变，从而将信息化技术更好地应用到城建档案库房的管理中，提高对库房档案的管理水平。档案管理模式的改变需要考虑到以下两个方面：一方面，需要做好信息化技术的推广，改变传统的档案管理流程，制定出更加科学、规范的信息化管理方式，从而对城建档案更好地进行管理。例如：可以建立信息化管理平台，通过信息化手段对档案进行收录和整合，这样可以在很大程度上提高管理者的管理效率，使管理过程更加的安全、高效。另一方面，需要做好城建档案资源库的建设，将传统的档案资源进行数字化转换，将其存储在城建档案资源库中，这样既可以提高城建档案的检索速度，方便管理员进行管理，又有利于档案信息资源的共享，让管理员之间可以相互配合共同对档案进行管理，使档案的管理模式更加的便捷。

2.3 提高智能化管理水平

为了提高城建档案的管理效率，可以从智能化管理方向着手，提高城建档案仓库的智能化管理水平。智能化管理流程如下：首先，需要提高档案上下架的智能化管理水平，对档案的上下架进行明确的记录，从而方便档案资源的查找。例如：可以在城建档案中植入电子标签，使其与档案管理系统建立相应的联系，这样便可以通过对电子标签的识别找到档案的具体位置，提高档案的检索效率。其次，需要做好档案信息的内容同步。例如：当城建档案信息发生变更时，对应的档案资源库的信息也要随之进行改变，防止实际信息与档案信息不符，最终对城建管理过程造成影响。最后，需要提高档案出入库的智能化管理水平。当档案出库时，需要将借阅者的身份信息与档案绑定，这样可以有效地对档案的去向进行跟踪。当归还档案时，需要及时地进行身份解绑，表明档案已经被归还。

2.4 提高管理人员综合素质

即使实施了信息化的管理手段，城建档案也需要人进行管理。因此，提高管理人员的综合素质显得非常重要。一方面，需要提高管理人员的责任意识，使其能够档案管理过程中认真履行自己的职责，从而保障档案管理的准确性和规范性。例如：可以对管理人员进行思想教育，使其意识到档案管理失误将会引起的严重后果，这样可以有效地保障档案管理人员能够更好地规范自身的行为，一丝不苟地对档案进行管理。另一方面，需要提高管理人员的技能水平，使其能够符合城建档案信息化管理的需要，更好地应用现代化的技术进行档案管理。例如：为了提高管理人员的技能水平，可以对其进行培训，使其逐渐掌握城建档案信息化管理方式，不断提高管理人员的实际操作能力，保障管理人员的档案管理水平能够全面提高。

2.5 强化安全管理意识

城建档案管理的安全性非常重要，在管理过程需要做好全面的安全体系建设，主要包含以下内容：首先，需要增强管理人员的安全意识，这样才能保障管理人员对档案的安全问题进行有效地防范。例如：在日常工作中，需要加强管理人员的安全意识培训工作，通过实际的案例讲解来提高管理人员的实际操作水平，使其能够更好地回避档案管理过程中的风险。其次，需要严格按照规章制度进行城建档案管理，这样可以在很大程度上对档案管理中的风险进行防控，保障城建档案更加的安全。最后，需要将档案的安全管理纳入考核制度，对管理人员的档案管理水平进行严格的考核，这样既可以提高城建档案管理的安全性，又能够保障管理人员不断地提高自己的档案管理能力，在工作中全面发挥自身的作用[2]。

2.6 加强安全设施建设

为了更好地保障城建档案库房的安全性，需要加强安全设施的建设，主要包含以下几个方面：首先，为了保障档案资源库的安全，需要定期对计算机设备进行杀毒，减少病毒对计算机的危害，从而有效地避免档案信息出现泄露。例如：可以在计算机上安装360卫士、腾讯管家等杀毒软件，定期对计算机进行杀毒，降低病毒对档案资源的威胁。其次，需要在城建档案库房做好防盗措施，防止不法人员闯入。例如：在库房的关键位置安装摄像头，对整个库房进行无死角监控。同时，需要做好监控记录的保存，定期对其进行清理，以免影响监控设备的使用。最后，需要在档案库房安装防火设施，设置相应的防火报警装置。在容易发生火险的地方放置灭火器，并且定期对防火设施进行检查。只有这样，当发生火灾时，才能够及时地灭火，避免对档案资源造成较大的损失。

3 结语

综上所述，为了提高城建档案库房管理的管理水平，需要从两方面着手：一方面，需要提高档案管理人员的综合素质，使其能够更好地对档案进行管理。另一方面，需要提高库房本身的安全性，做好防盗、防火等工作，从而避免档案发生损失。