浅析如何在创新中完善企业档案管理工作

常勇岚

（昆明船舶设备集团有限公司，云南 昆明 650051）

信息时代，随着大数据与云平台等技术在信息产业中的深入应用，档案作为重要的信息资源，其收集、归类、分析、整合与存储的形式都发生了巨大的转变，以数字化技术为支持的档案信息交互与共享，在提升了信息实际处理质效的同时，也带来了一定的技术安全风险，现阶段，在推进档案创新性服务机制建设的过程中，部分企业仍旧面临技术基础薄弱、管理思维滞后、工作管理机制不健全等问题，需要档案相关管理部门予以重视，集中力量攻克改革难题，在企业内部建立起高效共享、深层开发的档案现代化管理体系。

1 当前阶段企业推进档案管理与服务创新面临的实践问题

1.1 忽视档案开发的重要地位

企业档案信息的整合与资源的开发是一项长期性、综合性的工程。现代知识经济全面发展的环境中，企业开展经济活动、优化管理机制时，离不开档案信息的支持。但当前阶段，由于过度重视经济效益发展，在探索档案创新管理路径时，企业的部分管理人员在实际的决策过程中，片面的认为档案管理工作无法对企业的发展提供有力的帮助，没有正确认识企业信息资源深入开发的重要作用，导致档案管理体系的改革投入有所不足，也没有树立起现代管理思维，对于现代档案开发体系的建设有着较为不利的影响。

1.2 工作模式缺乏创新

经济发展多元化、一体化趋势的影响下，企业原有的经营与管理需求发生了转变，对档案资源的开发目标与管理形式也需要进行对应的调整。但从实践调查来看，在档案数字化、智慧化建设的进程中，对技术的引进与应用形式不合理的问题，仍旧是影响智慧档案建设的关键性问题。一方面，与档案管理技术改革的管理制度需要对应性的调整，然而，目前档案实践管理过程中，相关的监管、规范与保障等制度的改革不深入，存在工作衔接不顺畅、档案处理流程不规范等问题；另一方面，企业对复合型、创新性人才的培育与引进形式不合理，使得管理改革缺乏人才支持，也在一定程度上阻碍了档案管理全面优化创新的步伐。

1.3 信息化建设投入有所不足

现阶段，部分企业在引进现代技术建设档案信息化开发与服务机制时，存在技术基础薄弱的问题，尽管在技术改革中取得了一定的实践成果，但在建设智慧档案现代管理平台的过程中，经济投入相对不足，对硬件设备与软件系统的更新不及时。与此同时，在企业运营阶段，对档案资源的开发不深入，对信息资源的利用形式也相对单一，没有有效落实信息开发与整合的现代管理思想，信息化建设的整体进程相对滞后。除此之外，档案信息在网络平台处理过程中面临的安全风险，也是影响企业现代化档案管理战略目标落实的主要问题。

2 企业全面推进档案管理创新改革进程的有效路径

2.1 优化档案信息收集流程，保证档案信息结构的完整性

档案数据的收集作为管理工作的重要基础，其信息的完整性与可靠性是影响档案开发与服务整体质效的关键所在。随着信息技术在档案管理实践工作中的多元化应用发展，现阶段档案数据的收集形式也不断转变，企业要想从根本上提升数据收集工作的效率，一方面，优化档案信息收集流程。如，档案部门可以根据原有的档案原始数据，选择填空式数据收集的模式，对企业经营、管理、决策等相关信息进行系统性的收集，对于项目建设节点、关键性内容进行定期收录、更新，制定相应的目录，便于及时查缺补漏；另一方面，档案信息通常具有涵盖面较广、信息分散、周期长等方面的特点，数据收集的整体难度较大。针对该种情况，应建立管理树形图、VISIO组织框架体系图，全方位进行监管，保证档案信息结构的完整性。

2.2 建立健全档案管理体系，明确岗位责任

大数据、物联网、远程通讯等现代技术的研究不断深化，在实践应用方面也取得了显著的成果。在档案管理领域引进现代技术，不仅需要企业加强信息基础的建设，构建起系统化、动态化的管理平台，同时，还应注重配套工作管理、保障机制的建设。具体来讲，在对制度进行调整与完善的过程中，首先，相关管理部门应结合档案信息化整体建设需求，明确管理创新目标，对监管制度、工作制度与保障制度等相关管理规章进行合理调整，从长效发展的角度，为档案工作者实践工作提供针对性的主导；其次，应对不同岗位管理职责进行科学划分，形成层次化的管理体系，保证职工能够各司其职；第三，企业应根据档案管理实践工作特点，对绩效考核与奖惩机制进行优化，调动职工参与工作创新的积极性，深度挖掘档案价值。

2.3 创新档案开发与服务思维，构建档案资源高效共享机制

新时期，基于企业长效发展规划，推进档案综合管理体系的创新，应注意以下两方面的问题：一是工作思维、管理方法的创新。企业应全面、动态的掌握市场、政策、产业发展等外部形式的变化特点，构建以用户差异化需求为导向的经营决策体系，掌握消费群体的需求，明确档案工作新时期的改革需求，结合现代数据信息开发思维，创新档案服务理念；二是完善档案资源高效共享机制。通过信息共享、交互平台的有效搭建，实现关键信息的实时共享。需要注意的是，在推进信息共享中心建设的过程中，应注重对重要信息的备份、保密处理，在保证信息安全的同时，提升档案的实际利用质效。

2.4 规范档案保管工作，引进现代数据管理技术

在档案信息的存储管理实践工作中，应根据数据存储形式的不同，规范信息保管工作。现阶段，随着大数据、移动互联、物联网等技术在信息资源开发与服务工作中的全面应用，档案存储的形式不再以纸质媒介为主，档案原始资料数字化转化比例大幅度提升，在压缩了档案存储空间的同时，也对档案库房建设与管理提出了创新改革的要求。为此，企业在依托现代技术建设档案库房时，应积极、合理引进信息技术。如，可以在库房配置无线条码扫描装置，通过档案系统的二次接口，实现对档案信息的查询、调用、修改、删减、填充等操作。不同的档案文件标识的条码具有唯一性的特征，能够在信息系统中自动生成，工作人员利用档案系统可以进行实时盘库、查询、核对，有效提高了档案资源的开发效率。

3 结语

信息技术在数据开发领域的深入、广泛应用，转变了企业原有档案管理的目标、形式与思维。新时期，为全面提升档案服务品质，更好地为企业经营、管理与发展提供支持，企业应从长效发展的角度出发，积极引进现代档案管理技术，通过创新工作思维、完善管理制度、优化数据收集流程、规范档案存储工作等举措，为档案数据的高效开发与深度整合提供支持。