浅谈毕业生人事档案管理问题与对策

王 燕

（湖南省永州市宁远县人力资源和社会保障局，湖南 永州 425600）

现阶段，我国毕业生人事档案管理体系并不完善，还存在很多的管理问题，在高校大学生毕业以后，原籍档案只能调入到市教育局，而不是回到户口所在地的县区人力资源中心，这就需要学校开具调档函，才能从学校有机到人力资源中心，这就引起很多不必要的矛盾问题，为此需要考虑到毕业生的实际需求，改进人事档案管理流程，逐步建立完善的管理制度，才能避免上述问题，保证毕业生人事档案管理质量。

1 毕业生人事档案现实作用概述

较国有经济时代改革前，现阶段毕业生档案重要性有着一定程序减轻，大部分单位通过面试确定毕业生是否符合录用要求，但是人事档案仍然发挥极为重要的作用，需要按照国家要求保存管理。毕业生人事档案主要有以下方面：第一，站在国家层面来讲，人事档案是国家管理规划人才资源的重要资料，也是人才战略实施的核心，为现代化人才队伍建设奠定基础。第二，站在企事业单位角度来讲，人事档案可以提供毕业生的各方面资料，了解毕业生人生轨迹，掌握学生在校期间成绩等方面，通过对人事档案的合理利用，可以更好地筛选出适合的人才，为企事业单位今后的运营发展提供充足人才支持。第三，站在毕业生角度来讲，人事档案反映出自己上学到工作的各阶段经历，是一笔宝贵的财富，拥有法律效应，特别是刚步入社会的毕业生，选择读研、公考、参与工作时，都需要人事档案出具证明。

2 毕业生人事档案管理问题

2.1 高校毕业生缺乏对人事档案的重视

由于缺少社会经验、社会宣传度较低等因素，很多高校毕业生都不了解人事档案的重要性，甚至出现弃档的现象，阻碍人事档案管理工作正常开展。近些年社会发展迅速，高校毕业生数量持续增加，导致竞争越来越激烈，为了获取一份工作机会，很多毕业生都是先随便找到一份临时工作，一边工作一边寻求性的机会，这种情况下，档案调取、档案转移较为麻烦，这就出现了弃档的现象，就调查发现，国家相关部门经常保存大量遗弃档案，没有缴纳足额管理费用。

2.2 档案调取手续较为繁琐

现阶段，在高校大学生毕业以后，档案一般会发往原籍，但是只能先调回市教育局，无法直接返回到户口所在地的县区人力资源中心，这种情况下，就需要高校开具调档函，依靠出具的材料通过学校邮回县区人力资源中心，这就增加了人事档案的调取难度，需要经历复杂繁琐的手续。很多高校毕业生缺乏对人事档案的重视，认为手续过于繁琐，甚至直接弃档。

2.3 高校缺乏对毕业生档案管理工作的重视

一些高校同样缺乏重视，没有做好宣传工作，导致毕业生没有意识到人事档案的重要性。在高校人事档案管理过程中，将所有注意力放在学籍档案构建管理，但是没有在人事档案管理工作上投入过多的关注度，应付式的记录一些内容，导致档案不够完善。在保管、转移环节，也没有履行应有的责任，甚至直接将人事档案转交人才管理部门，导致毕业生和人事档案直接分离，无法及时缴纳费用。

2.4 缺乏对人才市场需求的重视

经过一段时间的发展建设，目前档案管理已经基本实现数字化信息化，采用信息化管理手段，但是管理人员缺乏人才信息的接受意识，仍然将档案管理、保存、记录等工作放在核心位置上，没有切实考虑到人才市场的实质需求，无法契合人才市场的需求。

3 毕业生人事档案管理问题解决对策

3.1 健全高校人事档案管理体系

在大学生毕业前，就要做好档案功能教育工作，当今市场竞争较为激励，在企事业单位聘用人才时，通常将人事档案作为重要的参考资料，高校要持续加强宣传工作，让高校毕业生意识到人事档案的重要性，才能更好地完成调档、转移等工作。同时，高校也要构建完善的档案管理体系，遵循一定的管理原则，制定完善的保存、转移、管理制度，档案管理部门要履行好自身使命，才能为人事档案今后的管理应用奠定基础。

3.2 档案管理单位切实履行好服务职能

作为人事档案的主管部门，要持续提高服务质量，激发存档意识，履行自身的管理、保存的职责，配合社会需求开展档案管理工作。根据上述研究可知，当前人事档案毕业后返回原籍的程序较为复杂，一方面可以从国家政策入手，逐渐优化改善档案返回原籍的流程，另一方面提升服务质量，积极配合毕业生的调档工作，提高服务意识及精神，才能让毕业生按照要求完成调档、归档等工作，减少弃档的现象。

3.3 满足人才市场需求

在人才市场中，人事档案发挥重要作用，在管理过程中就要考虑到人才市场的实际需求，做好前期管理工作，才能为人才市场提供高质量的人事档案资料，为毕业生就业提供参考资料，提供更多对口的就业机会，同时为企事业单位输送对口的人才。

3.4 规范毕业生人事档案管理工作

第一，加强管理人才的培养工作。树立人才战略思想理念，培养高素质人才队伍，既要拥有较高的政治素质，又要保证业务能力，逐渐落实好岗位责任制度。第二，加深数字化档案规范管理。目前档案管理部门已经基本完成数字化建设，后续要依据数字化档案特点，持续完善优化规范管理制度，实现对管理行为的约束，考虑毕业生人事档案的特殊性，提供专项档案服务。

4 结语

在新时期下，更要突出毕业生人事档案管理的重要性，找到不同层次档案管理存在的弊病，逐渐解决困境难题，才能完善毕业生人事档案管理制度，赋予新的管理内涵，抓住管理的重点内容，引入一些高科技的现代化手段，考虑到人才市场需求，充分利用毕业生人事档案资源。未来还可以加强对个人诚信档案的构建，强化人事档案，为毕业生今后的工作生活奠定基础，为企事业单位提供对口的人才，充分利用人才资源，推动社会健康可持续发展。