新形势下高校档案管理方式转变的思考

成 燕

（青岛大学，山东 青岛 266071）

高校档案工作为社会、学校、师生提供丰富的信息资源支持，是高校管理工作体系中不可或缺的一环。高校档案工作做得好不好，直接影响到大学日常管理、教学工作的效率和质量，同时也是衡量一所学校、一个部门、一个单位工作水平的重要标志。随着社会经济水平的高速发展，高校档案管理工作仍受制于老思想老观念的问题越来越突出，发现这些问题，并提出解决的方法和措施，对档案工作的提升，乃至整个学校的发展，具有十分重要的意义。

本文从三方面来阐述目前档案管理工作中最突出的三个问题和解决方法。

1 档案管理人员业务素质亟待提高

目前高校档案管理人员的共性问题是专业性不强，年龄较大且身兼数职，对档案材料还只停留在收集、整理、装订、归档、保管的层面上，对互联网和信息化技术没有足够的应用能力，严重影响了档案管理水平。我认为要从以下三个方面来提高档案管理人员的业务素质，一是积极引进专业人才，招聘档案相关专业、具备计算机基础的大学毕业生加入档案管理队伍，优化人员结构，促进新老员工更新换代。二是做好对现有工作人员的专业性培训，制定合理的考核机制，完善管理制度，充分发挥老员工的主动性、创造性，提高他们的专业知识水平和信息化管理水平。三是科学编制档案专职人员的配备，实行统一管理和调配，保证其福利待遇收入和职称晋升，促进其工作的积极性和稳定性。

2 加快档案信息化建设

目前高校档案材料的管理仍沿用传统的封闭管理方式，以纸质存档为主，电子存档为辅，没有专门服务于高校档案管理的信息系统。档案仅供政府企业等相关部门及本校师生使用，重保密、重收藏、轻利用的思想依然存在，调动（调阅）者为了一份材料需要多部门盖章、写介绍信，甚至来回跑。纸质档案的多次重复查阅，降低了工作效率，浪费了大量的时间和人力资源，随着保存年限的增加，纸张发黄发脆，字迹变淡模糊，纸张磨损等现象直接影响了档案的完整与安全。纸质档案的存储设备，大多采用“因陋就简”、“因地制宜”的原则，防火、防潮等手段还停留在较低的水平上，大多数档案人员身兼数职，日常事务工作更多集中在对纸质材料的归档装盒，查取调取材料等低效率的体力工作上。

互联网时代，高校档案工作也应与新技术接轨。档案管理信息化是档案时效性、实效性、有效性工作模式提升的发展趋势，推进纸质资源向互联网信息化方向转变，有助于档案资源的存储、利用，利用互联网技术，提升档案上传、调用、管理等方面的工作效率，提升档案管理的工作水平，实现档案管理工作质的飞跃。档案资源互联网信息化有三大优势，一是通过研发或购买档案管理一体化信息系统，更大发挥档案信息的资源优势，实现档案数据的云端同步和共享，业务受理、身份认证、上下联动、内外联网，告别调阅者“来回跑”的历史，证明材料异地及网络远程打印，形成“足不出户”的省钱省事办事模式。二是将传统的纸质档案转化为电子档案，通过对这些文件进行读取、写入、修改、查询等操作，对材料进行管理，提升工作效率，把工作人员从琐碎的低效率工作中解脱出来。三是节约空间，一块小巧的硬盘数据便可替代传统方式下一个房间的档案材料，通过云存储的方式，解决了防火防潮、纸质材料发黄变脆的问题。

3 加强档案管理现代化水平配置配备

高校档案馆不能仅是单纯的保管场所，更是对社会相关部门、毕业生、在校师生提供重要信息的服务部门。针对档案管理的配套设施建设不足的问题，应积极争取高校领导的重视与支持，一是划拨资金，投入设施设备，实现档案管理“三室”分离，引入并应用网络、电脑等硬件设施，利用现代化信息技术手段，建立起多种检索工具、提高档案信息的查找利用。二是进一步加大对原始档案的开发利用，利用网站管理、数据库等技术的应用，进行详细分类，使信息能方便快捷的一次到位，同时发挥传统档案保管的优越性，为有效开发档案信息提供较为完整、详实、安全的资料。

社会发展日新月异，高校在不断追求科研、教学成果的同时，也应重视档案管理工作的开展，不断优化档案管理机制，提升档案管理工作人员的效率和服务水平，加大对档案设备的资金投入，让档案管理工作更好的服务师生，服务社会。