探究新时期医院文书档案管理策略

贾丽娜

（河北省荣军医院，河北 保定 071000）

精神病专科医院作为现代医疗卫生服务的重要组成部分，其内部管理对于强化医院服务能力具有重要意义。近年来，随着医院进一步发展，导致内部管理及发展过程中的档案资料数量不断增多，若不能做好上述档案的管理工作，将会直接影响医院的正常运行，值得 关注。

1 医院文书档案管理工作分析

1.1 医院文书档案管理的重要意义

1.1.1 有助于提高医院内部管理工作水平

现阶段医院的日常运行与管理中所涉及的环节较多，并且需要应用的数据资源数量巨大，而通过进一步完善医院内部管理的相关步骤，通过对其中的信息、档案以及其他基础性信息资料进行收集、整理，能够充分了解医院内部管理的实际情况，对于提高内部管理工作质量的意义重大。同时医院内部管理本身就是一项复杂的工作，为了能够更好地识别内部管理风险，也需要以文书档案为依据来处理各种类型问题，确保内部管理工作顺利实施。

1.1.2 可以为领导决策提供依据

文书档案管理是精神病专科医院管理的重要组成部分，对于管理层人员而言，通过了解文书档案信息，能够深入了解医院管理的实际问题，并根据问题作出有针对性的决策。文献[1]也认为，现阶段医院文书档案管理中所涉及的内容逐渐增多，管理层能够从中获取的档案信息数量也逐渐增加，甚至包括一些重要事情的处理过程与结果，因此通过开展文书档案管理，有助于提高管理层的领导决策能力，满足未来工作需求。

1.2 医院文书档案管理现状分析

虽然文书档案管理已经成为医院内部管理中不可忽视的一部分，但是从工作现状来看，文书档案管理中还存在多种问题，值得关注。1）文书档案管理意识薄弱。受职能特殊性的影响，医院部门在日常管理工作中通常会将工作的重点放在精神病患者的临床治疗与看护中，而文书档案管理工作难以直接影响医院各项工作的开展，因此其重要性难以得到相关人员的关注，导致医院工作人员的档案管理意识淡薄，相互之间难以形成联动。2）制度建设不合理。制度建设对于提高文书档案管理质量具有重要意义，但是医院文书档案管理制度长期未得到实质性变化，相关制度依然沿用传统管理制度，缺乏对医院档案管理现状的分析。同时就目前而言，信息技术与文书档案管理之间的结合已经成为未来不可阻挡的趋势，医院在档案管理制度建设中尚未体现信息技术的作用，导致制度体系存在滞后性问题。

2 医院文书档案管理对策分析

2.1 加深全员对文书档案管理的重视程度

文书档案工作的顺利开展需要全体医护人员的支持，所以为了能够有效推动档案管理模式的变革，在内部管理过程中就需要通过多种措施来深化全体人员的认识，扩大文书档案管理的受众基础。因此对于文书档案管理人员而言，应采用多种方法宣传文书档案管理，依托医院公众号等进行全面的文书档案管理宣教，加深医护人员对文书档案管理的认知，这样在工作中才能主动与档案管理相结合，保障文书档案管理的顺利实施。

2.2 强化制度建设

文书档案管理工作的开展离不开制度策略的支持，所以相关人员为切实提高医院文书档案管理的实际能力，则需要完善医院现行的文书档案管理制度，其中的重点内容包括：1）以现行管理政策以及规章制度为基础，并结合医院发展的实际情况，保障管理制度能够与精神病专科医院的实际情况相契合，提高管理水平。2）管理制度的构建应该积极落实责任制度，将文书档案管理制度的执行与医院工作结合在一起，考核结果与工作人员的福利待遇、个人薪资等相结合，充分发挥文书档案管理的引导作用。

2.3 构建文书档案管理“双轨制”

双轨制要求文书档案管理工作应该充分发挥内外双方的作用，形成档案管理的“双轨”，保证档案管理目标实现。其中重点内容包括：1）内部管理模式。在医院文书档案的内部管理中，应提高全体工作人员的档案管理意识，这是因为档案管理人员负责档案涉及资料整理、传递、维护等多方面内容，其中档案管理人员的工作能力直接影响了档案管理水平。所以为满足该工作需求，在档案管理中应该重视人员培训，明确文书档案管理的重要性、保密要求等重要影响。通过培训使工作人员了解本职工作的使命，提高文书档案管理人员的责任感与使命感。同时在内部管理期间，可通过签订责任书的方法进行文书档案管理问责，提升工作人员自觉做好文书档案保密性工作的责任感。2）外部管理模式。在外部管理模式的构建中，应重视文书档案的监督管理工作，在现行工作要求的基础上构建第三方监督机制，在外部监督的基础上，定期对文书档案进行抽查，检查档案的完整性以及有无泄密问题等。有研究认为，在文书档案管理中完善外部进度模式，能够进一步提升档案管理工作的安全性与保密性，这是适应未来工作要求的关键[2]。同时在档案管理中，工作人员应该定期向外部监督人员汇报文书档案管理现状，统计文书档案的借阅、保密等级调整等工作的实际情况。

2.4 开展基于大数据的文书档案管理

大数据技术具有强大的数据处理能力，满足医院文书档案管理要求，工作人员需要依托大数据技术审视自己的目标定位情况，其中的重点内容包括：1）依托大数据完成决策行为的数据分析，改变了传统文书档案管理模式中过度依赖经验的问题。同时大数据的出现能够进一步提升文书档案管理水平，是实现循数管理的重要组成部分，依托大数据技术，能够实现文书档案的数字化进程，实现了档案管理的多元化与个性化服务，强化各类内部管理数据的提取与识别能力。2）依托大数据构建文书档案的新结构。在大数据管理模式下，工作人员在文书档案管理中快速完成数据处理，在一秒时间内完成多个数据库的信息识别，并从中提取对于医院管理最有价值的信息，满足未来工作要求。3）在文书档案分析过程中，相关人员可依托大数据技术完成文书档案的分类，基于档案管理平台理念，对数据库中的档案进行调整，并做出个性化设置，例如自定义档案管理的类型与层次、自定义文件的层次、自定义其他文书档案管理的层次（包括借阅、查询、编研等）、自定义档案数据排序、自定义关联规则录入等。

3 结束语

新时期完善医院文书档案管理条例已经成为实现精神病专科医院可持续发展的重要组成部分，因此为显著强化医院文书档案管理水平，相关人员可进一步完善档案管理方案，依托信息技术拓展管理模式，并通过管理制度等提高档案管理能力，这样才能满足精神病专科医院发展需求。