事业单位改制过程中档案管理常见问题及对策

王 静

（博兴县人力资源和社会保障局，山东 滨州 256500）

1 在事业单位改制过程中常见的档案管理工作问题

1.1 档案管理工作体制相对弱化

随着改革的全面深入，事业单位的自主权不断扩大。一些事业单位可以自行决定内部机构的设置和撤销，也可以协调解决人员配备问题。有的事业单位对档案管理重视不够，把专门负责档案管理的工作人员调到其他部门负责其他工作；有的事业单位领导对档案管理重视不够、关心不够，而不少单位在改制过程中忽视了档案管理部门，导致档案管理部门人员不足，将专职人员改为兼职，部门职位空缺，无法很好地完成正常的档案传递、档案借阅和资料查阅工作。档案管理体制的相对现代化，在一定程度上阻碍了档案工作的正常运转。

1.2 机构改革过程中档案移交管理不规范

有的事业单位没有设立专门的档案管理部门，并入事业单位办公室，单位内部没有明确的档案管理标准，也没有专业人员。大多数时候，他们都在找一个负责其他工作的人来做兼职的档案管理工作，有些档案管理人员没有经过专业制度，他们不了解现代档案管理的理念和新技术，他们不掌握现代信息档案管理技术。由于对新单位缺乏必要的了解，缺乏工作经验，改革后事业单位补充档案管理人员只能按照原来相对落后的档案管理程序和方法进行档案交接。同时，由于缺乏规范的制度，交接管理程序模糊不清。在大多数情况下，按照档案人员的个人想法来处理相关工作，并不能保证档案的完整性和准 确性。

1.3 档案利用率低

保存有关档案的主要目的是充分利用它们。但是，一些事业单位在档案利用上处于被动，在档案主动利用上缺乏探索和实践，没有充分挖掘档案的价值，这使得事业单位在效益好的时候无法提供进一步的发展信息，在效益不好的时候也无法提供有用的对策很好。

2 事业单位改制过程中档案管理控制对策

2.1 打破常规、走出去

对待事业单位改制过程中档案的接收，档案馆不能像接收党政机关档案那样，等待它们自觉把整理好的档案送上门来。企业出于对自身经理利益的考虑，不愿对档案的管理工作作太大的投入。企业往往以获利作为经营管理的主要动力，认为档案管理只投入资金而无法产生近期效益，对自己的政绩作用不大。档案工作既不是上级机关考核指标，也几乎没有上级机关的监督约束，由此认为档案工作可抓可不抓，甚至可有可无，使之放任自流。企业档案员一般身兼数职、整天事务缠身状况下，对于档案工作只能疲于应付。工作积极性难以调动起来，只能维持在档案查得到、借得出的低水平管理上。如果让代管企业整理改制前企业的档案，它们必不会承担，同时它们也没有人力、场地和经费来源。

档案管理部门应实现由“管理型”向“服务型”的转变，对事业单位改制过程中档案工作要本着转变职能，加强服务的精神，把以往先整理后接收的工作模式，转换为先接收后整理。目前，一些企业因改制时间较长，档案长时间处于无序监管下，对事业单位档案的安全保管存在一定的危险性。为抢救事业单位档案，档案管理部门更加应该主动出击，或组织本单位工作人员或服务外包，主动上门抓紧把分散在各地的事业单位改制过程中档案接收进馆。

2.2 加强对事业单位档案管理工作的领导，保障档案工作的正常开展

各事业单位应将档案管理工作作为本单位整个工作的一个重要组成部分，纳入本单位工作的议事日程，纳入工作计划。应明确分管档案工作的领导，明确档案管理机构和人员，明确其工作职责和主要任务，明确工作目标和标准。应明确本单位档案管理体制机制，建立健全档案管理组织网络体系，落实责任体系，确保档案工作落实。单位领导班子及分管领导应及时研究解决档案管理工作中遇到实际困难和问题，保障开展档案管理工作所需的人力、物力和财力需要。

2.3 热情周到服务，充分展示档案人新风采

退休的企业职工年龄都比较大，记忆力、视力、听力明显下降，查档工作者服务等级再升级，耐心再升级，细心再升级。记忆力下降的要帮着回忆，回忆当年的大事件，涉及工作调动的，回忆什么时候调动，因为什么原因调动的。当事人说穿着棉袄报道的，推算时间在11月份以后，因为我闺女出生所以调回来了，根据孩子的年龄推算调动年度。这样查阅起来会更准确，会更节省时间；视力下降的，为确认是否为当事人，会询问当时厂里是否重名字的，重名字的多大年龄，是否在同一个车间，对照符合的信息进行查阅利用；听力下降的“喊着”说会成为标准音量，面对当事人的问询，认字的可以写给当事人，不认识字的“嚷着”和他讲话。

2.4 发挥主管部门能动作用，加大管理力度

要做好事业单位改制过程中的档案管理工作，就应实现各部门的工作协调，单位档案部门应发挥主动性，增强对各部门档案的协调、指导、管理力度。事业单位档案管理机构应积极配合档案主管部门的业务指导工作，加强宏观上的把控和管理，做到敢管、会抓，认真落实档案管理工作的协调规划、政策引导以及指导监督要求。档案主管部门应加强业务监督指导工作，提供一些上门的咨询服务，定期举行改制“回头看”活动，对于一些不按规定管理档案的事业单位及其有关人员及时进行查处，造成档案损失的，应依法追究他们的责任。对于已经完成改制的单位，应进行档案管理工作的定期考核和抽查，以便更好地保证档案管理工作的规范化。

3 结论

总之，改制企业档案既是企业资产的重要组成部分，也是事业单位资产的重要组成部分，更是一个地区或地方近现代工业历史发展阶段的真实写照和社会生活变迁的见证。改制企业档案的处置，不仅关系到改制企业的利益和积极性，更重要的是关系到国家的利益、秘密和安全。对改制企业档案的处置，应以维护国家安全和社会利益为根本原则，坚持安全、合法、合理、连续、利益最大化等原则，明确归属与流向，统筹安排，确保事业单位档案资源得到妥善留存，继续为社会经济发展服务。