浅谈昭苏县干部人事档案管理现状与对策

周 华

（新疆昭苏县人力资源和社会保障局，新疆 伊犁哈萨克自治州 835600）

1 昭苏县干部人事档案管理现状

新形势下，根据中央从严管理干部的精神，国家对干部人事档案规范管理工作高度重视，昭苏县人事部门也更加注重人事档案管理工作，逐步建立健全干部档案管理各项规章制度，成立了专门的干部档案管理机构，配备了专职档案管理人员，局领导对干部人事档案管理工作的硬件设施设备也投入了大量资金，新办公楼搬迁，配置了符合“八防保管条件的干部档案库房，使全县干部人事档案在档案材料收集、鉴定、整理、保管、提供利用、转递等环节工作日趋规范化、制度化。人事档案工作人员也尽职尽责，通过系统学习，不断提升工作水平。但由于干部人事档案的历史性、久远性，决定了材料积累长达几十年，有些历史遗留问题无法解决，客观存在的问题与主观规范化要求相互矛盾，在实践运行中干部人事档案工作难免会存在一些问题。归结起来主要有以下几个方面：

1.1 干部人事档案中尚存一些历史遗留问题

干部人事档案的真实性、严肃性和可靠性是其价值和依据性的保证。干部档案工作的一个基本任务，就是收集有价值的材料和信息，不断完善档案内容，确保档案能够全面、客观地反映干部的情况。当前，昭苏县干部人事档案中存在一些遗留问题，如个别干部的出生年龄前后不一致，与身份证年龄差别很大，工龄填写与原始材料有出入党龄填写不准确，入党志愿书填写不规范;学历材料不全，无毕业生登记表、报到证、成绩单;姓名使用不一致，尤其是少数民族干部，档案中前前后后甚至可以出现多个音同字不同的名字等;由于历史材料时间久远，人事档案材料又来自不同单位、不同地区，且一直在组织人事部门存放保管，本人不能查阅，造成不同时期填写的信息不一致、不准确，随着时间推移，无处查证，造成了历史遗留问题。

1.2 部分干部的人事档案材料未能及时收集归档

干部人事档案需要及时收集干部本人有价值的材料信息，将其分类、鉴定、整理放入本人人事档案相应类别。只有不断地充实档案内容，才能够全面、客观地反映干部成长情况。如干部履历表、自传、鉴定、考核、学历、职称、培训、入党志愿书、奖励职级变动、晋升、工资材料等反映干部基本情况的材料都是使用率较高的档案材料。由于历史原因，我局2012年以前没有专职档案员，干部人事栏案都是由干部调配室工作人员兼管，职责不明确，管理人员频繁变动，业务素质低等原因造成全县干部大量的人事档案材料未能及时收集归档，还有些干部调离原单位后，因原单位撤并等，缺失的原始材料无法填补，出现断层现象，有个别干部人事档案材料不能准确、真实地反映每个时期的情况等。

1.3 手工管理已不能适应社会发展的需求，干部人事档案管理的工作效率亟待提高

目前，昭苏县干部人事档案主要是纸质档案，管理采用的是传统手工方式，工作效率不高。随着人才招聘工作的开展(公务员、事业编人员招聘人才引进等)，昭苏县干部人事档案总数每年都呈现出不断增长的状况，人事档案总量剧增，虽然已配备两名专职档案人员，但还要兼管本单位文书档案的收集、鉴定、整理、归档工作及干部人事档案转递、提供利用等日常工作。工作量大和档案工作人员不够的矛盾愈加突出。根据中央组织部、国家档案局颁发的《干部档案工作条例》规定，每管理一千卷干部人事档案需配备一名专职档案员，现我局保管着全县在职在编干部及退休人员档案近4000卷，管理人员只有两名，达不到规定要求，还要完成全县干部档案规范化整理工作的历史欠账和干部档案专项审核工作及干部档案目标化管理工作，急需建立干部信息管理系统，整合干部档案信息，推进干部档案信息化建设，提高干部档案工作效率和服务质量。

1.4 对干部档案工作宣传不到位、认识不够

干部人事档案管理工作是一项严肃而严谨的工作，政策性、专业性强，政治要求高。但是档案材料的产生源是干部本人，由于宣传不到位，部分干部的档案意识薄弱，对人事档案材料记录的真实性认识不足，对干部履历、自传等材料不认真填写或填写不规范，随意性很大，不符合要求，给组织人事部门干部档案专项审核、管人用人造成新的问题。

2 做好干部人事档案管理工作的对策

针对以上存在的问题，笔者认为应采取积极的的措施，及时有效地加以解决，应遵守中央组织部、国家档案局颁布的《干部档案工作条例干部人事档案材料收集归档规定《干部档案整理工作细则》等解决历史遗留问题。健全和完善有关规章制度，以干部档案专项审核为契机，强化责任，优化措施，全力做好本县干部档案管理工作。

2.1 建章立制，全民参与，形成机制

一是建立健全全县般干部档案管理的各项规章制度，如《干部档案管理人员岗位职责》《干部档案材料收集、补充制度》《干部档案保密制度干部档案转递制度》等各项制度以规范日常干部人事档案管理工作，要按照组织人事工作的程序和规定，对人事档案中的历史遗留问题及时妥善处理，正本清源，维护人事档案的严肃性和客观真 实性。

二是建立定期收集制度，明确规定各单位凡是在近年内产生的干部档案应归档的材料，都由各相关人员提供，明确职责，形成全员参与的机制。每年年底考核结束，由各单位负责考核人员统一报干部年度考核登记表新增各类奖励、学籍、考察材料:干部人事工作人员报公务员职级变动及事业单位职称晋升、岗位等级变动材料;财务部门工作人员统一报工资晋升、变动材料，由档案室逐份归入干部个人档案中。

2.2 主动作为，夯实基础，精准收集

干部人事档案工作最基础、最重要的任务是全面精准的的收集基础材料。为了切实做好档案材料收集工作，建立“一清一勤一亲”工作方法。一清是指心中有数，要清楚每个单位每一个干部每一本档案中有哪些材料，缺哪些材料。具体的做法是按照规定对所有档案按单位进行摸底调查，采取边审边查边补的工作方法，每本档案所缺材料按类别列出缺失单，将缺失单发放至每个干部手中，给干部提供查找材料的线索及方向，同时向有关单位出具公函搜集相关材料。对近几年干部工作单位、职务变动，婚姻状况发生变动以及新录用行政、事业单位工作人员，组织填写干部履历表及自传材料，确保所保管干部人事档案材料全面、准确反映本人的最新情况信息。一勤是指手脚勤快。在干部档案材料的全面收集阶段，要勤跑、勤问、勤整理，要主动沟通，了解干部档案材料收集的情况，避免拖沓，耽误干部档案材料的收集工作，对收集来的材料也要及时归档整理，避免二次丢失或者遗漏。一亲是指态度本和。在和干部本人沟通过程中，态度要亲切，语言要亲柔，避免态度生硬，激化矛盾，影响团结。由于昭苏县干部档案过去一直无专管，档案基础差，很多单位干部都存在这样的心理，认为干部档案一直由组织保管，现在出现材料不全的问题应该由组织全面解决。其实，干部档案的整理过程，需要干部本人大力配合，在干部有疑问时就需要晓之以理、动之以情，让干部明白干部档案对于个人的重要性，能够欣然接受、自愿自觉的查找缺失档案材料。大量事实证明，只要做到“一清一勤一亲，很多看似不可能找到的原始档案，最终都能顺利归档。

2.3 改进管理手段，提高工作效率

改进管理手段，运用信息化管理技术，提高工作效率 干部人事档案采取信息化管理，其优势体现在：一是可以提高查询效率，实现信息快速查找，达到快捷查询的目的，提供高效的服务。二是可以提高检索效率。档案人员可以利用人事档案电子管理软件等信息化管理手段，达到检索查询更方便快捷，可以实现人事档案信息登记、筛选、排序、分类、汇总等管理工作，能有效地为建设人才队伍、管理才、使用才提供快捷全面、准确的信息，工作效率更高。三是可以保护纸质档案，节省时间，提高工作率，减少对纸质档案的查阅利用，降低磨损程度。四是能缓解工作量大、人手少的矛盾。目前，昭苏县干部人事档案总量逐年增长，新录用人员增加，退休人员增加，新老交替，呈两头增长的态势。这种情况直接形成人事档案总数量快速增长的现实。采用传统的手工管理方式，要保证管理和利用工作的效率，势必要不断的增加管理人员，但增加人员目前受到编制等的制约，不是长久之计，所以只有采用现代信息化管理手段，才是从根本上提高人事档案管理效率的必由之路，也是现代社会发展的必然趋势。

2.4 加大干部人事档案重要性的宣传力度，提高人事档案质量和管理效率

目前，昭苏县很多单位干部对人事档案的作用了解不够，思想重视程度不高。在填写自传、履历材料时随意性较大，造成填写信息不准确，前后不一致，对干部档案专项审核工作带来很大困难，要改变现状就必须加强宣传干部人事档案的作用和重要性、政治性、严肃性，可以从以下几个方面进行适时宣传：

一是结合人事档案工作需要开展宣传，如在填写《干部履历表自传》前期，进行全员培训，每个单位的人事部门可以对每项填写的信息数据作指导，要求信息数据的准确，并宣传人事档案的重要性和严肃性，提高人事档案材料形成的质量

二是可以针对性的开展人事档案的专题讲座，如专门针对人事档案提供利用中存在的一些问题进行解答。如公务员职务职级变动、事业单位专业技术人员职称晋升时如何利用人事档案;干部调动、晋升时如何转递人事档案等，让当事人能够知晓人事档案的管理规定，从而自觉配合人事档案管理部门的工作。

三是在提供人事档案服务时，档案人员可以不失时机地主动宣传人事档案的重要作用，宣传档案材料对个人成长所起到的作用，哪些材料应归档，哪些材料是需要本人主动送交归档等等。让当事人了解人事档案的价值和作用，明确人事档案的归档范围和要求，可起到事半功倍的宣传作用。