创新档案管理理念实现档案管理信息化

何 伟

（中国资源卫星应用中心，北京 100094）

在信息时代的档案管理中，使用分析和归纳方法可以更好地满足档案管理需求。在经济的不断发展中建立创新型档案管理职能，提高档案管理的作用大大加强了档案管理对于政府的重要性。

1 信息时代的档案管理中的重要作用

在经济低迷时期，档案管理除了可以提高经济效率外，还可以改善和增强组织的竞争力并加快经济发展速度。除了提高经济发展效率外，重点还应放在提高整体效率，促进竞争内容与社会工作之间的融合以及确保将先进技术应用于适当的管理中。对于档案的创新型管理有利于完成工作，树立积极的政府形象，促进业务发展和可持续发展并提供内在动力。政府的档案管理对于员工的要求很高，只有合格的员工才能确保良好的档案管理发展并提供良好的支持。档案管理满足这些要求的同时通过最大化经济利益促进可持续档案管理发展。

2 档案管理信息化发展现状

中国当前档案管理过程将信息化在实际业务中进行应用以确保档案管理的质量和效率。因此，档案管理中心需要开发相关的信息系统来提高数据和文件的管理进程。随着档案管理深度的增加，实际的信息化应用程序的开发也取得了长足的发展，并逐渐集中于实际使用和管理。在信息化在档案管理的应用过程中档案信息管理系统将改善档案管理效率。除此之外信息化的实际管理会促进档案管理的深度发展。目前中国正处于从档案管理原始化向档案管理信息化过渡的状态。但是目前的信息化管理功能较弱，这意味着它的功能尚未充分开发。此外，由于政策和计划对相关产业的影响，一些档案管理中心对信息技术还没有足够的了解，尤其是如何有效地将信息技术与档案管理中心管理人员整合需要进一步研究。因此，相关国家，政府和档案管理中心工作人员应了解先进的信息技术，以迅速区分相关数据，最大程度地改善实践操作可行性。通过信息化的数据库搭建，档案管理中心工作人员可以访问特定案件和相关文件。数据库对于建立一支称职的团队和改善工作绩效非常有帮助。在新时代，基于信息化的档案管理管理软件不仅可以改善档案管理工作绩效，而且可以使员工工作效率大幅度提高。

3 中国档案管理存在的问题

1）资料收集不够全面。目前，在档案管理活动中，档案管理人员通常没有完全理解文件收集的重要性。储存数据的过程以及与档案有关的数据管理过程不被数据收集管理人员理解，在档案的整理过程中应当意识到具体资料的排序等问题也十分重要。

2）信息化建设存在一定不足。现阶段中国各个行业（尤其是档案管理行政处）的档案管理通常侧重于科学化和规则化研究。另外，在其他档案管理中产生的各种数据信息也可以为档案管理中心的正常运转提供一定的参考数据。当前，我国的信息化建设质量正在逐渐影响档案管理中心的管理。因此，通常在计算机的帮助下完成档案管理中心管理过程时，管理功能不仅高效化，而且在信息服务方面也具有非常出色的表现。但是，应用程序本身仍然存在问题，例如文件内容的定义不够清晰，内容不完整以及复杂的分类。此外，档案管理系统尚未完全开发，并且存在硬件故障将严重破坏信息化管理系统的正常运行。

4 信息时代的档案管理的新方法

1）提高档案管理意识。适当的档案管理职能可以帮助简化档案管理的规划和使用。在档案管理发展中政府要注意结合现实的信息时代档案管理环境、建立良好的档案管理模型并且遵循经济发展的规则，并在强大的档案管理环境中高效地建立档案管理团队。在发展档案管理的过程中，重要的是建立基础设施，扩大档案资源并建立强有力的档案管理流程。除控制风险外，还必须准确预测档案管理项目以确保档案管理的合理性。此外，必须建立在政府环境内的良性档案管理模式。在档案管理领域，需要精心设计档案管理活动，以确保档案管理人员使用合理的档案管理方法来提高档案管理的质量。

2）构建档案信息一体化管理模式。由于档案管理中心的日常管理是复杂多样的，并且其管理系统非常复杂化，因此，重要的是要注意将片段引入信息管理系统以促进档案管理发展。为了节省能源和财务资源，我们需要提高收集的数据的质量和数量，以便它们可以创建最佳的信息流，从而帮助建立高效，高质量的数据库。此外，档案管理中心需要解决信息技术方面的不足，并对其设计需求进行广泛的研究。这就要求适当的档案馆继续促进网络发展进程，并加强对计算机和其他活动的管理。为了成功建立整合的治理模型，真正的领导者还必须具有最高的素质，并且他们的知识和技能必须不断提高以顺应时代的发展。

3）档案管理中心各部门整合优化。当前，中国大多数档案管理中心在开发信息管理系统时，它们通常会分别处理档案所有者档案信息管理和其他信息。该系统主要包含一个完整的存档和一个具有各种功能的数据库。例如，信息部门负责档案所有者文件数据的管理和统计，而整个文件系统则控制每个档案管理中心档案的档案管理以及导入和相关描述。他们既独立又有和谐的关系。因此，经常可能会数据重复，这会消耗大量的能量，金钱和资源，从而大大增加了档案管理中心信息管理的成本。此外，由于大多数档案管理中心都设有多个档案，因此文件数据量极其复杂，其中包括大量的档案，记录和财务信息。此类工作在数据构建中是不可避免的。因此，受影响的档案管理中心应加强根据情况进行规划和思考的能力，以尽可能改善不同档案数据之间的合并和扩展文件数据并最大程度地减少流动数据，从而显着节省费用档案管理中心收入。

4）档案创新发展在服务过程中秉持以人为本的理念。我国一贯秉持以人为本的核心理念。档案创新发展的建设有利于党在人民群众中以人为本理念的贯彻和落实。在档案创新发展工作的开展中，使人民加强对党和国家的理解，提高党在人民心中的形象，提高党与人民一家亲的程度。在工作的开展过程中要求档案创新发展相关工作人员以全心全意为人民服务作为基本的工作原则，为人民群众在日常工作过程中尽可能提供帮助。无论是基层档案管理中心居民的内部工作还是由档案创新发展牵头组织的相关工作，档案创新发展档案管要给予相应资料以及信息。档案的管理关系到基层档案管理中心群众的具体信息采集工作，务必做到高效，准确。

5）加强人才队伍建设。管理基层档案的部门应该创建最好的团队并最大程度地提高工作成功率。邀请学者描述和教授与各个学科相关的科学，并不断更新和发展知识体系。评估增强了学习和提高团队建设效率的能力。高质量培训的效果是可以提高信息化档案管理的应用。良好的人才队伍培养效果可以反馈到档案创新发展建设中去，有效地避免了工作人员因为自身思想落后或者技术能力不达标导致的工作纰漏。

5 结束语

当前，档案管理和数据建设的改善需要结合档案管理中心实际环境采取科学的措施，这将为中国档案产业的发展创造有利条件，同时也将促进档案业更好的发展下去。