电子档案管理

沈 洁

（运城市社会体育指导中心，山西 运城 044000）

在传统档案管理中，往往采用人工的方式对纸质档案进行整理与保存，这不仅会加大工作人员的负担，而且也容易导致档案的丢失或者信息遗漏等问题，不利于为档案使用者提供可靠的保障。电子档案则是通过网络信息技术对相关资料和文件进行收集、整理和归档，从而以数字化的形式对档案加以保存和管理。这不仅能够减小占用空间，而且可以通过便捷的备份操作保障档案的安全，在查询和调用方面也更加方便。机关单位在新时期发展中面临的挑战逐渐增多，应该以电子档案管理为突破口，提高整体管理水平，通过电子档案总结工作经验和教训，制定未来发展规划。

1 电子档案管理的基本要求

首先，需要保障电子档案的完整性。机关单位的档案文件涉及范围较广，因此给收集归档和管理工作带来了较大的难度，应该确保电子档案的完整性，这是提取有价值信息、为决策提供依据的关键。很多文件时常处于动态化的过程当中，如果未能及时收集和整理，将会导致丢失问题的出现。应该统一管理形式和机制，确保其良好的完整性。其次，应该保障电子档案的真实性。相较于纸质档案而言，虽然有助于收集归档便捷性的提升，但是对于档案的修改也更加容易，因此在工作中应该全面保障真实性，通过权限设置避免出现失真问题。确保电子档案的原始状态，尤其是在光盘和影像制作中需要更加 谨慎。

2 电子档案收集归档的要点

注重在日常工作当中及时收集相关资料和文件，保障电子档案收集归档的时效性，避免由于时间过长而导致资料的丢失问题。电子档案的收集归档更加便捷，不需要对多项纸质文件进行整理，大大减轻了工作人员的负担。应该对电子档案的组卷和编号等操作予以创新，从传统思维模式当中摆脱出来。采用单份文件归档的方式开展电子档案的组卷归档工作，同时应该通过即时归档的措施保障档案的完整性和真实性。当前数据类型呈现出多样化的特征，包含了大量的结构化数据和非结构化数据、半结构化数据等等，因此应该运用大数据技术实现统一化管理，提高收集归档的处理效率。

3 电子档案管理的措施

1）划分归档范围。对于归档范围的划分，可以实现档案的分类管理，在提高工作效率的基础上，能够避免出现资源浪费的现象。机关单位的无纸化进程逐步加快，应该注重简报、信息和调研刊物等内容的特点，根据其价值确定保存方式，实现对重要信息资源的分类管理。在电子档案归档范围的划分中应该做好与纸质档案归档的有效协同配合，加快办公软件功能的开发，通过归档标引的方式为查找提供便捷。以发文、系统内收文、调研和报告等电子文件为重点组织归档工作。此外，还包括了网站资料、应用软件数据、摄影材料等等。在电子档案管理中应该严格按照归档范围开展工作，做好与纸质档案归档的区分和协同，充分发挥数字化管理的优势。

2）设定保管期限。在传统的纸质档案管理中，保管期限的设定往往以卷为单位，使得各类文件的保管受到影响，存在一定的混乱问题。而在电子档案管理中，对于保管期限的设定则更加合理，通过单文件保存的方式实现针对性保管，从其自身价值入手确定合理的期限，能够真正发挥文件资料的价值。按照长期保管和短期保管类型划分收发文，而对于调研文件、信息和简报等则可以根据机关单位的实际要求确定年限。应该注重对管理系统自动检索功能的优化，对于超过保管期限的档案进行集中化处理。在对档案进行分类时，则能够以保管期限为依据，便于档案的查找和统计等，真正提高档案管理的整体水平。

3）明确开放级次。对于档案的合理利用，可以为使用者提供丰富的信息依据，加快机关单位和社会发展。因此应该明确电子档案的开放等级，在保障档案保密性的基础上，提高档案的利用率，使使用者能够通过远程检索和查阅的方式满足工作需求。具体而言，可以将电子档案划分为公开阅览、申请借阅和保密文件三个等级。针对公开阅览的电子档案，则可以为局域网用户提供具体的目录和内容，政策性文件多属于此类。应该对系统的档案借阅模块予以优化，改善使用者的网上检索和查阅体验。而对申请借阅的档案，则主要是提供目录，内容仍旧保密，通过借阅通知单的提交借阅档案。对于保密文件而言，则不对外开放，设定了档案查阅的权限。按照开放级次的差异性，通过光盘或者服务器实现电子档案的分类保存，满足管理和借阅需求。

4）保障档案安全。保障电子档案的安全，能够避免给机关单位造成损失，维护社会的稳定发展。尤其是网络环境具有复杂性的特点，档案文件在归档整理中容易受到黑客攻击、网络病毒等影响，一旦造成档案的泄露，则会带来难以挽回的损失。因此，应该加强对网络安全防护的重视，通过定期备份的方式避免意外丢失。注重对网络权限的设定，运用防火墙技术、身份识别技术等加强网络化管理，降低信息化系统运行中的风险。同时，应该加快档案管理制度体系的构建，通过制度约束规范工作人员的操作行为，防止由于操作方式不当导致档案安全性和保密性受到威胁。

5）提高人员素养。电子档案管理对于工作人员的专业能力也提出了更高的要求，因此应该通过专业化培训，使其掌握专业管理知识与技能，适应新时期机关单位发展的要求。培训计划的制定应该符合当前电子档案管理的现状，确保培训内容和方法的实效性，真正提高管理工作效率和质量，解决电子档案管理中的难题。针对先进技术比如大数据技术和云计算技术等进行系统化学习，尤其是在软件开发与应用中，应该熟练掌握操作方法，避免工作人员操作不当引起的丢失问题，增强管理工作规范性。

4 结语

档案整理和归档是机关档案的重点工作内容，可以全面记录自身发展状况，并为社会各界提供服务支持。管理人员要转变传统归档管理理念和方法，引进先进的技术手段，提高信息化管理水平。通过划分归档范围、设定保管期限、明确开放级次和保障档案安全等途径，加快标准化管理体系的构建，使电子档案管理成为常态化，真正满足单位发展需求。