浅析县级财政电子档案管理与维护

李合英

（梁山县财政局，山东 济宁 272600）

1 引言

信息时代的到来，相关领域和之前相比存在有较大的突破，档案亦是如此，之前是纸质，现今主要是电子档案。而且，县级财政档案也转变成了电子档案，缓解了档案的难度，工作效率明显提升，节省了诸多人力的投入。但是，过程中还是需要对县级财政电子档案的管理和维护工作加以重视，提升效率，从根本上保证电子档案信息的完整性和安全性。

2 财政电子档案的特点

2.1 存储量大

小的DVD 光盘就能储存10G的信息量，不仅可以存储当年的财政补贴、会计等文件和材料，而且未来的工作内容都能够进行存储。基层财务工作中重点部分是每年的惠农补贴，这项工作的资料比较多，通常包括以下几个方面：粮食直补农作物种植面积统计表、农民补贴以及农户基本信息资料。

2.2 保存和查找方便

每年在完成工作之后，档案员需要将信息导出，保存三份，预算、惠农补贴会计将导出的数据中自己需要的部分进行刻录，存留在会计手中做好保存工作，然后会计手中的其他数据需要进行整合，在光盘中刻录，将其放置在县财政局和财政所档案室中保存。

3 县级财政电子档案的优势

3.1 工作效率高

县级财政档案中，之前一直都是纸质版，所以，很多档案工作都需要人工完成，随着社会经济的迅猛发展，县级财政档案的内容明显增加，单纯的依靠纸质档案的方式已经不能满足县级财政档案工作的需要。人为的管理方式效率比较低，也很容易出现失误，在时代淘汰是必然趋势。现今，电子档案开始代替了传统的档案管理方式，成为主流。电子档案主要是指通过电子信息的形式将需要保存和归档的资料录入到计算机信息数据库中，和纸质档案录入相比，工作量明显减少，工作效率极大的提升，错误的概率也明显减少。

3.2 信息储存量大

县级城市的发展，档案资料明显增加，县级财政档案需要录入的信息明显增加，巨大的工作量，如果还是使用传统的纸质档案进行存储，会出现疏漏，进一步造成信息不完整，但是电子档案的出现巧妙的解决了该问题。不管是文字亦或是影像等都可以在电子档案数据中存储，一个计算机和数据库软件就能实现，确保了财政档案的完整性，也减少了资源的浪费。

3.3 操作便捷

处理电子档案通过一个计算机和数据库软件就能实现，两者的功能较为全面，不管是增减、修改资料，亦或是查找等，都能够使用计算机中的功能，简单快捷，这样不只是提升了工作效率，而且节省了时间。

3.4 拓宽服务领域

县级财政电子档案记录着县级财政部门收集的财政信息，目前，社会的迅猛发展，档案工作也需要满足时代发展的需要，拓宽范围，电子档案的运用，能够有效的拓宽范围，收集财政资料的速度明显加快，而且也能够实时做好共享和查询工作，之前单一和被动的查询已经开始朝着多元和主动的方向发展。

4 县级财政电子档案管理和维护的举措

4.1 规范电子档案管理机制

不管是何种管理机制下，要想促进管理工作的有序开展，都和管理机制的合理和规范有着密切的联系，电子档案管理亦是如此。事业单位建立电子档案管理机制可以联系单位的工作内容和性质进行调整，在过程中，作为管理者可以学习单位对传统档案管理的具体规定，制定针对性的管理手段。需要注意的是，电子档案的管理机制需要详细说明档案录入和保存方式，形成统一标准，同时需要严格的落实到位。另外，作为事业单位还需要建立起完善的监督机制对管理人员的日常工作加强监督，制定完善的奖惩机制，这样不仅能够建立起完善的约束机制，减少互相推诿情况的发生，而且档案管理中处理问题的速度还会明显加快。

4.2 加强电子档案全程化管理

电子档案全程化管理是在无纸化办公的基础之上形成的，信息时代，加强电子档案的全程化管理如果只是想将传统档案管理的优势保存下来是不够的，作为管理者还需要不断创新，探索出新的电子档案的管理方式，希望能够更好的促进档案管理工作的有序开展。为了能够实现这一目标，作为档案管理人员需要对电子档案的管理加深了解，明确其具体的定义。在电子文件形成初期，要加强管控，尽可能的保障原始材料的完整性，避免在加强电子档案管理过程中出现不利于单位发展的不良影响；其次，虽然电子档案是档案部门管理的，但是在过程中，所使用的技术标准不应该是档案部门选择，应该是档案部门从技术部门选择的技术标准中找到较为成熟的部分，然后再由使用单位负责甄选，过程中，存在有缺陷的技术标准，作为档案管理部门严禁使用，这样才能提升电子档案的管理水平。

4.3 电子和纸质档案三备份制

电子信息技术的发展，会计电算化技术也有了较快的发展，对会计档案信息的要求也明显提升。会计电子档案的出现，极大的便利了档案的使用和管理，但是计算机网络存在有病毒和信息被盗取的情况，这些都不利于档案管理工作的开展，为了能够将不良影响降到最低，尽可能的保证电子档案的安全性，作为工作人员在实际的工作中，需要实现电子和纸质档案同时保管的形式。单位内部每个会计都要拷贝出每个月的财务数据，复制到移动硬盘中，进行备份，年底需要将比较重要的电子文件进行整理，将重要部分刻录成光盘，形成电子档案，电子文件还需要形成纸质版，纸质版需要做好分类保管，刻录好的光盘也需要上交一份到市里的财务局保管，这种属于多重保险，减少了档案资料丢失的可能性。

5 结束语

综上所述，建立在时间的基础之上，本文深层次的分析了管理和维护县级财政电子档案的有效举措，有关工作人员，需要建立在此基础之上，加深认识，提升电子档案管理水平，提升电子档案的管理质量，为县级财政部门更好的开展工作奠定坚实基础。