关于人事档案数字化管理方向的探讨

蔡明月

（中山市东升高级中学，广东 中山 528400）

当前随着社会的快速发展，互联网以及相关的数字化产业技术已经渗透到各行各业当中，深刻地改变了人们的工作及学习习惯，同时也带来了一定的便捷性。数字化技术对于提升档案管理效能具有重要意义，尤其在资料供新资料完善以及资料分享传递方面具有更大的便捷性，同时也改变了传统的档案存储物理空间，但是相关的工作人员应该充分认识到数字化技术在人事档案管理中的未来发展趋势，结合数字化技术的应用价值进行分析，通过不断的改善工作方式和方法，以此提高人事档案的数字化技术应用效率。

1 人事档案的管理特点分析

1.1 流动性

人事档案具有很强的流动性档案，会随着人的学习环境和工作环境不断变化，当某个人的学习经历或工作经历较为丰富，那么其档案也需要及时进行更新和变动。但是较强的流动性，也给档案管理带来了不便，由于传统的档案多以纸质资料为主，因此在更新过程中可能会出现差池，或造成资料丢失、或造成资料损毁，这都会为个人的档案保管带来一定的隐患[1]。

1.2 现实性

档案是档案管理部门对于个人品质履历、学习情况、工作情况的总结，具有很强的客观性，各学校或单位可以根据人事档案直接客观地了解个人的作风和素质以及以往经历，因此记录需要具有真实性和客观性

1.3 全面性

档案记录中包括了个人在不同阶段的客观记录，例如学习证明、技能证明、工作证明等，同时对于个人的表彰记录或者违法处分也有相应的记录。因此人事档案管理需具有全面性，在不同的阶段体现出个人的发展历程以及社会关系变化等，对于组织了解个人的情况具有重要意义。

1.4 保密性

档案内容涉及资料较多，还包括个人的家庭情况以及不同人生发展轨迹，因此会涉及个人隐私，所以档案管理应注重其保密性，在法律范围内才能进行资料信息传递，在其他情况下不得随意外传，任何人员都不得跨越法律程序对个人方案进行查看或复制，因此这也对档案管理工作提出了更高的保管要求。

1.5 真实性

由于人事档案记录的个人的重要资料对于人生的每个阶段都有相应的真实文字反应，因此答案管理的真实性是其重要的基础和前提，要对人事档案中的内容是做到事无巨细的客观记录，只有真实可靠的档案内容，才有利于人力资源或各单位进行使用[2]。

2 数字化技术在人事档案管理中的价值作用

2.1 有助于人事管理的现代化发展推进

传统的档案管理多以纸质模式为主，不仅需要大量的物理空间进行保存，同时由于不同阶段需要进行资料补充和更新，因此对于档案管理的保密性和真实性也具有一定的隐患。而数字化的档案管理更多的依托于现代互联网技术以及相关数字化产业，改变了传统的档案资料管理模式可以通过文字、照片、视频、音频等多种模式进行多元化管理，不仅丰富了档案内容，同时还能对存储信息进行功能检索，有利于现代化人事管理的工作效率提升，也是人事管理现代化发展推进的重要技术基础。

2.2 有利于提升人事档案管理的综合水准

传统人事档案管理过程中，如果想要查阅个人的档案资料需要根据档案所属类别逐个寻找，整个工作流程繁琐且耗费大量人力，同时精准度也无法保证。数字化档案管理的模式可以将个人档案资料信息转化为档案识别代码，当有需要时，管理人员可以根据关键词或关键信息快速查询，极大地提高了档案工作效率，同时兼具精准性，另外由于当前互联网的快速发展，目前的人事档案管理数字化技术也突破了时间与空间的屏障，更大程度上减少了档案管理的经济成本，可以在任何条件下进行查询，对于提升人事档案管理的综合水平具有积极意义。

2.3 为人事档案管理提供更加便捷的信息参考依据

当前的社会发展正处于多元文化交织且科技迅猛发展的阶段，未来社会对于人才的需求更加多样化和多元化，因此当某个人步入不同工作岗位时，单位组织可能会根据个人的经历或特长进行工作安排，同时也会根据个人的工作表现进行答案更新，但是传统的档案管理过于繁琐，往往需要全面阅读个人档案，才能了解其特征特点或工作优势。而数字化档案可以利用网络平台，将所需要查找的信息进行快速的归纳总结，按照信息类别内容等进行有效整理，为人事档案管理提供更加便捷的信息参考依据，对于选拔人才、任用人才都具有重要的意义[3]。

2.4 能够有效提升人事档案集约管控质量

数字化的人事档案可以对档案资料进行多维度、立体化的管理，明确了各层级人事档案管理人员的工作职责，同时还能对人事档案的优化和完善进行不断的设计规划，通过建立统一化的数字人事档案管理平台，让多个部门全程参与，对于档案管理的系统化发展具有重要意义。另外，建立人事档案管理系统还能增强档案管理的监管效能，对于档案的收集、档案的统计以及档案的在线监控都具有重要意义，各级人事档案可进行直接调阅，同时档案管理网络平台也会对不同部门的操作进行记录，增加了档案的安全性，对于提升人事档案集约管控质量具有深远性影响。

3 数字化人事档案管理所面临的问题

3.1 缺少统一的标准

我国的数字化人事档案管理仍处于探索阶段，在不同地区以及不同单位采取了不同的资料分类方式以及编码扫码工作程序，但是由于人事档案管理具有流动性，因此各地区各单位必须统一标准才能让人事档案信息实现共享，提高档案管理效能，如果标准没有统一，那么可能反而增加工作量。

3.2 对于工作人员要求更高

实行数字化的档案工作管理模式就需要工作人员，不仅要具备档案管理的专业知识，同时还要熟悉数字化的系统操作以及相关的信息设备维护，这样可以增加档案管理的安全性和时效性，但是目前很多单位或部门人员还缺乏相关的计算机专业知识，这也给数字化建设提出了难题。

3.3 数字化人事档案建设成本过高

在数字化人事档案管理的推进过程中，需要对传统的档案进行逐一扫描和归档，同时对于各单位各部门也需要相应的硬件和软件进行建设维护。因此可以看出在人事档案数字化建设过程中，需要有大量的资金成本和人力成本作为支撑，既包括前期的人事档案扫描和数据化转换，还包括后期的系统和设备维护，因此在数字化工作推进过程中要有明确的规划，防止后期管理不善造成资金紧张。

3.4 数字化档案管理的安全性

由于数字化档案管理需要通过系统和网络完成，但是由于互联网是一个开放性的平台，其中也不乏有病毒或木马，如果人事档案被病毒或木马侵入将可能造成无法挽回的损失，因此在数字化人事档案管理平台建设过程中，应充分考虑其安全性的管控措施[4]。

4 人事档案数字化管理方向的思考

4.1 建立信息化的人事档案数据库

由于人事档案具有很强的流动性，因此必须注重档案的及时更新和纠错，并逐步将传统的纸质档案向数字化进行转换，让档案管理具有更好的便捷性和流通性，因此建议建立相关的信息化人事档案数据库，通过大数据技术进行档案信息收集整理以及导入通过平台内的分类和数据集成，加强对人事档案的管控和存储，尤其在人事调用以及岗位招聘方面，可以根据信息化平台的数据或信息匹配进行人员搜索，做到合理的人力资源利用，提高人才利用效能。

4.2 优化数字化人事档案管理服务效能

在数字化人事档案管理过程中，必然会遇到各种问题，只有在实践中不断探索，才能找到其优化路径，因此应注重数字化管理系统的优化以及更新，在实践中不断的探索和创新，并为数字化人事档案管理平台提供更多的扩容接口，对于可能需要增加的服务模块，留有足够的空间进行拓展，同时也要加强使用系统、维护系统以及管理系统的有效分类，让系统按照不同标准进行最大效能发挥。

4.3 注重数字化人事档案管理的安全性建设

互联网是一个开放性的平台，其中不免鱼龙混杂，由于人事档案管理是一个极具严肃性的工作，而且关系到个人的未来发展，因此必须强化信息安全管理职能，注重平台系统的可靠性。首先，数字化的人事档案管理需要有数字加密，对于任何进入系统的账号都需验证身份，同时对于账号的使用过程进行全程记录，为防范今后出现的任何问题做好数据储备。其次，要充分利用大数据以及云计算等技术对人事档案资料进行有效备份，防止任何意外情况造成的原始资料丢失问题发生。最后，要注重保护关联方的个人信息，防止个人隐私被泄露，要有相应的防火墙、网络隔离对木马或黑客攻击进行有效防范。

5 结语

综上所述，数字化产业技术是未来社会的重要发展方向，人事档案本身具有自身的特点，因此数字化管理对人事档案有着重要的价值，应用相关工作人员应充分认识到数字化技术的积极效能，结合数字化人事档案管理方面所面临的问题进行分析，探索未来的数字化管理方向，为我国的数字化人事档案工作推进做好准备。