信息化背景下事业单位人事档案管理研究

王 洁

（杭州市儿童福利院，浙江 杭州 310030）

随着信息社会的快速发展，传统人工收集和整理人事档案的方式效率低下，难以适应事业单位人事档案管理需求。为了满足事业单位人事档案管理需求，人事档案管理工作需要由传统实体保管向信息化建设转变，需要推动人事档案数字化管理，以提升档案信息的精准性和安全性。为此，本文主要探讨信息化背景下事业单位人事档案管理工作，以便提升管理质量，为事业单位发展作出贡献。

1 信息化背景下事业单位人事档案管理的概述

事业单位人事档案信息化管理主要是指利用信息化技术提升福利院人事档案管理的质量，同时降低管理成本，提升管理效率。信息化管理的本质是将事业单位的人事档案由传统线下实体保管变成线上数字化保管，以自动化和网络化形态高效率的完成数据管理，提升人事档案管理效率。为了提升事业单位人事档案管理信息化质量，事业单位需要加强硬件设施和软件设施建设，构建事业单位人事档案管理平台，同时创建人事档案信息数据库，以提升数据管理的质量。

2 信息化背景下事业单位人事档案管理的现状问题

第一，缺乏统一标准。在建设事业单位人事档案之时，统一的标准是建设的重要基石，缺乏统一的标准将会导致人事档案信息化建设无章可循，影响人事档案信息化建设的科学性和有效性。人事档案信息化建设是一个分阶段推进的过程，人事档案信息化建设需要根据事业单位自身状况有序推进，缺乏统一的规划将导致各个环节之间缺乏有效衔接，从而导致信息化建设只是表面信息化建设，信息化建设的实际应用效果并不理想。

第二，软件设施和硬件技术相对落后。在推动人事档案信息化建设过程之中，事业单位存在着软件设施不完善，同时也存在着硬件设施落后的情形。在硬件设施方面，事业单位的人事档案信息化建设并没有纳入单位整体信息化建设的规划之中，信息化建设只是简单的购买了一些计算机设备，缺乏智能化和数据化编程，只是简单的人员录入管理，信息化水平非常低，信息化建设投入力度不足。在软件方面，事业单位软件功能单一，仅仅只能完成简单数据录入，技术相对落后，无法满足信息化背景下人事档案管理需要。

第三，缺乏强有力的理论支撑。在推进人事档案管理信息化建设过程中，事业单位缺乏理论支撑。目前，事业单位人事档案管理工作只是简单的信息收集工作，事业单位并没有针对人事档案管理设置一套行之有效的理论体系，导致人事档案管理信息化建设缺乏有效的指导思想，影响事业单位人事档案管理信息化建设的质量。

3 信息化背景下事业单位人事档案管理存在问题的原因

第一，缺乏统筹安排。事业单位人事档案信息化建设是一项系统性的工程，需要领导与员工共同参与其中，做好资金保障及人员配置，这些都离不开强有力的组织领导工作。但是，事业单位在推进人事档案信息化建设过程中领导机制不完善，例如没有形成强有力的推动与反馈机制，缺乏科学有效的信息化建设规划，导致事业单位人事档案信息化建设质量不高。目前，事业单位工作重心任务是为全心全意为社会服务方面，对于人事档案信息化建设仍需要做好持续关注和有力推动，导致人事档案信息化建设始终得不到充足的经费支持，也缺乏统一规划领导，最终影响人事档案信息化建设质量。

第二，投入不足。充足的经费是确保人事档案信息化建设得以推进的有效保障，但是由于各种因素的影响，事业单位人事档案信息化建设很难获得充足经费。在事业单位看来，信息化建设投入并不能够直接提升事业单位服务质量，同时也无法为事业单位带来明显的效益。因此，事业单位对人事档案信息化建设投入积极性并不高，无论是软件投入还是硬件投入都相对较低，最终导致事业单位人事档案信息化建设滞后。

第三，观念落后。目前，事业单位并不重视人事档案信息化建设，在思想上和行动上都没有关注人事档案信息化建设工作，很多工作人员认为人事档案信息化建设与自身无关，导致很多工作人员的观念思想非常落后。在事业单位领导看来，人事档案信息化建设并不能给自身政绩提供帮助，因此人事档案信息化建设呈现出边缘化态势。正是由于思想观念落后，人事档案信息化建设一拖再拖，根本得不到充足的资源与支撑，最终导致福利院人事档案信息化建设严重滞后。

4 信息化背景下事业单位人事档案管理建议

为了提升事业单位人事档案管理信息化建设质量，本文认为事业单位可以采取以下几方面措施。

第一，加强组织领导。为了有序推动事业单位人事档案信息化管理，事业单位需要加强组织领导，需要为人事档案信息化建设设置专门的工作小组，可以由事业单位的副院长作为组长，由工作人员作为具体办事人员，可以设置专门的信息化建设小组，以提升福利院人事档案信息化建设的质量，加强组织领导工作。为此，事业单位可以在社会上招聘专业的人事档案管理人才，同时还可以招聘一些信息化建设人才，通过人力资源夯实组织领导管理质量，以提升事业单位人事档案管理信息化建设的质量。

第二，加大投入力度。在推动事业单位人事档案信息化建设过程之中，事业单位需要获得国家财政支撑，从而加大投入力度，为此事业单位可以专门设置信息化建设资金，通过专款专用为人事档案信息化建设提供物质支持。例如，在购买硬件设施和完善软件设施之时，事业单位可以聘请人事档案管理信息化专家为其量身定做管理系统，同时还可以咨询专家的意见，购买相应的硬件设施，以提升事业单位人事档案，信息化建设的质量。

第三，改变陈旧的思想理念。为了提高事业单位人事档案信息化建设水平，事业单位领导和广大职工都必须转变思想，树立起信息化意识，同时还需要认可人事档案信息化建设与福利院工作之间的联系，加强信息化建设就是为社会谋福利，只有树立了这种观念思想才能够真正转变传统的落后思维，使事业单位的领导干部和职工真正重视和推进人事档案信息化建设。例如，事业单位可以加强专人管理，增加人事档案管理人员的事业编制，同时加强考核力度，以督促工作人员做好档案管理工作。

5 结语

综上所述，为了加强信息化背景下事业单位人事档案管理的质量，福利院需要加强统筹安排，同时还需要加强投入力度，转变自身传统的落后思想，以推动事业单位人事档案管理信息化建设上一个新台阶。